Cómo usar la firma electrónica con Microsoft y DocuSign

Las aplicaciones de Microsoft están entre las más utilizadas en los negocios hoy en día, incluso para flujos de trabajo de contratos que a menudo involucran muchos sistemas diferentes en toda la empresa. Por eso, DocuSign Agreement Cloud proporciona un conjunto de integraciones para Microsoft, respaldando el ciclo de vida de cualquier contrato: desde la creación y colaboración de documentos hasta la firma electrónica de acuerdos y su almacenamiento. Así, los usuarios nunca precisan abandonar la plataforma de Microsoft.

DocuSign ha ampliado su asociación estratégica global con Microsoft para acelerar la forma en que las personas colaboran y cierran acuerdos en la economía remota. Las aplicaciones como Sharepoint, Word, Dynamics 365, Power Automate y más funcionan a la perfección con DocuSign Agreement Cloud, lo que le permite acelerar y conectar cada etapa del proceso del acuerdo. Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo puedes usar las aplicaciones de DocuSign con tus soluciones favoritas de Microsoft.

Creación de documentos

¿Necesita una firma simple en un formulario o documento breve? Una encuesta reciente de DocuSign reveló que el 68% de los profesionales usa Word para generar contratos. Con DocuSign eSignature para Microsoft, es fácil crear una firma electrónica en un documento de Word sin tener que salir de la aplicación. 

Para los equipos de ventas, el proceso del contrato puede ser más complejo, ya que implica el intercambio de múltiples formularios y documentos firmados, desde el acuerdo de confidencialidad (NDA) inicial hasta el contrato final firmado, pasando por la cotización. Si se realiza manualmente, este proceso puede quitarles un tiempo valioso a los vendedores mientras copian la información del cliente en estos formularios, sin mencionar la posibilidad de errores.

DocuSign eSignature para Dynamics 365 permite a los equipos de ventas cerrar tratos más rápido y brinda a los líderes de ventas una mayor visibilidad del estado de la firma. Los equipos de ventas pueden completar y configurar previamente los campos de Dynamics para combinar automáticamente los datos con la firma electrónica y viceversa para garantizar que la creación de contratos sea eficiente, fácil y sin errores. Una vez que el documento se firma y completa, se guarda automáticamente en el registro de Dynamics para garantizar que todos los documentos estén en una ubicación central.

Colaboración

De todos los pasos en el ciclo de vida de un contrato, la colaboración y la negociación son los que consumen más tiempo, según nuestra encuesta. Una de las causas fundamentales de los desafíos de negociación es la falta de un método común para compartir contratos y colaborar en las revisiones. Para solucionar este reto, hace sentido administrar el proceso de negociación de contratos desde Teams, una aplicación de Microsoft en la que confían más de 115 millones de usuarios activos diarios.

DocuSign eSignature for Teams permite a los empleados recibir notificaciones en tiempo real sobre acuerdos para firmar directamente dentro de Microsoft Teams. Envía rápidamente documentos de incorporación de recursos humanos, contratos de ventas y más para su firma desde Teams. También recibirás notificaciones cuando necesites firmar o cuando alguien complete un acuerdo, y las notificaciones de recordatorio se envían automáticamente para alentar a otros a firmar y completar documentos.

Microsoft Teams Approvals permite a los usuarios crear, administrar y compartir aprobaciones directamente desde Teams. Con esta integración, también puede crear una aprobación de firma electrónica en Teams dentro de la aplicación Aprobaciones, lo que le permite agilizar las solicitudes de aprobación mientras se mantiene actualizado sobre el estado de la aprobación mediante la recepción de notificaciones.

DocuSign CLM para Microsoft Word permite a los usuarios acceder a una biblioteca de cláusulas legales y un cuadro de mando de riesgo impulsado por IA desde Microsoft Word. Una biblioteca de cláusulas ofrece cláusulas preaprobadas en una ubicación central para que los usuarios no legales puedan extraerlas durante la generación y negociación de contratos, lo que ahorra tiempo a su equipo legal.

