8 inconvenientes de la firma autógrafa

Quien actúa en el mundo empresarial sabe que cerrar un nuevo negocio puede ser un desafío. Además de las dificultades de negociación, todo el trabajo queda más arduo cuando se utiliza la firma autógrafa, es decir, la firma manuscrita en papel, para completar la transacción.

La forma antigua de formalizar nuevos negocios genera diversos infortunios administrativos y financieros. Hay costos directos, como el desperdicio de insumos de la oficina, y costos indirectos, como el impacto en la productividad de los equipos.

En este contexto, la solución más empleada por las compañías es la firma electrónica.

Su adopción es esencial para evitar dichos infortunios y optimizar el flujo operacional del negocio, haciéndole compatible con la transformación digital por la que pasan todos los segmentos de mercado actualmente.

Con todos estos aspectos, vale analizar los principales problemas que surgen con el uso de la firma manuscrita en documentos en papel.

En este blog, reunimos 8 de estos infortunios y buscamos aclarar cómo la firma electrónica es el instrumento ideal para evitarlos. Además, intentaremos evidenciar cómo puedes impulsar las negociaciones de tu organización y la diferencia con otros tipos de rúbricas.

¡Continúa la lectura!

El método tradicional de firmar en papel

A quién utiliza contratos tradicionales queda la responsabilidad completa por su contenido. Es decir, está de acuerdo con todo lo que esté subscrito.

De esta manera, de modo general, se utiliza una firma para garantizar que su propietario conoce las informaciones y subscribe por su propria voluntad a los términos del documento.

Por mucho tiempo, la firma autógrafa en papel fue la única manera de validar un contrato.

Dicho de otra manera, sólo el papel era considerado un formato aceptable para documentos formales – acuerdos de compra, venta, alquiler, términos de servicios y otros – en el contexto empresarial.

Pero, con el surgimiento de las tecnologías informáticas y la transformación digital, las organizaciones tienen a su disposición un método más efectivo de preparar, firmar, ejecutar y gestionar los contratos, sin utilizar las firmas tradicionales.

Es decir, la firma autógrafa en documentos en papel se convierte en una práctica obsoleta.

La firma electrónica se queda más popular cada día en contextos empresariales, al permitir la suscripción a variados tipos de documentos desde dispositivos conectados a la web.

Las organizaciones que decidieron adoptarlas son más eficientes y productivas. Ya aquellas que aún no cambiaron no son capaces de seguir a las innovaciones empresariales, lo que resulta en queda de su competitividad.

Riesgos comunes de la firma autógrafa

Ya decimos, la adopción exclusiva de los contratos tradicionales, firmados de manera manuscrita, indica retraso relativo a la evolución de las mejores prácticas de gestión de documentos.

Además, el uso de la firma manuscrita trae otros problemas, los cuales pueden ser evitados con la adopción de la firma electrónica. Conoce abajo los 5 principales de estos infortunios:

1. Pérdida de documentos

La utilización de la firma autógrafa requiere que los documentos sean físicamente enviados a los firmantes (que deben retornarlos). Después, deben ser archivados en local seguro.

En este proceso, frecuentemente hojas de papel son extraviadas, lo que causa grandes problemas para todos los implicados.

Las organizaciones que utilizan la forma electrónica evitan fácilmente este tipo de riesgo.

Una vez que el documento es generado y almacenado en medio digital, no vas a perderlo, porque puedes almacenar todo en una plataforma en nube.

Por cautela, los firmantes también pueden archivar sus documentos de forma autónoma, como archivos o servidores locales.

2. Dificultad de recopilar informaciones

Otro problema común ocurre durante el proceso de obtención de datos para completar el contrato.

Todas las partes implicadas (tus equipos y clientes) tienen muchísimas tareas diariamente, por lo que frecuentemente una acción simple como firmar un contrato retrasa por días.

Por ejemplo, si las dos partes no consiguen alinear cita para hablar sobre los términos del contrato, el momento de su firma retrasa.

Todavía, este inconveniente no va a ocurrir si los contratos son creados en medio digital.

Así, si utilizas los contratos son electrónicos, las firmas se pueden recopilar desde cualquier lugar, con un dispositivo conectado a la web, a cualquier hora.

Todas estas comodidades hacen el proceso más flexible y dinámico.

