Cómo usar un certificado digital en México

certificado digital

Si vives en México y quieres conocer más acerca de documentos firmados en electrónico, seguro te preguntas cómo integrar la firma digital en tu rutina, en especial cómo usar certificados digitales.

Empresas de todos los sectores reconocen que un gran punto a favor que brinda esta tecnología es la facilidad para autorizar y aprobar acuerdos y contratos sin la necesidad de estar presente.

Pero te preguntas: ¿puedo firmar contratos jurídicamente vinculantes en electrónico? ¡La respuesta es sí!

Sin embargo, en México, algunas transacciones requieren la utilización de un certificado digital, que agrega una capa adicional de autenticación y validación de los contratos. Por eso, a continuación, te explicamos cómo usar certificados digitales para firmar documentos en México.

La diferencia entre firma electrónica, firma digital y e.firma

En primer lugar, vamos a aclarar algunas distinciones entre los tipos de firmas electrónicas existentes. 

La firma electrónica es un concepto que involucra un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas. Así, permite hacer acuerdos entre ausentes, o sea de manera remota, y utiliza medios electrónicos para formalizar un acuerdo, notificación o anuencia etc. Distintos tipos de autenticaciones están involucradas en este conjunto, incluso las firmas digitales y la e.firma.

La firma digital, por su vez, se distingue de la firma electrónica simple por utilizar un certificado digital como factor de autenticación de identidad adicional. Estos certificados, que están protegidos por técnicas de criptografía, son emitidos por Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados por la Secretaría de Economía de México, y son usados para firmar todo tipo de documentos y contratos de naturaleza comercial entre particulares.  

Por fin, en México también existe la e.firma, que se obtiene gracias a un tipo de certificado digital emitido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y usada exclusivamente para garantizar la identidad de un ciudadano apenas en transacciones de naturaleza tributaria con el Gobierno de México.

¿Qué es un certificado digital?

Un certificado digital es un documento que identifica a las personas o empresas en el entorno digital. Por su carácter, es intransferible y verifica/autentica la identidad del firmante en múltiples transacciones.

De igual forma que un documento físico, el certificado digital reúne informaciones personales o sensibles, que necesitan protección. Por esto, todos los datos son protegidos por el encriptado, garantizando la autenticidad y la integridad de los datos en los documentos firmados electrónicamente. 

¿Cuándo debe usarse un certificado digital?

No todos los documentos o contratos demandan el uso de certificados digitales; la gran mayoría se pueden firmar con las firmas electrónicas simples. No obstante, existen ocasiones en las que las condiciones legales demandan la utilización de firmas digitales.  

La principal razón para utilizar un certificado digital para validar la firma de documentos es la existencia de sus claves criptográficas que añaden una capa de seguridad adicional a la identificación de los firmantes. La decisión de usar certificados digitales para obtener firmas electrónicas más seguras viene dada por la legalidad vigente y depende de las necesidades determinadas por las partes firmantes. 

Así que, no todas las transacciones o contratos requieren utilizar un certificado digital. Por ejemplo, Novo Nordisk México considera la utilización de las firmas electrónicas como herramienta importante para acelerar procesos y contratos es una decisión de negócios. La farmacéutica ha evaluado los riesgos y ha decidido firmar el 90% de sus documentos electrónicamente, sin utilizar certificados. 

Pero, para aquellas que sí requieren usarlos, cada persona debe obtener su propio certificado digital a través de uno de los Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados por la Secretaría de Economía de México. 

La firma electrónica es ampliamente utilizada dentro de las responsabilidades y procesos de las empresas, está orientada a usarse como una herramienta estratégica de las organizaciones por la rapidez, automatización y garantía que brinda, tanto operacionalmente como jurídicamente en cualquier acuerdo o notificación.

Entonces, con todo esto ya claro, ¿cómo se puede firmar con un certificado digital desde DocuSign en México?

Firma en DocuSign utilizando tu certificado digital mexicano

DocuSign eSignature es la tecnología líder en el mundo para firmar documentos electrónicamente. Acepta distintos tipos de autenticaciones, incluso certificados digitales.

Paso 1 – Adquiere tu certificado digital válido en México

En México, DocuSign admite los certificados emitidos por dos Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados por la Secretaría de Economía. El ciudadano o empresa que hace negocios en este país debe evaluar las opciones y adquirir su certificado digital directamente con uno de ellos:  

En ambos casos los certificados emitidos están alineados con los tipos de clave criptográfica usados por DocuSign eSignature para generar una firma digital legal en México.

Una vez que hayas recibido tu certificado digital, debes instalarlo en tu computadora, usando el archivo “certificado.p12” (o, alternativamente, el archivo “certificado.pfx”) emitido por el Prestador de Servicios de Certificación de tu elección. Simplemente haz doble clic en el archivo y el sistema operativo de tu computadora te guiará en el proceso de instalación.

Paso 2 – Firma un documento con DocuSign

Ahora que tienes tu certificado digital instalado en tu computadora puedes firmar digitalmente documentos desde DocuSign eSignature.

Al recibir un pedido de firma de un documento en tu correo electrónico, haz clic en “Revisar Documento”. Abre el documento y luego haz clic en el botón que indica la ubicación de tu firma. 

A continuación, si la persona que te envió el documento para firmar ha establecido la necesidad de que lo hagas usando tu certificado digital, DocuSign te va a pedir que instales una pequeña aplicación para poder seleccionar dicho certificado y así comprobar tu identidad. Selecciona tu certificado y continúa.

¡Listo! Has conseguido firmar un documento en DocuSign utilizando un certificado digital.

 Paso 3 – Comprueba la transacción

Para asegurarte de que todo ha pasado correctamente, DocuSign siempre emite un informe de la transacción de firma - que también se puede utilizar como prueba en juicio.

Además de identificar registros estándar, como el correo electrónico del firmante (donde sólo se puede acceder con su contraseña), fecha y hora de la firma y dirección IP del dispositivo, puedes encontrar el registro de que el documento se ha firmado con certificado digital mexicano (Signer Held Mexico). Además, cada transacción tiene un número de registro único (hash) que la identifica en la plataforma de DocuSign.

¡Firma a tu conveniencia!

Ya sea con una firma electrónica simple o con una firma digital, con DocuSign puedes formalizar múltiples acuerdos en México.

La firma electrónica es un instrumento estratégico para personas y organizaciones que necesitan rapidez, automatización y legalidad en sus procesos para firmar contratos y documentos. Asimismo, es una herramienta para proteger tus activos y para poder aceptar acuerdos en cualquier parte y a cualquier hora.

Si te parece empezar una prueba gratuita hoy o si necesitas aclarar dudas o si tienes preguntas sobre cómo usar un certificado digital para firmar un contrato, habla con uno de nuestros expertos.

Autor
DocuSign Contributor
Publicado en
Temas relacionados