Cómo usar un certificado digital en México
Publicado el 5 de Agosto de 2020, actualizado el 13 de Enero de 2023
Si vives en México y quieres conocer más acerca de la firma electrónica de documentos, seguro te preguntas cómo integrar la firma digital en tu rutina y, en especial, cómo utilizar los certificados digitales para este fin.
Empresas de todos los sectores reconocen que un gran punto a favor que brinda esta tecnología es la facilidad para autorizar y aprobar acuerdos y contratos sin la necesidad de estar presente.
Pero, ¿te has preguntado si puedes firmar contratos jurídicamente vinculantes en electrónico? ¡La respuesta es sí!
A continuación, te explicamos cómo usar certificados digitales para firmar documentos en México.
La diferencia entre firma electrónica, firma digital y e.firma
En primer lugar, vamos a aclarar algunas distinciones entre los tipos de firmas electrónicas existentes.
Firma electrónica
Esta involucra un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas, las cuales permiten hacer acuerdos entre personas ausentes, es decir, de manera remota.
Utiliza medios electrónicos para formalizar un acuerdo, notificación o anuencia, entre otros documentos. Distintos tipos de autenticaciones están involucradas en este conjunto, incluyendo a las firmas digitales y la e.firma.
Firma digital
La firma digital se distingue de la firma electrónica por utilizar un certificado digital como factor de autenticación de identidad adicional.
Estos certificados, que están protegidos por técnicas de criptografía, son emitidos por Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados por la Secretaría de Economía de México, y son usados para firmar todo tipo de documentos y contratos de naturaleza comercial entre particulares.
E.firma
Por otro lado, en México también existe la e.firma, que se obtiene gracias a un tipo de certificado digital emitido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y usado exclusivamente para garantizar la identidad de un ciudadano en transacciones de naturaleza tributaria con el Gobierno de México.
¿Qué es un certificado electrónico?
Un certificado electrónico es un documento que identifica a las personas o empresas en el entorno digital. Por su carácter, es intransferible y verifica o autentica la identidad del firmante en múltiples transacciones.
De igual forma que un documento físico, el certificado digital reúne informaciones personales o datos sensibles que necesitan protección. Por esto, todos los datos son protegidos por el encriptado, garantizando la autenticidad y la integridad de los datos en los documentos firmados electrónicamente.
¿Cuándo debe usarse un certificado electrónico?
No todos los documentos o contratos demandan el uso de certificados electrónicos; la gran mayoría se pueden firmar con las firmas electrónicas simples. No obstante, existen ocasiones en las que las condiciones legales demandan la utilización de firmas digitales.
La principal razón para utilizar un certificado digital para validar la firma de documentos es la existencia de sus claves criptográficas que añaden una capa de seguridad adicional a la identificación de los firmantes.
La decisión de usar certificados digitales para obtener firmas electrónicas más seguras viene dada por la legalidad vigente y depende de las necesidades determinadas por las partes firmantes.
Por ejemplo, Novo Nordisk México considera que la utilización de las firmas electrónicas para acelerar procesos y contratos es solo una decisión en la forma de hacer negocios. La farmacéutica ha evaluado los riesgos y ha decidido firmar el 90% de sus documentos electrónicamente, sin utilizar certificados.
No obstante, la firma electrónica es ampliamente recomendada. Se utiliza para cumplir con las responsabilidades y procesos de las empresas, pues está diseñada para usarse como una herramienta estratégica en las organizaciones gracias a su rapidez y automatización, así como la garantía que brinda, tanto operacionalmente como jurídicamente en cualquier acuerdo o notificación.
Entonces, para aquellas empresas que sí requieren de ellos, cada persona involucrada debe obtener su propio certificado digital a través de uno de los Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados por la Secretaría de Economía de México.
Certificado electrónico: ¿Qué cambia de un país a otro?
En la Unión Europea hay reglamentaciones similares a las de México que regulan los certificados digitales y otros servicios electrónicos. Se trata del Reglamento n.° 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relacionado con los servicios de confianza para las transacciones electrónicas, también conocida como “Reglamento eIDAS”.
Los servicios que regula dicha ley son los siguientes:
- identificación electrónica;
- firmas electrónicas;
- sellos electrónicos;
- servicios de entrega electrónica;
- sellos electrónicos;
- soluciones de autenticación de páginas web.
El propósito fundamental del eIDAS es generar un marco para la identificación electrónica y promover la interoperabilidad en los 28 países de la Unión Europea.
Por su parte, en Latinoamérica las reglamentaciones también incluyen las firmas electrónicas y los servicios digitales de confianza. Estas figuras obtienen denominaciones como autoridades certificadoras a lo largo de América Latina y son similares a la denominación del Prestador de Servicios de Certificación en México que autoriza la Secretaría de Economía.