3. Costos para crear y enviar documentos

Los contratos tradicionales tienen costos de confección y envío al cliente.

Imagínate que es necesitas imprimir el contrato (que puede ser extenso) e incluso enviarlo vía postal. Tus costos van a cambiar de acuerdo diversos factores:

• El tamaño del documento – su número de hojas, impresiones, tinta y todos los insumos de preparación;
• El proceso de revisiones – cada vez que tu cliente demanda un cambio en un contrato que ya has enviado, vas a tener nuevos costos;
• El número de firmantes que deben recibir el documento;
• La distancia geográfica de envío – si hay firmantes en distintas ubicaciones, tendrá más costo

Está claro que, al final, el proceso del papel es costoso para la empresa, no sólo porque puede ocurrir distintos errores en el proceso, pero porque retrasa la confirmación de nuevos ingresos.

Las organizaciones que ya utilizan una plataforma de firma electrónica, eliminan estos costos:

• No vas a tener el costo de los insumos de preparación del documento físico;
• No hay necesidad de despacho por postal;
• Vas a disminuir los errores y el tiempo de revisiones;

El ahorro puede ser notable, principalmente cuando el número de transacciones es alto. El resultado es que tendrá nuevos ingresos más rápido. Por ejemplo, 50% de los contratos enviados por DocuSign son firmados en hasta 15 minutos después del envío.

4. Desperdicio de tiempo

Ya has percibido que todo el proceso basado en contratos tradicionales y sus firmas manuscritas es más largo.

Pero, vale destacar: confeccionar, imprimir, despachar, revisar y aprobar documentos requiere mucho tiempo cuando una empresa utiliza papel.

Todo este tiempo baja de radicalmente con el proceso digital. Las etapas de ciclo de vida del contrato son realizadas virtualmente. Esta optimización permite que los empleados realicen su trabajo con más productividad, dedicando tiempo a actividades más relevantes.

5. Fraudes

Cuando los documentos son emitidos en papel, hay posibilidad de adulteración de las firmas. Este es un riesgo grande.

De hecho, no hay técnicas seguras y accesibles para confirmar la autenticidad de una firma manuscrita en papel.

Sin embargo, esto no ocurre con los documentos digitales.

Por lo tanto, las firmas electrónicas son óptimas para evitar acciones de fraude. Los recursos que suportan el funcionamiento de esta herramienta (como la exigencia de contraseñas, documentos anejos o biometría) hacen imposible que otros usuarios alteren un contrato después de su firma, lo que mantiene la autenticidad del proceso.

De hecho, estos aspectos de autenticación son lo que aseguran la validez jurídica de las firmas electrónicas.

Como los ejemplos anteriores demuestran, los contractos tradicionales ya son anticuados y causan problemas diversos para las organizaciones que aún los utilizan. La firma electrónica haz una revolución segura y eficiente en el ciclo de vida de los contratos.

6. Falta de adaptación en los procesos tecnológicos actuales

En medio de la globalización actual, las firmas autógrafas están quedando en desuso en las operaciones económicas internacionales.

Debido a la ley de firma electrónica avanzada, el Estado Mexicano tiene una propuesta tangible a futuro donde contempla la evolución y diversidad tecnológica.

La firma autógrafa es un acto anticuado y casi obsoleto que se utiliza cada vez menos a nivel mundial.

Lo cierto es que la tecnología es imprescindible en el proceso de globalización debido a las comunicaciones internacionales, la logística y las finanzas, y es por medio de los avances digitales que podrás mejorar tu productividad mediante la automatización de procesos, ampliando y agilizando la economía alrededor del mundo.

Hoy en día, la mayoría de los países están adoptando la firma electrónica como medio de autenticación y acreditación de consentimiento entre las partes. No seguir esta tendencia puede significar un menor flujo de contratos a nivel internacional.

7. Imposibilidad para comprar online

La firma autógrafa tiene un gran problema, ¡no te permite comprar por Internet!

Actualmente, la mayoría de los contratos de compra-venta de artículos de menor o mayor cuantía son celebrados vía online, es decir, sin la presencia física de las partes; pero igualmente son legales, válidos y reconocidos.

¿Cómo consiguen este estatus? Pues, la firma electrónica se encarga de blindar las transacciones electrónicas de los usuarios. Al ser utilizada, puede ser identificado el autor del mensaje y garantizar que este no ha sido modificado desde que se creó.

