Compliance Officer: ¿cuál es su rol en el cumplimiento de una empresa?

Con el surgimiento de mercados financieros ultra regulados, el Compliance Officer apareció para poder ejecutar las tareas de monitoreo y vigilancia a todos los aspectos cruciales para garantizar el compliance en una organización.

¿Quieres saber qué hace y cuáles son las funciones que desempeña este profesional? ¡Lee hasta el final!

¿Qué es un Compliance Officer?

El Compliance Officer u oficial de cumplimiento, es un rol que se hizo popular a principios del milenio, cuando los mercados financieros y el giro farmacéutico empezaron a recibir múltiples regulaciones y normas, que abrumaban a los equipos legales y, por supuesto, a las directivas de grandes empresas.

Las intensas normativas que fueron impuestas en muchos lados del mundo, sobre todo en Estados Unidos, provocaron la necesidad de crear un puesto encargado de acompañar y verificar que las organizaciones estuviesen al día con todas las leyes y regulaciones del momento.

Además, si tomamos en cuenta que el mercado financiero, sobre todo en el área bursátil y bancaria ha sido objeto de múltiples escándalos a través del tiempo, no es muy extraño encontrarle la lógica a la importancia del Compliance Officer.

Ahora bien, ¿a qué se dedica?

Rol del Compliance Officer

El Compliance Officer actualmente es considerado dentro de ambientes empresariales como una pieza crucial de la toma de decisiones y el control de las operaciones.

Su rol está basado en la garantía de cumplimiento normativo de todas las operaciones e iniciativas que se generen dentro de la organización y, por supuesto, aquellas acciones que guardan relación con otras instituciones.

La importancia de este rol pasó rápidamente de ser de carácter únicamente consultivo, sirviendo como guía en muchas decisiones a ser una pieza fundamental en las planificaciones estratégicas de múltiples compañías.

Funciones del Compliance Officer

Las responsabilidades del Compliance Officer en países con una actividad empresarial congruente y constante como México, se basan en la recopilación de datos, análisis posterior y generación de informes relacionados con posibles riesgos e incumplimientos en materia legal, tributaria, financiera, entre otros.

Sin embargo, no se limitan a ello, dado que su rol también agrupa todas las tareas relacionadas con el monitoreo, acompañamiento, gestión, implementación y comunicación a los entes correspondientes para garantizar la legalidad de las acciones y productos que una organización usa en su día a día.

El Compliance Officer no posee una función específica estática, más bien ocupa responsabilidades que pueden variar de empresa a empresa según su estructura jerárquica, las operaciones específicas y su cadena de mando, pero generalmente, fundamentadas en la Norma ISO 19600, como por ejemplo:

• Identificar las responsabilidades legales y éticas de las empresas.
• Comprender los procesos y operaciones de la empresa para integrarlas con el compliance.
• Proporcionar y ofrecer capacitaciones continuas en materia de compliance normativo.
• Responder por la comunicación del compliance a todos los colaboradores de la empresa.
• Contribuir con la definición de las obligaciones del compliance y garantizar que sean congruentes con la organización.

Profundizando en la responsabilidad del Compliance Officer de transmitir e informar sobre el cumplimiento normativo y la implementación de medidas para identificar riesgos y fallas en la gestión operativa, este profesional debe realizar:

• Disponibilidad de sistema de denuncias y quejas para los empleados.
• Reuniones con los gerentes y encargados departamentales.
• Generar informes sobre problemas o posibles riesgos.
• Crear mecanismos de soporte a los colaboradores para responder sus dudas.
• Control de procesos en actividades cruciales relacionadas con el cumplimiento, como firma de documentos, aprobaciones, regalos corporativos, entre otros.
• Analizar y presentar indicadores de performance y compliance a la directiva y a las organizaciones correspondientes.

5 beneficios de contar con un Compliance Officer

Tener a un Compliance Officer como garante de cumplimiento y responsabilidad corporativa puede proporcionar un sinnúmero de ventajas, dentro de las cuales destacan:

1. Evitar procesos legales desfavorables

Monitorear el comportamiento general en ́la búsqueda de posibles riesgos o incumplimientos en los procedimientos es la mejor vía para reparar el daño antes de que sea demasiado tarde.

De esta forma, se estará identificando aquellas prácticas que no se ajusten a los estándares y que potencialmente puedan convertirse en la comisión de delitos, ya sea de forma premeditada o por ignorancia.

2. Proporcionar estabilidad en el mercado

Las iniciativas que se toman en una empresa tienen un impacto casi inmediato en su industria. Las regulares y normas en ese sentido son las reglas del juego y, cumplirlas, constituye un valor fundamental para permanecer activo y competitivo.

En este sentido, un Compliance Officer puede encargarse de elaborar una gestión de cumplimiento normativo para obtener transparencia y garantizar que la empresa "juega limpio" con cada una de sus acciones.

3. Aumentar y mantener la reputación de la empresa

A través de la creación de mecanismos, un Compliance Officer puede generar los procesos mediante los cuales se identificarán, evitarán y prevendrán todas aquellas acciones y malas prácticas que puedan perjudicar la reputación de la organización.

Asimismo, esto le brindará al negocio fama y autoridad dentro de su mercado atrayendo accionistas, inversores y clientes gracias a un rol que respalda cada movimiento y asegura su transparencia.

4. Identificar fraudes

En muchas ocasiones, el Compliance Officer reconocerá procesos y acciones que no corresponden con las normas internas y gubernamentales de cumplimiento por parte de los mismos colaboradores.

Una sola persona con malas intenciones puede hacer mucho daño si se encuentra en el lugar correcto, por ello, a través de este rol tu empresa sabrá con toda seguridad que cada uno de los miembros de la compañía se ajustan a las normativas y cumplen con las regulaciones establecidas.

5. Garantiza la igualdad en el espacio de trabajo

Uno de los grandes beneficios que un Compliance Officer es capaz de aportar es afectar positivamente a la cultura organizacional y al desempeño de la fuerza laboral.

A través de la aplicación adecuada del compliance, este profesional se encargará de que existan protocolos de competencia interna que respeten los lineamientos éticos y morales en cuanto a la meritocracia y al reconocimiento.

¿Cómo sumar un Compliance Officer a tu empresa?

Para lograr adicionar este rol de forma efectiva, puedes seguir los siguientes consejos:

• Define las funciones del puesto.
• Bríndale independencia y autonomía.
• Disponibiliza el acceso de este profesional juntas directivas.
• Dale libertad de comunicarse con las instituciones gubernamentales.
• Acceso total a documentos relacionados con el compliance.
• Derecho a participar en la toma de decisiones estratégica.

Si cumples con estos preceptos básicos le permitirás al Compliance Officer tener control de sus funciones y poder brindar reportes completamente transparentes.

¡Ya sabes qué es y a qué se dedica el Compliance Officer!

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