Casos de éxito de la firma electrónica con DocuSign
En la actualidad, la automatización se ha adueñado de la mayoría de los procesos empresariales, volviéndolos más ágiles y efectivos. Esto ha hecho que la transformación digital de los negocios sea inevitable.
Uno de los aspectos que ha dado forma a esta nueva era de la digitalización de los sistemas de contratación, comercialización y venta es la firma electrónica.
Gracias a esta herramienta, las organizaciones tienen la posibilidad de reducir costos, cuidar el medio ambiente —al dejar de lado el uso del papel—, optimizar sus procesos y mejorar la seguridad de sus transacciones y acuerdos.
Si quieres conocer algunos casos de éxito de la firma electrónica con DocuSign en empresas de diversas industrias, ¡sigue leyendo!
1. Axtel robustece su proceso de transformación digital con DocuSign
La empresa mexicana Axtel, líder en la industria de telecomunicaciones, identificó la oportunidad de sistematizar y optimizar sus procesos operativos clave, como la gestión de documentos de control con clientes.
Para eficientar este proceso, en 2019 implementaron el uso de la herramienta de firma electrónica de DocuSign.
Antes de adoptarla, los documentos de control de cambios se enviaban por correo electrónico, y el proceso de impresión, firma, escaneo e integración a la plataforma era muy largo. Además, la revisión y autorización de los mismos retrasaba los proyectos varias semanas.
Con la solución de DocuSign incrementaron los contratos firmados digitalmente en un 300%. Además, mejoraron la capacidad, confiabilidad y agilidad de la gestión de contratos.
Actualmente, la herramienta de firma electrónica se utiliza en el 85% de los documentos de Axtel para todos los departamentos de la empresa.
2. Novo Nordisk: aprobación de contratos más ágil en México
La organización farmacéutica Novo Nordisk buscaba mejorar los conflictos en el proceso de aprobación y revisión de documentos y contratos, además de resolver las inconsistencias en el almacenamiento y pérdida de documentos.
La empresa identificó la oportunidad de convertir el 90% de sus contratos al formato electrónico y decidió adoptar la solución de firma electrónica de DocuSign, eSignature. Después de implementarla, la aprobación y firma de documentos y contratos disminuyó de un promedio de 30 días a 6 horas. Increíble, ¿no?
Además, la agilización del proceso permitió una mejor sinergia entre el área legal y comercial de la empresa, ya que la solución fue integrada a otras aplicaciones utilizadas por la empresa, convirtiendo el flujo de aprobaciones en el formato digital y ofreciendo un repositorio centralizado para el área legal.
3. AstraZeneca: tratamientos más rápidos y eficientes
En 2014, como parte de una iniciativa de transformación digital, la biofarmacéutica AstraZeneca adoptó la solución de DocuSign eSignature.
Primero, la empresa verificó que la solución cumplía con los estrictos requisitos regulatorios de la industria de la salud. Una vez confirmada su eficacia, se implementó el proceso de firma en los formularios de solicitud de proveedores. Posteriormente, debido a su éxito, se extendió a los departamentos de recursos humanos, adquisiciones y ventas de la empresa.
Después de su adopción, AstraZeneca logró firmar el 85% de sus acuerdos en menos de un día. Además, aumentó un 16% la satisfacción del cliente, simplificó las operaciones clínicas y redujo los riesgos en seguridad y cumplimiento para traer tratamientos más rápidos y eficientes.
4. LinkedIn acelera los flujos de trabajo de ventas
LinkedIn es una red mundial con más de 600 millones de usuarios que acerca a empleadores y candidatos. Además, ofrece a las empresas herramientas como LinkedIn Talent Solutions, que permiten ayudar a las organizaciones a acelerar el proceso de adquisición de talento.
Uno de los retos que enfrentaba Talent Solutions era la recopilación de datos de los clientes y sus compras para los contratos, ya que regularmente se omitían en los documentos. Esto representaba mayor trabajo para el departamento de facturación y cuentas por cobrar de la empresa.
Para combatirlo, integraron DocuSign eSignature para Salesforce con el software de generación de documentos existente dentro de Salesforce, creando un flujo de trabajo automatizado para los vendedores.
Este proceso les permitió a los vendedores completar plantillas de contratos de DocuSign, y que después el software de generación de documentos de LinkedIn obtuviera los datos faltantes de los clientes de Salesforce en el contrato de manera automática.
¡La integración fue todo un éxito! El tiempo que tomaba facturar a los clientes se redujo en un 80%. Además, el flujo de trabajo del equipo de ventas de Talent Solutions redujo la contribución de los días de venta pendientes a más de 1 millón en capital de trabajo adicional sobre una base anualizada.
5. Instituto Oriente reduce el tiempo de matrículas
El Instituto Oriente, un colegio mexicano de gran renombre, buscaba mejorar el proceso de matrículas para sus candidatos y alumnos, ya que era lento y costoso. La gestión de los documentos en papel resultaba ineficiente y generaba muchos costos indirectos para el equipo administrativo.
La llegada de la pandemia de COVID-19, acentuó este problema, y para darle solución, el colegio tomó la decisión de implementar la tecnología de DocuSign para digitalizar sus documentos y que las firmas fueran legales.
La solución de DocuSign eSignature, les permitió la digitalización de todos los expedientes, reduciendo en un 80% el tiempo de matrículas, eliminando 250 mil hojas de papel y ahorrando 750 mil pesos en impresiones.
Además les permitió controlar la información de los estudiantes, confiando en que la información estaba segura y era jurídicamente vinculante.
En la actualidad, el 95% de los documentos de matrículas de la institución utilizan la solución de firma electrónica. ¡Increíble!
¡Hemos llegado al final de este artículo! Como ves, la implementación de la solución de firma electrónica de DocuSign es una excelente herramienta para agilizar flujos de trabajo y hacer más eficientes los procesos de gestión de acuerdos y documentos ¡sin importar la industria en que se utilice!
Esperamos que estos casos de éxito te inspiren a implementar esta innovadora solución en tu empresa y así agilizar tus flujos de trabajo y la firma de acuerdos.
¿Todavía necesitas más información? Te invitamos a descargar la siguiente infografía para que conozcas más sobre el uso de esta valiosa herramienta: