¿Cómo firmar documentos con DocuSign?

Firmar documentos con DocuSign es fácil

DocuSign puede ser una novedad para muchos usuarios. Dudas acerca de esta nueva forma de gestionar documentos pueden surgir.

Si quieres volver tus negocios más productivos, rápidos y eficientes, firmando digitalmente documentos o procesos internos, pero aún tienes recelos, creamos un guía muy práctico para aclarar tus cuestiones.

1.   ¿Qué es DocuSign?

Para comenzar, DocuSign es la compañía que creó la tecnología de firmas electrónicas para volver los sistemas de acuerdos más simple e intuitivos.

La plataforma es nativa en la nube, además de ser eficiente en términos de seguridad y economía.

La compañía fue creada en 2003 y desde entonces somos líderes mundiales de firmas electrónicas.

Actualmente, más de 537 mil clientes alrededor del mundo utilizan y confían en DocuSign para formalizar sus transacciones electrónicas y enviar documentos para que sean firmados.

Más de 1 millón de documentos son firmados a través de nuestros servicios diariamente. A cada 0,4 segundos una persona firma un documento con DocuSign en todo el mundo.

2.   ¿Cómo el servicio de DocuSign funciona?

Como hemos dicho, todo es muy simple e intuitivo. Abajo, vea cuáles son los pasos para quién firma un documento con DocuSign:

  • Vas a recibir un correo con un botón “Revisar documento”. Debes hacer clic para acceder al documento;
  • Si es la primera vez que utilizas la plataforma DocuSign, debes aceptar un término dónde consientes hacer negocios por vía electrónica;
  • Después, haz clic en “Continuar” e intuitivamente identificará la nueva pestaña dónde necesitas incluir una información o firmar;
  • Al acceder al documento, puedes elegir dos maneras de firmar: puedes designar su firma (si tienes un dispositivo touchscreen) o adoptar una representación electrónica (desde modelos predefinidos por la plataforma) de su intención legal de firmar el documento;
  • Después de completar todas las informaciones y firmar todos los campos obligatorios, haz clic en "Finalizar".

Vale la pena señalar que no hay costo para el usuario que firma un documento (es decir, no hay costo para el destinatario), ni hay necesidad de registro.

3.   ¿Firmas electrónicas son válidas jurídicamente?

Las firmas electrónicas de DocuSign son legales y válidas para una amplia gama de transacciones comerciales o personales.

Muchos países aceptan el uso de la tecnología para formalizar distintos tipos de acuerdos, incluso México. Aquí, la Ley de Firmas Electrónica Avanzada establece las características para la adopción de la firma.

Además, existen ventajas adicionales cuando firmas documentos con DocuSign, como los registros para auditoria, las autenticaciones exigidas y el alto nivel de seguridad, aspectos que corroboran como pruebas de validez y se pueden presentar en juicio.

La plataforma hay un histórico positivo de ofrecimiento de evidencias para los clientes, cuando ellos necesitan de dados frente a un juez. Además, DocuSign también se dispone a atestar la validez de sus servicios, incluso garantizando que el producto cumple con reglamentos y leyes locales.

Si tienes más dudas, accede a nuestra Guía Legal.

4.   ¿Es necesario que la firma electrónica y la firma autógrafa sean idénticas?

Es importante aclarar que, jurídicamente, la firma es una evidencia que garantiza y manifiesta el interés en un acuerdo. De facto, se puede utilizar cualquier de los tipos para firmar con validez jurídica.

Si tienes una cuenta DocuSign, es posible hacer el escaneo de la imagen de tuya firma manuscrita para firmar documentos.

Otra posibilidad, si utilizas un dispositivo touchscreen, es escribir directamente en la pantalla.

Uno y otro se pueden utilizar en DocuSign.

Pero puedes también crear una representación digital con nuestros modelos predefinidos. Tenemos un painel con 20 tipos de firmas.

Firmar un documento electrónicamente significa que el usuario declara su intención y compromiso legal a ese documento. Así el proceso se vuelve jurídicamente válido.

Los métodos de autenticación de DocuSign (incluso SMS, escaneo de documentos y otros), como los registros y sellos de seguridad, son frecuentemente aceptados como pruebas en juicio.

5.   ¿DocuSign es seguro?

Seguimos prácticas avanzadas para y validadas por el mercado. Aseguramos la protección de datos y los contenidos de las transacciones de nuestros clientes.

Cada firma electrónica es única, documentable, protegida con criptografía y auditada con sellos de seguridad.

Asegurar la confidencialidad de las transacciones y mantener todos los registros para auditoria son prioridades de nuestra tecnología. Por esto, DocuSign es conocida en todo el mundo por su alto nivel de seguridad, afianzada por el mercado financiero:

  • Estándares de cumplimiento con fuertes medidas de seguridad;
  • Cifrado completo de documentos;
  • Acceso altamente seguro basado en distintas opciones de autenticación;
  • El nivel más fuerte posible de demandas y antirrechazo de sus transacciones.

Para obtener más información sobre las características de seguridad de DocuSign, conozca nuestro Centro de Confianza.

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