Outsourcing: qué es y cómo ayuda a optimizar procesos

Los competidores de cada mercado se han esforzado a través del tiempo en mejorar su oferta, innovar y generar una ventaja competitiva que les ayude a alcanzar sus objetivos, pero ¿cómo lo logran? Entre otras cosas, ¡gracias al outsourcing!

El outsourcing ha surgido como una solución a la necesidad de las empresas de delegar ciertas actividades que es mejor que un tercero atienda para optimizar los procesos y recursos de la empresa.

En este artículo, te vamos a platicar sobre qué es y las principales ventajas que ofrece.

¡No te apartes!

¿Qué es el outsourcing?

Es la herramienta mediante la cual una empresa o entidad delega a un tercero una función o actividad que debe ser cumplida para el desarrollo de su producto o servicio, sin que deban utilizar infraestructura o recursos propios para el cumplimiento de dicha actividad, permitiendo la optimización de procesos.

Si bien existen distintos tipos de outsourcing, su esencia radica en el cumplimento de una tarea por un tercero al que se contrata para satisfacer las necesidades de la empresa.

Aspectos que debes cuidar en el outsourcing

Este tema no debe ser tomado a la ligera, puesto que, si es llevado a cabo diligentemente, podrás acceder a los beneficios inherentes de este servicio.

Las consecuencias que se pueden generar por un servicio mal planeado o ejecutado pueden acarrear repercusiones económicas, legales, estructurales y operativas en la empresa. Por eso, a continuación abordaremos los aspectos que siempre debes tomar en cuenta.

Especialización

Asegúrate de que la empresa que estas contratando ofrezca los servicios que necesitas. Las necesidades de las empresas son distintas para cada caso, por lo que deberás cuidar que la empresa verdaderamente atienda tu necesidad concreta.

En caso de que la empresa de outsourcing no ofrezca exactamente el servicio que necesitas, es preferible que busques otro proveedor que sí satisfaga tus necesidades específicas.

Experiencia

Conoce la trayectoria y experiencia del proveedor al cual encomendarás el servicio que necesitas.

Debes tomar en cuenta que, dependiendo de la ayuda que necesitas, pues el nivel de complejidad determina la experiencia que necesita tener el tercero para delegar esa tarea.

Imaginemos que se requiere contratar el servicio de limpieza en las instalaciones de oficinas. El nivel de experiencia que requieres no es elevado, basta con que la empresa de outsourcing ofrezca este servicio.

Por otro lado, imaginemos que necesitas el mismo servicio para un hospital. En ese caso, requieres que la empresa contratada sea muy buena en lo que hace y tenga buenas prácticas. De lo contrario, puedes tener problemas graves en el futuro.

Capacidad

Deberás analizar la capacidad de la empresa a la que delegarás la función o actividad en relación con tus necesidades que requieren ser cubiertas.

En el ejemplo de limpieza de oficinas, si se trata de un edificio de 3 pisos, bastará con que la capacidad del tercero sea mediana, sin embargo, si tus instalaciones son de una planta industrial, requerirás de grandes equipos de limpieza.

Legalidad

Este tipo de servicios ha sido objeto de regulación en la Ley Federal del Trabajo desde el año 2012, para lo cual se establecieron diversos requisitos que deben ser cumplidos para no confundir quién es el obligado en la relación empresa-trabajador.

Deberás asegurarte de conocer la regulación laboral y de que el tercero cumpla al pie de la letra los requerimientos que la ley impone para su cumplimiento, de esta manera evitarás una posible contingencia legal en un futuro.

¿Cómo ayuda a optimizar los procesos?

Bien, ahora que conocemos los aspectos que debes tomar en cuenta al contratar y delegar este tipo de servicios, abordaremos los beneficios que trae el outsourcing.

Reducción de costos

Cuando se trata de contratar a un tercero para llevar a cabo una función o actividad específica, por lo general estarás sujeto a un costo fijo por el servicio prestado, lo cual permitirá una previsión más precisa sobre el costo operativo.

Además, al contratar un tercero para ciertos servicios, lograrás gastar una menor cantidad de recursos —tanto en talento como en mobiliario y equipo.

Reducción de riesgos

El servicio de outsourcing reduce riesgos legales y operativos de estas formas:

• Legales: Al contar con menos personal que sea directamente contratado por la empresa, reducirás el riesgo de una contingencia legal en caso de algún incidente con el trabajador, brindándote mayor seguridad jurídica.
• Operativas: El personal que labora para el tercero contratado está altamente capacitado para desempeñar las funciones concretas que deben ser cumplidas en la empresa, por lo que reducirás la posibilidad de un accidente o contingencia operativa en la empresa.

Mejora en la calidad del proceso

Uno de los grandes beneficios es la del aumento de la calidad del servicio obtenido. Lo anterior se debe que las empresas que se dedican a este tipo de servicios cuentan con los mejores recursos, mobiliario, equipo y personal para cumplir con la actividad delegada.

Volviendo al ejemplo de la limpieza, difícilmente será una prioridad estar invirtiendo constantemente en equipo de limpieza para unas instalaciones de oficina, pero para una empresa de este rubro siempre será prioridad brindar la mayor calidad en este servicio.

Mayor flexibilidad

Las necesidades de una empresa van cambiando con las circunstancias que nos rodean en el día a día. Cuando se da un cambio relevante en la actividad de la empresa que es delegada a un tercero, es responsabilidad de dicho externo adaptarse al cambio.

Imaginemos el caso del departamento de recursos humanos. En caso de que cambien los requerimientos de contratación, manejo de personal o nómina, será un reto al que la empresa de outsourcing deba adaptarse rápidamente.

Enfócate en lo que realmente importa

La ventaja más grande que puede ofrecerte el outsourcing es la de brindarte la oportunidad de enfocar todos tus esfuerzos y tus recursos en lo que más importa: ¡tu negocio!

Delegar las actividades o las funciones de la empresa en las que no es especialista es una acción bastante inteligente que sin duda optimizará los procesos de la empresa.

Ahora que ya conoces qué es el outsourcing, los aspectos que debes cuidar y sus beneficios, date el tiempo de analizar qué procesos, funciones o actividades resulta convenientes delegar a un tercero para traer grandes beneficios a tu empresa.

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