¿Cómo lograr una comunicación interdepartamental efectiva?
La comunicación interdepartamental tiene suma importancia para cualquier organización, porque puede provocar serios problemas si no está optimizada correctamente. Por esta razón, en este contenido te contaremos de qué trata, los beneficios que trae para una empresa cuando se establecen procesos eficientes y consejos de cómo mejorarla en cualquier tipo de compañía.
Pero, antes de empezar es importante mencionar que el siguiente artículo será de utilidad para empresas con dos departamentos o varios empleados que se encargan de diferentes procesos. Lo que es adaptable tanto para PYMES como para organizaciones que manejan varias operaciones al mismo tiempo.
¡Comencemos!
¿Qué es la comunicación interdepartamental?
La comunicación interdepartamental va mucho más allá de las conversaciones que existen entre miembros de una misma empresa que se encuentran en diferentes áreas o sectores.
Se refiere al proceso de compartir información entre diferentes grupos empresariales, ya sea a procesos relacionados directamente con la generación de actividades y negocios o, intercambios de ideas, reuniones interdepartamentales, entre otros con el fin de diseñar nuevas estrategias u optimizar las que ya se tienen.
Dicho esto, puede que muchos de los líderes empresariales aún no encuentren el valor de trabajar en pro de la eficiencia de la comunicación interdepartamental porque piensan que los procesos por separado benefician más a la organización y, por esto, a continuación, te presentamos las razones por las que vale la pena considerarla.
Beneficios de una comunicación interdepartamental efectiva
El trabajo en equipo necesita de varios elementos para que garantizar su eficiencia y producir los resultados esperados. Cuando se logra esto, se consigue llevar beneficios inigualables a las organizaciones que les permiten competir con cualquier otra compañía dentro de su giro.
Descubre de cuáles beneficios estamos hablando específicamente.
Mayor productividad
Para ilustrar mejor este punto, el caso de Novo Nordisk es un excelente ejemplo. Esta organización farmacéutica de renombre mundial tenía grandes problemas de retrasos en su área legal para aprobar nuevos contratos lo que impedía que el departamento de ventas pudiese cerrar negocios eficientemente.
Sin embargo, gracias a la optimización de procesos utilizando herramientas digitales como la firma electrónica lograron convertir el 90% de estos documentos en archivos digitales y pasar de 30 días de espera para la aprobación a solo 6 horas.
¿Cuál fue el resultado? La organización y su comunicación interdepartamental optimizada logró eficientar la relación que existe entre estas dos áreas tan importantes y, como consecuencia, Novo Nordisk ahora es una empresa mucho más ágil y productiva.
Disminuye las confusiones
Para detallar este punto, citaremos el caso de éxito de Bandai México, una empresa fabricante y licenciataria internacional de juguetes infantiles, que buscaba optimizar sus procesos organizacionales.
Y es que antes de adoptar tecnologías innovadoras como la firma electrónica, el equipo de Finanzas, Contabilidad, Ventas y otros tenían grandes problemas y confusiones con el protocolo de tratamiento de archivos. Los documentos se traspapelaban y no se iban a las personas que les deberían recibir.
Ya que para tramitar un documento tenían que imprimir en papel, pasarlo a un equipo de revisores para luego buscar a los firmantes personalmente y, por último, proceder a almacenarlos.
Esto generaba grandes confusiones, pérdidas y extravío de documentos. Se presentaban situaciones en las que un área había enviado una factura a Finanzas y dicho departamento realmente no lo había recibido.
Para solucionar estos inconvenientes, decidieron mejorar la comunicación interdepartamental al adoptar una plataforma digital para centralizar la gestión de documentos y poder rastrear rápidamente cada archivo.
Genera confianza
Además de todo esto extraído de casos reales, una buena comunicación interdepartamental puede generar mayor confianza entre los miembros de una empresa al ayudar a cada trabajador en su tarea de pasar información a otra área y, evitar las incongruencias que se pueden generar en procesos descentralizados.
Todo lo antes mencionado evidencia la gran influencia que tiene la comunicación interdepartamental en una gestión empresarial efectiva y eficiente. Por ello, ahora te proporcionaremos consejos para que puedas aplicarla en tu compañía.
4 consejos para generar una buena comunicación interdepartamental
Muchos estudios reflejan que la falta de colaboración y comunicación en un espacio de trabajo puede causar fallas severas en la productividad. Para evitarlo, puedes recurrir a estas prácticas con el fin de mejorar tu comunicación interdepartamental.
1. Apoyarse en la tecnología
La transformación digital trajo consigo grandes beneficios para las vidas de las personas y para las actividades empresariales.
Y, para que diversas áreas de una organización puedan transferir información en esta época de gran competitividad, es necesario equiparlos con equipos y soluciones que eficiente esta actividad.
Por ejemplo, herramientas de gestión empresarial como el ERP (Enterprise Resource Management) o la firma electrónica pueden centralizar el tratamiento de datos y permitir que cada departamento pueda transferir y acceder a ellos en el momento que sea requerido.
2. Reuniones productivas
Es un cliché decir que una reunión de trabajo pudo resumirse en un email, sin embargo, muchas veces esto es cierto. Posicionar a personas en un lugar de trabajo interfuncional es una tarea que necesita reunir a los equipos en intervalos específicamente diseñados para abordar las necesidades interdepartamentales.
De esta forma, cada equipo o área tendrá la información que necesita para trabajar con otro departamento sin interferir en sus labores rutinarias.
3. Construir relaciones proactivas
Sin dudas, las relaciones interpersonales tensas interfieren con la confianza. Por ello, crear relaciones sanas y sólidas de trabajo entre los miembros de la organización estimula la comunicación y, por supuesto, la productividad.
Las formas de hacer esto pueden variar según el caso, por ejemplo: realizar almuerzos grupales, ofrecer ayuda en proyectos no relacionados con el área en que te desempeñas, brindar recursos durante períodos lentos, entre otros.
4. Promover objetivos conjuntos
Si bien los departamentos generalmente persiguen metas diferenciadas, el promover grandes objetivos comunes puede mejorar sustancialmente la comunicación interdepartamental al establecer metas grupales que pueden ser aún más beneficiosas que buscar cumplir sus objetivos personales.
Para ello, es importante que se capacite a los empleados de las expectativas de negocio y entrenarlos para que puedan sentir que la consecución de las metas empresariales también es valioso para ellos.
¡Es todo!
Si has llegado hasta aquí podrás reconocer fácilmente lo que la buena comunicación interdepartamental puede hacer en favor de una organización, en temas relacionados con la productividad y clima laboral.
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