Descubre qué es la administración de contratos y por qué es tan importante en una empresa

La administración de contratos es un aspecto que cualquier empresa debe tomar como punto crucial para el constante flujo de información y trabajo dentro de sus operaciones: gracias a esta actividad podrán crear, ejecutar y estudiar todos estos documentos de manera óptima para favorecer el rendimiento operativo y, por supuesto, reducir los riesgos económicos.

En la actualidad, ya no es necesario llevar cada contrato en formato físico ni mucho menos hacerlo de manera manual en archiveros, pues además de frenar el circuito regular de los datos de una empresa, esto agrega un sinfín de peligros financieros, legales y profesionales que ningún negocio puede darse el lujo de tener.

Los sistemas automatizados de administración de contratos son una realidad y son mucho más fáciles de adoptar de lo que mucha gente piensa.

¿Estás cansado de los métodos análogos de gestión de esos documentos en tu organización? ¡Entonces no te pierdas este artículo para descubrir cómo esta solución simplificará los procesos en tu empresa!

¿Qué es la administración de contratos?

En síntesis, cuando dos personas o empresas pretenden hacer negocios entre sí, lo más recomendable es elaborar un contrato para plasmar —de manera específica— las condiciones de esta relación o intercambio en él.

Cuando no se gestiona correctamente dicha actividad suelen ocurrir errores, fallas e incongruencias entre lo que se pretende dentro de las negociaciones y lo que al final se redacta en el documento: ante este escenario, la administración de contratos vela por determinar y corregir errores a tiempo para poder generar relaciones sólidas y justas con el objetivo de asegurar la rentabilidad de un negocio.

Al hablar de administración de contratos en estos tiempos es indispensable mirar hacia lo digital, ya que existen sistemas automatizados que mediante la tecnología proveen de herramientas novedosas que reducen los riesgos —casi en su totalidad— de una empresa, siempre y cuando estén bien gestionados.

Un ejemplo de ello es aplicar correctamente el Compliance en tu organización.

Ventajas de un sistema de administración de contratos

Las bondades que brinda tener este tipo de solución dentro de tus operaciones radican en favorecer, automatizar y blindar las etapas de creación, flujo de trabajo, negociación, aprobación, aplicación, administración, cumplimiento y renovación de todos los contratos de tu empresa.

Entre las herramientas más populares y seguras que existen en el mercado destaca DocuSign CLM: un sistema de Inteligencia Artificial que genera opciones de llenado automático, alertas de caducidad, autocorrecciones, búsqueda de contratos y muchas otras funcionalidades para la correcta administración de contratos.

Ahora bien, además de todo lo antes mencionado, las ventajas de contar con una administración de contratos sólida y automatizada son:

Ahorro de papel

Sí, todavía existen empresas que usan el papel como medio para generar contratos, lo cual no solo es desperdicio de recursos naturales, sino también una alternativa sumamente riesgosa a la hora de almacenar debido a su vulnerabilidad.

Por otro lado, podrás prescindir de aspectos como el tóner, carpetas, archiveros y demás si decides ir por el camino de la digitalización.

Fácil acceso

Hablando desde el punto de vista operacional, una administración de contratos óptima entrega la posibilidad de almacenar y organizar los registros de manera centralizada en repositorios de fácil acceso.

En otras palabras, tendrás todo lo que necesitas en un solo lugar y podrás buscar, revisar, editar y descargar cualquier documento cuando lo necesites.

Reducción de costos

Además de la eliminación del papel, una base de datos organizada y centralizada permite clasificar y ordenar cada contrato para que sea localizable de inmediato.

Asimismo, poseer este tipo de herramienta evidenciará las fallas en algunos acuerdos, por ejemplo, tener dos contratos diferentes con una misma empresa, lo que podría representar una oportunidad de renegociar las condiciones del mismo y conseguir un mejor trato.

Seguimiento

Estar al tanto de las fechas importantes de tus clientes y proveedores es vital para ganar tiempo y dinero.

Los recordatorios automatizados permiten gestionar y acompañar tus acuerdos de una forma mucho más inteligente que en agendas o archiveros, recibiendo —por ejemplo— notificaciones sobre:

• Fechas de caducidad de proveedores y clientes.
• Fechas de renovaciones.
• Hitos de pagos.
• Evaluaciones de desempeño laboral.
• Términos de contratos.

Etapas para la administración de contratos

Al tener una herramienta como esta, muchas de estas etapas se automatizan. Sin embargo, siguen haciéndose y, por lo mismo, es tan importante conocerlas.

A continuación, las 9 etapas de la administración de contratos efectiva:

1. Solicitud: Identificación de los contratos y documentos necesarios para respaldar las negociaciones o acuerdos.
2. Auditoría: Revisión manual o automatizada de los contratos para encontrar objetos mal definidos, plazos indefinidos, la claridad de la terminación, ineficiencias operativas, errores tipográficos, entre otros.
3. Negociación: Comparar versiones al redactar completamente el contrato para identificar las discrepancias entre las partes.
4. Aprobación: La etapa más complicada y burocrática del proceso. No obstante, herramientas como la firma electrónica pueden brindar una mayor movilidad y eficiencia, por ejemplo, para incluir aprobaciones paralelas y agilizar el ritmo.
5. Ejecución: La etapa donde entran en vigor los acuerdos.
6. Gestión de las obligaciones: Mediante el manejo de proyectos, las partes incluidas en el contrato cumplen con sus responsabilidades y se asegura que el valor del mismo no se deteriore.
7. Revisiones: En caso de necesitar enmiendas, esta etapa sirve para arreglar cosas que pasaron por alto.
8. Informes: Generación de informes que demuestren la responsabilidad o no de los firmantes en cuanto al trato inicial para asegurar el cumplimiento de las partes.
9. Renovación: Al acercarse la fecha límite de caducidad es posible rehacer los acuerdos, modificarlos o —en definitiva— terminarlos. Evidentemente, contar con un software de gestión de contratos puede favorecer al aprovechamiento de estas situaciones para la generación de nuevas oportunidades de negocio.

¡Ya está!

Ahora conoces todo sobre la administración de contratos, su importancia para cualquier tipo de negocio y sus etapas fundamentales sin importar si dispones de una solución digital para ello o se realiza de forma manual.

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