¿Cómo autorizar compras con firma electrónica?
La firma electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas y negocios de todos los tamaños. Con esta solución, hoy en día es posible hacer más eficientes casi todas las operaciones, incluyendo la autorización de compras.
Este recurso permite a los departamentos de compras realizar sus operaciones de manera más ágil y también brinda a los negocios la oportunidad de mejorar la experiencia de los clientes al completar las transacciones de manera más rápida.
En este artículo exploramos la utilidad de la firma electrónica para autorizar compras y cómo se lleva a cabo.
¿Es posible autorizar compras con firma electrónica?
La respuesta es definitivamente sí. La mayoría de los comercios, negocios y empresas alrededor del mundo lo están haciendo en este mismo instante.
La firma electrónica permite autorizar órdenes de compra en cualquier empresa de manera fácil y rápida. Además, garantiza la seguridad en todas las operaciones, una ventaja con respecto a la firma autógrafa.
Los principales beneficios de su uso son:
- Simplificación de procesos;
- Reducción de costos de procesamiento de documentación;
- Centralización de todas las órdenes de compra y fácil acceso a ellas.
¿Cómo funciona la firma electrónica para autorizar órdenes de compra?
Al contar con un software de firma electrónica, como comprador puedes preparar y enviar acuerdos de compra, órdenes de compra y órdenes de cambio para obtener la firma electrónica. También puedes gestionar los documentos de compra que se envían para firma electrónica.
Si utilizas el software de DocuSign podrás preparar el documento de compra para firma electrónica utilizando las áreas de trabajo 'Acuerdos de compra' u 'Órdenes de compra'. Los pasos son muy sencillos:
- Crea el documento y especifica que requiere de una firma electrónica.
- Envía el documento para aprobación y reconocimiento.
- Una vez aprobado, prepara el documento para la firma electrónica (aquí podrás agregar firmantes, introducir el asunto y el mensaje, asignar tareas de firma para cada destinatario y añadir otros documentos necesarios).
- Envíalo.
Después del envío, podrás administrar el proceso de firma desde otro menú, donde tendrás total visibilidad de su estatus.
Ahora bien, este no es el único caso de uso para la autorización de compras. ¡Los negocios también pueden ofrecer esta oportunidad a sus clientes! ¿Cuáles son las ventajas de esto? De manera general, mejorar la experiencia y la interacción que tienen con la empresa.
Un ejemplo sencillo de lo anterior es cuando los clientes autorizan compras en terminales punto de venta con su PIN. Recuerda que este es otro tipo de autenticación válida, considerada firma electrónica. Esto es muy útil y práctico, ya que al momento de realizar la compra podrán simplemente digitar los dígitos para completar la transacción.
La firma electrónica mejora la experiencia de proveedores y compradores por igual, a la vez que permite formalizar contratos rápidamente con un proceso digital simple y muy seguro.
Además, todas las firmas que se capturan generan una auditoría de seguridad que rastrea todos los datos, mejorando la seguridad y garantizando el cumplimiento y protección de tu organización.
Beneficios de la firma electrónica para autorizar compras y en otros procesos del área
En el área de Compras de cualquier organización, esta herramienta tiene muchas ventajas. A continuación, analizamos algunas de ellas.
Optimización de las operaciones globales
La autorización de compras es solo una de las tantas funciones de la firma electrónica. Esta solución también es muy útil para formalizar contratos, sin importar en donde se encuentren. Un clic sustituye a toda una serie de acciones manuales, eliminando la carga de procesos administrativos, desde documentos perdidos hasta el trabajo de archivar.
Además, como dueño de un emprendimiento puedes utilizarla para firmar contratos de todo tipo.
Uso fácil e intuitivo
Esta herramienta le permite a clientes y consumidores firmar digitalmente de manera simple y desde cualquier lugar. La aprobación de cualquier acuerdo o transacción se puede finalizar de manera rápida y sin necesidad de complicados procesos de adaptación a la tecnología.
Experiencia de compra
Podrás mejorar la experiencia para los clientes, proveedores y de tu propio equipo. Al autorizar compras mediante la firma electrónica, vuelves todo el proceso más fácil que firmar de manera presencial.
Seguridad
Para ambas partes, la firma electrónica se considera más segura que la autógrafa. El documento digital difícilmente puede ser alterado o falsificado. Además, existe mayor confidencialidad, ya que el contenido de los documentos solo puede ser visualizado por las partes implicadas y autorizadas.
Integraciones
Las mejores soluciones de firma electrónica del mercado permiten integrar esta solución con una gran variedad de sistemas y software para compras.
Por ejemplo, DocuSign eSignature soporta más de 350 integraciones con los sistemas líderes de planificación de recursos empresariales (ERP) y de gestión de la cadena de suministro (SCM), tales como SAP, Oracle y Coupa.
Además, también permite, mediante la analítica, comparar acuerdos de forma paralela; ayudando al equipo de compras a identificar riesgos y oportunidades de manera inmediata.
Ahorro
Firmar electrónicamente disminuye los gastos de traslado, así como los gastos administrativos derivados del uso de papel. También, garantiza un ahorro de tiempo para todas las partes, puesto que el proceso de compra es mucho más dinámico.
¡Hemos llegado al final!
Como ves, ¡la autorización de compras mediante firma electrónica es completamente posible! Además, contar con las herramientas adecuadas proporciona un gran número de ventajas para las empresas, negocios y proveedores que la utilizan.
¿Quieres conocer más sobre esta solución? Entonces, te invitamos a leer nuestro whitepaper "Beneficios de usar firma electrónica" donde encontrarás más información sobre cómo esta herramienta está mejorando los procesos comerciales críticos de las empresas.