Estrategia de cobranza: ¿Cómo mejorar las cobranzas en tu negocio?

Tener bien definida y estructurada una estrategia de cobranza dentro de una empresa es vital para mantener las finanzas y las operaciones en general en perfecto flujo. Con ello en mente, en este contenido te ofreceremos 5 formas en que puedes mejorar este departamento en tu negocio sin tener que sufrir en el camino.

Las finanzas de una empresa pueden verse muy afectadas cuando los clientes pagan tarde o, incluso, no llegar a pagar. Y es que, sin importar qué tan buenos sean tus vendedores, sin tener una estrategia de cobranza sólida, no generarás los ingresos reales que necesitas para operar.

Ahora bien, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de estrategia de cobranza? Pues, empecemos definiéndolo un poco.

¿Qué es una estrategia de cobranza?

Como su nombre lo indica, son ciertos lineamientos o planificaciones sobre el departamento de cobros. Es decir, es un proceso estratégico en donde se analiza con detalle y de manera continua el comportamiento de los clientes para definir una planificación de cobro eficiente.

Esto suele ser muy delicado para algunas personas, porque sienten que los cobros en alguna manera son invasivos o incómodos, y para ello se elabora una estrategia de cobranzas.

Entonces, con este concepto más claro, podemos ver algunos consejos o ejemplos de cómo aplicarlo con eficiencia en una organización para que el dinero entre en el ritmo establecido.

5 estrategias para mejorar el proceso de cobranza

Llamar una y otra vez a los clientes para que paguen sus facturas no es, de ninguna manera, la mejor estrategia de cobranza. De hecho, esto puede ocasionar que se agrave la situación. Para ello, existen formas de eficientar esta tarea sin siquiera tener que hacer una sola llamada.

¡Descubre cuáles son!

1. Segmenta tu lista de deudores

Separar a los clientes por diferentes tipos y características es super inteligente cuando se quiere de alguna manera sistematizar esta labor. Cada acción de cobro debe estar pensada de acuerdo a ciertos aspectos inherentes, por ejemplo:

• monto de la deuda;
• antigüedad del cliente;
• tipo;
• antigüedad de la deuda;
• tipo de servicio o producto.

Con base a todo esto, se pueden empezar a diseñar las acciones que se llevarán a cabo, como guiones, información que se les presentará, lo que se les dirá a sus colaboradores sobre la estrategia, canales de comunicación con los clientes, entre otros.

Ahora bien, existen formas de hacer aún más productivas estas listas de contactos. Una de ellas es asegurarse que sean de calidad, es decir, garantizar que no tengan números equivocados o inválidos.

2. Definir guiones para cada segmento

Con la idea de las listas segmentadas en mente, o siguiente es hacer guiones específicos para cada uno de ellas. Teniendo en cuenta las diferentes situaciones que puedan presentarse de acuerdo a las características del cliente o de la deuda.

Un factor que puede ayudar muchísimo a mejorar tu estrategia de cobranza es la grabación y automatización de llamadas, ya que ello te permitirá establecer mejor diálogos e interacciones, y además:

• darle mayor contexto a tu colaborador para dar respuestas más acertadas y profesionales;
• reducir los tiempos de entrenamientos y capacitaciones;
• elaborar estándares de tiempo para las llamadas para cada segmento;
• optimizar los diálogos que produzcan mejores resultados.

Y, ya que hablamos de tecnología, el siguiente consejo es uno relacionado con la transformación digital y los servicios en la nube.

3. Llamadas salientes automáticas

Una buena estrategia de cobranzas en cualquier tipo de empresa tiene que contar, principalmente en estos tiempos, con plataformas de automatización si se quiere alcanzar los niveles más altos de productividad.

La marcación manual, tus colaboradores tendría que hacer llamada tras llamada y procesar cada contacto uno por uno, y de acuerdo al resultado de la misma (conexión exitosa, número ocupado o buzón de voz) se realizan las acciones pertinentes. Esto ya no tiene mucho sentido para las campañas de cobro, por la lentitud y la desorganización que esto provoca.

Existen sistemas automatizados como el predictivo o el progresivo que ayudan a eficientar esta tarea, hallando por sí solo números telefónicos de la base de datos, haciendo la llamada y solo pasarla al operador si en realidad son efectivas, es decir, descarta las ocupadas o inválidas.

4. Adoptar la firma electrónica

El papeleo y las autorizaciones por firma son quizá uno de los problemas que más presión les da a los encargados del departamento de cobros. Ya que, muchas veces para ejecutar campañas de cobranzas o, quizá para ejecutar una orden de cobro se requiere de aprobaciones por parte de los jefes o gerentes del departamento.

Con la firma electrónica esto ya no tiene por qué ser así, de hecho, gracias a su tecnología es posible que todos esos procesos burocráticos necesarios en tu empresa se simplifiquen y agilicen en cuestión de minutos. Y podrás aprobar y ejecutar las transacciones desde cualquier lugar o momento.

5. Usar DocuSign Payments

Nuestro último consejo tiene que ver con una herramienta novedosa y realmente productiva que te permitirá cerrar los tratos con clientes y hacer los cobros en la misma transacción.

Uno de los problemas más frecuentes a la hora de comprar productos o servicios se trata de la confirmación de pago. Con esta herramienta, podrás darle un vuelco a tu proceso al integrar una plataforma de pago dentro de la misma en que realizas el acuerdo de compra, por ejemplo.

Lo que provoca esto, es una agilización en todo el flujo de trabajo y, no solo evitarás tener que agregar a este cliente a una lista de deudores en el futuro, sino que este recibirá su pedido en un tiempo más corto ya que la orden se procesa automáticamente.

Desde la misma herramienta tu cliente ingresará sus datos para realizar los pagos, luego de aprobar el acuerdo y el registro se incluye en tu base de datos automáticamente. Así, eliminarás los costos, retrasos y posibles deudas.

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