Según el Reglamento eIDAS, los certificados digitales emitidos por Prestadores Servicios de Certificación en países ajenos a la Unión Europea tienen validez dentro de esta región.
Igualmente, es importante aclarar que tienen que cumplir con lo establecido en la ley y respetar los acuerdos generados en materia entre la Unión Europea y el país tercero.
¿Cuáles son las particularidades de México?
La transformación digital ha ocasionado también la evolución de las leyes sobre el uso de los certificados digitales en México. Fue en el año 2000 cuando se incorporó una nueva reglamentación sobre comercio electrónico en el Código de Comercio de México que validó los servicios digitales.
Este marco normativo ha sido adoptado por las empresas y fue promulgado internacionalmente por la Comisión de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Comercio Internacional de las Naciones Unidas. La misma reconoce el uso de firmas electrónicas, mensajes de datos y el uso de medios electrónicos.
Dicha ley estableció un principio importante: la equivalencia funcional. La meta de este principio es hacer que la firma electrónica tenga la misma validez y alcance que la firma autógrafa.
Además, en México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada regula el uso de la firma electrónica avanzada y la expedición de certificados digitales a personas físicas.
Firma en DocuSign utilizando tu certificado digital mexicano
DocuSign eSignature es la tecnología líder en el mundo para firmar documentos electrónicamente, ya que acepta distintos tipos de autenticaciones, incluso certificados digitales.
Paso 1 – Adquiere tu certificado digital válido en México
En México, DocuSign admite los certificados emitidos por dos Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados por la Secretaría de Economía.
El ciudadano o empresa que hace negocios en este país debe evaluar las opciones y adquirir su certificado digital directamente con uno de ellos:
- Cómo adquirir un certificado digital de Advantage Security.
- Cómo adquirir un certificado digital de Edicom.
- Cómo adquirir un certificado digital de Cecoban.
- Cómo adquirir un certificado digital de PSC World.
- Cómo adquirir un certificado digital de Seguridata Privada.
Estos certificados emitidos están alineados con los tipos de clave criptográfica usados por DocuSign eSignature para generar una firma digital legal en México.
Una vez que hayas recibido tu certificado digital, debes instalarlo en tu computadora, usando el archivo “certificado.p12” o, alternativamente, el archivo “certificado.pfx”, emitido por el Prestador de Servicios de Certificación de tu elección. Después, solo debes hacer doble clic en el archivo y el sistema operativo de tu computadora te guiará en el proceso de instalación.
Paso 2 – Firma un documento con DocuSign
Ahora que tienes tu certificado digital instalado en tu computadora, ya puedes firmar digitalmente documentos desde DocuSign eSignature.
Al recibir un pedido de firma de un documento en tu correo electrónico, haz clic en “Revisar Documento”. Abre el documento y luego presiona el botón que indica la ubicación de tu firma.
A continuación, si la persona que te envió el documento para firmar ha establecido la necesidad de que lo hagas usando tu certificado digital, DocuSign te va a pedir que instales una pequeña aplicación para poder seleccionar dicho certificado y así comprobar tu identidad. Selecciona tu certificado y continúa.
¡Listo! Has conseguido firmar un documento en DocuSign utilizando un certificado digital.
Paso 3 – Comprueba la transacción
Para asegurarte de que todo ha pasado correctamente, DocuSign siempre emite un informe de la transacción de firma, que también se puede utilizar como prueba en juicio.
Además de identificar registros estándar, como el correo electrónico del firmante (donde sólo se puede acceder con su contraseña), fecha y hora de la firma y dirección IP del dispositivo, puedes encontrar el registro de que el documento se ha firmado con certificado digital mexicano (Signer Held Mexico).
Cada transacción tiene un número de registro único (hash) que la identifica en la plataforma de DocuSign.
¡Firma a tu conveniencia!
Ya sea con una firma electrónica simple o con una firma digital, con DocuSign puedes formalizar múltiples acuerdos en México.
La firma electrónica es un instrumento estratégico para personas y organizaciones que necesitan rapidez, automatización y legalidad en sus procesos para firmar contratos y documentos. Asimismo, es una herramienta para proteger tus activos y para poder aceptar acuerdos en cualquier parte y a cualquier hora.
Si te gustaría conocer más detalles de su función, te invitamos a empezar una prueba gratuita para que descubras sus ventajas.
En caso de que necesites aclarar dudas o te quieras saber más sobre cómo usar un certificado electrónico para firmar un contrato, siempre puedes hablar con uno de nuestros expertos.