Para formularios y aplicaciones más sencillos donde no se requiere negociación, también puede usar DocuSign eSignature para Microsoft Outlook para enrutar de forma segura los acuerdos a las personas adecuadas en el orden correcto. En Outlook, los empleados pueden completar previamente los campos con una plantilla, así como también los destinatarios con los contactos de Outlook. Simplemente indique los campos que deben firmarse y presione enviar. 

Firma Electrónica y Microsoft

Independientemente de la aplicación de Microsoft que elijas para trabajar, DocuSign eSignature sigue siendo la solución líder para firmar documentos electrónicamente y capacitar a tu organización para:

• Proteger datos y acuerdos comerciales confidenciales;
• Deleitar a los clientes con una experiencia de firma intuitiva;
• Mejorar la productividad de los empleados con flujos de trabajo configurables y automatizados;
• Conectar con las herramientas que sus equipos usan todos los días;
• Apoyar la sostenibilidad ambiental.

DocuSign eSignature incluye un registro electrónico que sirve como registro de auditoría y prueba de la transacción. También lo ayuda a cumplir con algunos de los estándares de seguridad más estrictos y utiliza las tecnologías de cifrado de datos más sólidas disponibles.

Almacenamiento y gestión

Una vez que se firman los acuerdos, se deben cumplir las acciones y cumplir los términos. DocuSign eSignature para Power Automate permite a las organizaciones activar automáticamente los próximos pasos posteriores a la firma. La lectura de los metadatos pone en marcha los flujos de trabajo posteriores a la firma, eliminando la mayoría o todos los procesos manuales. Los usuarios pueden sincronizar archivos, recibir notificaciones, recopilar datos e iniciar otros procesos para ahorrar tiempo, evitar errores y cumplir con los plazos. 

El almacenamiento, la búsqueda o la auditoría de los acuerdos después del hecho requiere un esfuerzo minucioso, a menudo por parte de abogados altamente calificados. No solo es costoso, el proceso manual también es propenso a errores. ¿Dónde está guardado ese documento? ¿Contiene esa cláusula específica? ¿Cuándo se supone que debe desencadenarse esa acción? ¿El cumplimiento está comprobando para qué? 

DocuSign eSignature para Microsoft SharePoint permite a las organizaciones enviar, firmar y rastrear documentos de forma segura directamente desde cualquier biblioteca de documentos de SharePoint Online. Conectar firma electrónica a SharePoint ofrece a los usuarios las siguientes opciones:

• Cuando los acuerdos completados se gestionan en una biblioteca de documentos de SharePoint, se centralizan en la nube y se vuelven fáciles de acceder y buscar;
• Una vez que se firma un contrato en Dynamics 365, la oportunidad se actualiza automáticamente con la información del acuerdo y el contrato firmado se almacena de forma segura. Reemplazar los procesos manuales de relación con el cliente y el cambio de aplicaciones con agilidad y velocidad automatizadas equipa a su empresa para seguir avanzando;
• Los usuarios que deseen iniciar el proceso de envío a través de Dynamics 365 y mantener SharePoint como su depósito central de documentos, pueden conectar su sitio de SharePoint a Dynamics 365. Por lo tanto, no importa dónde se originen los documentos enviados para su firma, se guardan en SharePoint una vez completados.

La integración perfecta de un repositorio de acuerdos centralizado facilita cualquier análisis de acuerdos que requieran las empresas. Los acuerdos se pueden monitorear fácilmente en busca de cambios en precios, regulaciones, requisitos de terceros, puntos de referencia y otras circunstancias. 

Al usar las firmas electrónicas con Microsoft, su equipo puede administrar todo el ciclo de vida del contrato directamente desde las aplicaciones donde se realiza el trabajo, lo que aumenta la productividad, reduce los errores y acelera el proceso del contrato. Obtén más información sobre cómo Microsoft y DocuSign continúan innovando para automatizar y conectar todo el proceso de acuerdos.