Además, emplea una técnica segura para la construcción y análisis de protocolos que le permiten a terceras personas visualizar mensajes que se desea que permanezcan privados.

Además, el esquema de la firma electrónica posee dos tipos de claves o llaves:

• Clave pública: se encuentra disponible en Internet para realizar consultas de los servicios electrónicos del usuario.
• Clave privada: únicamente es conocida por el titular del certificado.

De esta forma, las operaciones electrónicas son más seguras, solventando el inconveniente de la firma autógrafa.

8. Impacto medioambiental

La alta fabricación del papel causa efectos negativos en la naturaleza, principalmente por la gran demanda de celulosa —materia proveniente de los árboles— que se necesita para su fabricación. Este representa uno de los riesgos más representativos de la firma autógrafa, pero, por suerte, gracias al Internet se está reduciendo el uso del papel.

Si utilizamos la firma electrónica no sólo estaremos más seguros, sino que también estaremos contribuyendo con el medio ambiente.

¡Reducir el daño que le hacemos al planeta es tarea de todos!

Diferencias entre firma electrónica, autógrafa y digital

Antes de diferenciarlas, debemos conocer qué son.

Firma electrónica

Son un conjunto de datos digitales asociados a un documento electrónico. Sus funciones básicas son:

• Identificar al firmante de manera innegable a través de su usuario y contraseña.
• Asegurar el contenido y la integridad del documento firmado. Certifica que el documento firmado es idéntico al original y que no ha sido alterado o manipulado;
• Garantiza el no repudio del documento firmado. Los datos utilizados por el firmante para hacer la firma son únicos, por ende, en un futuro no puede negar haber suscrito el mismo.

El marco regulador de esta firma se encuentra en la Ley de Firma Electrónica Avanzada publicada el 11 de enero de 2012, estableciendo características únicas y mecanismos tecnológicos para la aplicación de esta tecnología.

Firma digital

Es un tipo de firma electrónica que permite integrar certificados digitales cuando son requeridos en transacciones específicas.

Utilizan un código de identificación (ID) basado en el certificado que emite una autoridad competente de certificación acreditada o por un proveedor de servicios de confianza.

De esta forma, al firmar un documento digitalmente, tu identidad queda vinculada en este de forma exclusiva, la firma es asociada al documento mediante un cifrado y todo puede verificarse en la infraestructura de clave o llave pública.

Firma autógrafa

Se trata de un conjunto de signos elaborados y plasmados por el puño y letra del emisor. Es la agrupación de caracteres que una persona utiliza para emitir su consentimiento.

No hay una regla general, la firma autógrafa puede ser un símbolo, el nombre de la persona, etcétera.

¡Vamos con las diferencias!

Definitivamente no son iguales. La firma autógrafa es un signal que identifica una persona, en cambio la firma electrónica, además de hacer esto, provee evidencias y/o pruebas irrefutables (IP, fecha y hora, correo, tokens, etc.).

Conoce en qué se diferencia cada una de ellas entre sí de acuerdo a diversos parámetros.

Por su formato

La firma electrónica es la representación digital de una firma autógrafa, por lo tanto, son iguales. Sin embargo, se encuentran en dos formatos distintos, una en medios tecnológicos (electrónica) y la otra en papel impreso (autógrafa).

La firma digital es un modelo utilizado por la firma electrónica para la autenticación de un contrato o documento, mediante la utilización de un certificado digital con claves de criptografía asimétrica.

Por su forma

La firma electrónica y digital sustituyen a la firma autógrafa por un conjunto de evidencias digitales, tales como:

• fecha y hora de la firma;
• dirección de IP;
• correo electrónico del firmante.
• tokens de seguridad, etcétera.

A su vez, la firma autógrafa es una imagen gráfica hecha con una pluma en un documento o papel, en cambio, las firmas digitales y electrónicas son aplicadas por el firmante desde un dispositivo electrónico - computadora, celular o tableta.

¡Pero ojo! Jamás debes confundir la firma electrónica o digital con la digitalizada, puesto que esta última es una imagen escaneada de la firma autógrafa con poco valor legal.

Ahora que conoces mejor los infortunios de la firma autógrafa y de los documentos en papel, ¿qué te parece acceder a una prueba gratis de la plataforma DocuSign?