¿Para qué sirve una base de datos?

Una base de datos empresarial es una excelente forma de optimizar tus procesos y garantizar la seguridad de la información de tu compañía. Sin embargo, al ser un recurso relativamente complejo, en ocasiones puede haber dudas sobre su utilidad y ventajas para distintas áreas.

Dada su importancia en el ámbito corporativo, en este artículo abordamos las definiciones generales sobre qué es una base de datos, los distintos tipos que existen y algunos ejemplos.

Si te interesa el tema, ¡sigue leyendo!

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un grupo de información ordenada de forma sistemática para que sea fácil recuperarla, administrarla o transmitirla. Dicha información, además, pertenece a un mismo contexto.

Es decir, se trata de un sistema de almacenamiento de información relacionada entre sí que facilita su uso posterior.

Cabe destacar que las bases de datos son muy utilizadas tanto por las empresas como por el sector público, científico e, incluso, las bibliotecas.

Además, las bases de datos no son estáticas, es decir, han evolucionado a lo largo del tiempo. Pasaron de ser sistemas analógicos a convertirse en sistemas digitales. Lo que caracteriza a estos últimos es que permiten almacenar grandes volúmenes de datos que además son fáciles y rápidos de encontrar.

¿Para qué sirve una base de datos?

Las bases de datos se crearon por la necesidad de almacenar información, por lo que estas ayudan a preservarla a lo largo del tiempo y a prevenir su posible deterioro.

También sirven para acceder a la información de forma fácil, pues esta se almacena de forma sistemática y genera patrones de búsqueda, llamados Sistemas de Gestión de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en inglés).

Actualmente, los DBMS son digitales y están automatizados. Esto permite que el almacenamiento de la información sea ordenado y que los datos se recuperen de forma sencilla.

4 tipos principales de base de datos

Además de saber para qué sirve una base de datos, es importante conocer qué tipos existen, a fin de elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Ahora bien, las bases de datos se clasifican por criterios como: variabilidad, contenido y administración de datos. A su vez, cada una de esas agrupaciones contiene varios tipos de bases de datos. A continuación, abordamos los 4 principales:

Bases de datos según su variabilidad

Bajo esta clasificación, pueden ser estáticas o dinámicas.

Las estáticas solo se usan para consultar datos o información, de modo que esta no puede ser alterada.

En cambio, en las dinámicas, los datos, además de ser consultados, pueden ser cambiados según se necesite.

Bases de datos según su contenido

Se agrupan en función de los datos que contienen. Por ejemplo, pueden ser bibliográficas y almacenar los datos de una publicación, pero también pueden ser:

• de texto completo: almacenan documentos enteros, como registros históricos;
• directorios: registran números telefónicos, correos electrónicos, datos de facturación, entre otros;
• especializadas: guardan datos concretos relacionados con un público.

Bases de datos por administración de información

También conocidas como jerárquicas, este tipo de bases almacenan datos y los administran según su importancia. Se clasifican de esta forma:

• De red: son aquellas que contienen información relacionada entre sí.
• Transaccionales: tienen como finalidad guardar y transmitir datos de forma rápida y suelen ser usadas para realizar análisis, transacciones bancarias, entre otros casos.
• Multidimensionales: generalmente, están conformadas por tablas o métricas
• Documentales: se usan para guardar gran cantidad de información y encontrarla de forma rápida.

Base de datos relacional

Es muy útil porque se utiliza para representar problemas de la realidad y administrar información dinámicamente. Su objetivo es relacionar la información y facilitar su recuperación mediante consultas.

Ejemplos de bases de datos

Para comprender mejor la utilidad de una base de datos, a continuación presentamos algunos ejemplos que son de mucha ayuda.

Las bases de datos se utilizan en:

• Bibliotecas: para el almacenamiento de libros y documentos mediante un sistema. Estas bases de datos son gestionadas por los bibliotecólogos, quienes se encargan de prestar y hacer circular los documentos.
• Historial médico: su objetivo es registrar los datos relacionados con la salud o enfermedad de una persona.
• Nóminas de pago: utilizadas por las empresas para registrar los salarios y prestaciones a los empleados.
• Sistemas contables: ayudan a gestionar toda la contabilidad de una empresa.
• Archivos personales: agrupan la información utilizada en una investigación o proyecto personal.
• Sistemas financieros: son usadas por los bancos para manejar la información de sus clientes.

¿Cómo se usan las bases de datos en el entorno empresarial?

Como hemos explicado, una base de datos es una especie de almacén que almacena y organiza grandes cantidades de información que, a su vez, es mostrada en tablas, columnas o filas.

Por su utilidad, se considera uno de los mayores aportes de la informática al entorno empresarial, pues ofrece grandes ventajas como:

• Reunir toda la información en un mismo lugar, evitando que se pierda o disperse.
• Facilitar que se comparta la información entre miembros de equipo, clientes y proveedores.
• Mejorar la organización de toda la empresa.
• Optimizar la relación con los clientes.

Ahora bien, considera que, mientras más información de valor tenga tu empresa, mayores beneficios te dará emplear una buena base de datos. Este recurso, además, es fundamental para realizar diferentes estrategias de negocios en departamentos como: ventas, marketing, producción, compras, entre otros.

Por otra parte, toma en cuenta que las bases de datos relacionales suelen ser las más utilizadas en las empresas, y para gestionarlas hay sistemas informáticos como los CRM. Este tipo de software ayuda a administrar y analizar las relaciones con los clientes, esto incluye: cuentas, leads e incluso oportunidades de venta, todo desde un solo lugar.

Además, existen otros recursos de gestión documental y contractual que permiten que las empresas almacenen sus documentos y tengan acceso a ellos de manera ágil y segura.

Bases de datos y la firma electrónica

La firma electrónica es un método seguro y legalmente válido para firmar documentos electrónicos.

Con Docusign, una empresa puede finalizar un proceso contractual en línea, ya que esta tecnología se utiliza de forma remota, y al estar encriptada, tiene un alto nivel de seguridad contra el fraude. 

La plataforma de Docusign añade otras funciones, que van desde el almacenamiento digital de los archivos generados hasta su organización automática, según definiciones previamente establecidas por los responsables, permitiendo un acceso fácil, rápido y con funciones integradas.

La herramienta puede almacenar información sobre quién abrió el documento, los cambios realizados, en qué lugar y hora, a través de qué dispositivo. Estos datos son importantes para garantizar la integridad del proceso y aumentar el nivel de cumplimiento de la empresa, ya que existe la certeza de que los archivos solo fueron enviados y analizados por quienes realmente tenían autorización para hacerlo.

¡Hemos llegado al final!

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