Adopción y uso de la firma electrónica en México: ¿Cuál es su avance?

Las innovaciones a la vanguardia están transformando todas las actividades de los negocios; va desde los trabajos más disruptivos, hasta los más tradicionales y repetitivos. Esto se ha ido desarrollando en mayor medida en los últimos años.

Y, es que, la emergencia sanitaria por la pandemia representó una ruptura crítica del modelo tradicional de negocios, por lo que las empresas han tenido que migrar al uso de firmas electrónicas en México para mejorar la eficiencia de los departamentos.

Según un reciente informe de IDC, el 36% de las empresas mexicanas consideran que la resiliencia de su infraestructura digital es un punto crítico para mitigar los potenciales problemas derivados del COVID-19.

Para ello, las firmas electrónicas han sido un elemento clave para la automatización de documentos, flujos de trabajo, acuerdos entre las partes; teniendo como objetivo incrementar la productividad de estos procesos.

Lee hasta el final, en este contenido te vamos a explicar en detalle por qué la adopción de esta herramienta permite abordar grandes desafíos, cuál es su posicionamiento en México, sus factores, ¡y mucho más!

Firma electrónica en México: ¿Cómo ha sido su adopción?

En términos generales, la adopción de la firma electrónica en México como recurso digital se ha mantenido en una tendencia alcista de 2019 a 2021, representando un incremento de 26% en este período. 

No obstante, el 62% de las empresas se mantiene al mismo tiempo firmando en papel y, en muchas ocasiones, limitan su uso en muchas áreas del negocio, tales como departamento legal o de recursos humanos.

Entonces, ¿qué sucede con los desafíos principales? ¿Cuáles son?

El aumento de la utilización de esta tecnología se explica debido a los retos que se enfrentan tradicionalmente y aquellos que han surgido a raíz del crecimiento exponencial de la digitalización con respecto al manejo de gran cantidad de documentos.

Entre los principales barreras que se enfrentan las organizaciones cuando trabajan con acuerdos, podemos destacar:

• Al momento de generar convenios, el 50% de los ejecutivos señalan que la realización de documentación es una tarea repetitiva que consume mucho tiempo;
• el 33% indica que la dificultad está en localizar y acceder al historia para alguna referencia;
• un 32% determinan que no hay suficiente tiempo para hacer los oficios necesarios en la documentación;
• el 27% comentaron que no existe tecnología o software de calidad para realizar ejecutar su labor.

Estos retos son una muestra de la gran oportunidad de automatización que existe en las compañías mexicanas, por lo que, resulta evidente que la ventaja de las soluciones de firma electrónica en México va más allá de la seguridad, también se enfocan en maximizar el tiempo y trabajo de los empleados.

No importa el tamaño de la empresa, la contingencia sigue obligando a muchas a migrar los procesos claves, muestra de esto es el cambio tan de repente hacia la digitalización de gestión de documentos.

6 ventajas de la adopción de soluciones de firma electrónica 

Siguiendo esta misma línea del uso de nuevas tecnologías, las firmas electrónicas están dentro de un conjunto de herramientas innovadoras que permiten no solo aumentar la eficiencia empresarial, sino que también aseguran la continuidad de los negocios cuando requieren la formalización por medio de acuerdos y convenios.

En este caso, la tecnología asegura el momento de la firma de documentos y, en paralelo, su gestión, almacenamiento, protección e interoperabilidad con procesos y aplicaciones “on-premise” y en la nube.

Sumado a esto, las empresas que implementan esta clase de herramientas digitales, experimentan beneficios adicionales que resultan en la mitigación de riesgos comerciales y jurídicos, incremento de la protección y privacidad de datos gracias a las capas avanzadas, certificaciones de seguridad y registros en tiempo real para auditorías.

Teniendo estos beneficios en cuenta, las organizaciones pueden determinar métricas clave con base en agilidad y velocidad de los procesos comerciales, para obtener ventajas competitivas sobre:

• Continuidad y mayor productividad de los procesos empresariales mediante la automatización y la agilización de flujos de trabajo.
• Habilitación de medios seguros y procesos legalmente válidos para acuerdos y consentimientos respecto al contenido digital, especialmente cuando se trata la autenticación de firmas.
• Agilización de operaciones y flujos laborales con rastreabilidad y visibilidad de procesos de autenticación, validación y gestión de firmas, documentos e identidades.
• Adopción de oficinas paperless; lo que genera, en consecuencia, reducción en los tiempos y costos asociados con el almacenamiento, procesamiento y gestión de documentación y manejo de papel.
• Integración con ecosistemas de clientes, proveedores y socios de la empresa para el procesamiento, guardado y protección de identidades, documentos y transacciones.
• Generar la confianza digital que abarca desde el manejo de riesgos, cumplimiento de disposiciones jurídicas, protección de activos e identidad de todas las partes intervinientes en cada proceso —clientes, socios y proveedores— con la organización, así como la ética y responsabilidad centrada en la trasparencia procedimental.

Asimismo, estas soluciones inspiradas en la gestión de documentos digitales, operan en cualquier momento y lugar, no dependen de la impresión, ubicación física o la disponibilidad del factor humano.

A ciencia cierta, ¿qué tan legal es la firma digital?

La firma electrónica en México se encuentra regulada en varios cuerpos normativos, lo que ha sentado las bases legales para su validez en los medios digitales, sumando mecanismos de verificación y factores de confianza.

Algunas de las leyes que le otorgan la autenticidad que requieren, son:

• Código Federal de Procedimientos Civiles, artículo 210-A: le otorga valor probatorio a la información generada o comunicada por medios electrónicos.
• Código de Comercio, artículo 89: señala que los actos de comercios y la formación de estos, podrán ser realizados por medios electrónicos.

En definitiva, todas estas disposiciones jurídicas le dan certeza legal a esta herramienta digital, convirtiéndola en un recurso de confianza que abarca legalidad, privacidad, cumplimiento y ética.

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