Cómo la digitalización está reinventando el departamento de compras

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Las empresas de todos los tamaños y en todas las industrias están simplificando las interacciones internas y reduciendo los costos al pasar de acuerdos basados ​​en papel a un proceso totalmente digital. Esto es igualmente verdadero para el departamento de compras. 

A medida que la tecnología automatiza los flujos de trabajo repetitivos y que requieren mucho tiempo, los equipos de compras están creando un nuevo valor al ejecutar los contratos más rápido, reducir el riesgo, reducir los costos, garantizar el cumplimiento y aumentar la visibilidad para todos los involucrados.

Si tu personal de compras aún no ha hecho un movimiento para actualizar la tecnología de sus acuerdos, es hora de centrarse en crear un flujo de trabajo moderno para sus acuerdos

A continuación, analizamos aspectos específicos del flujo de trabajo de compras y examinamos cómo las herramientas digitales pueden eficientar la forma en que las empresas administran las nuevas compras. Descubre cómo un flujo de trabajo digital sin interrupciones puede afectar las relaciones del equipo de compras con partes internas, proveedores externos, reguladores y más.

Un área de compras exitoso: acuerdos más exitosos

A pesar de que la tecnología ha impulsado cambios en el panorama comercial moderno, el enfoque central de las compras, la cadena de suministro y la gestión de proveedores se ha mantenido constante: los acuerdos. Estos documentos son cruciales para cada interacción entre una organización y sus partes interesadas externas. 

Los acuerdos son parte del proceso inicial de selección de proveedores hasta los pagos finales. El área de compras utiliza múltiples documentos para su funcionamiento:

  • cotizaciones
  • solicitudes de propuestas
  • acuerdos de confidencialidad
  • acuerdo de servicios etc.

La forma más fácil para que un equipo de compras haga su trabajo, asegurando los bienes y servicios correctos a un precio justo, es supervisar procesos de acuerdos sólidos que faciliten la claridad sobre la entrega de bienes, servicios y pagos. 

Los proveedores esperan experiencias simples y de alta visibilidad 

La tecnología de uso del consumidor ha elevado el nivel de las transacciones comerciales. Esas expectativas se trasladan al lugar de trabajo tanto para los proveedores como para las partes interesadas internas. 

En un mundo donde cualquiera puede ver la televisión, pedir una cena o llamar a un automóvil desde su celular en cuestión de unos pocos clics, ¿por qué se conformarían con sistemas de acuerdo más complicados y menos precisos? 

Las transacciones de compra suelen implicar una larga cadena de acciones que deben realizarse en un orden específico. Un sistema de acuerdos que desbloquea datos y aumenta la visibilidad para los miembros de esa cadena de acuerdos ofrece mucho valor. Proporcionar a las partes externas una forma fácil y transparente de hacer negocios seguramente contribuirá en gran medida a asegurar los mejores proveedores disponibles. 

Si las organizaciones facilitan hacer negocios con ellos, encontrarán muchos más vendedores y proveedores haciendo cola para colaborar. La mayor visibilidad de los documentos también facilita mucho el trabajo con los equipos de finanzas, legales y de TI.

La automatización ofrece oportunidades de mejora

Al igual que otras líneas de negocio, como en el departamento de ventas o de recursos humanos, los procesos de compras pueden beneficiarse de la nueva tecnología digital. La automatización puede aportar una velocidad increíble al procesamiento de acuerdos, al tiempo que minimiza el margen de error y trabajo duplicado

Hay varios beneficios enormes al alejarse de los acuerdos en papel obsoletos, costosos e inconvenientes. Gran parte del trabajo manual de preparar, firmar, implementar, ejecutar y gestionar un acuerdo es redundante y, en cambio, puede gestionarse mediante tecnología. La automatización también puede ayudar con el análisis de contratos y la mitigación de riesgos en todo el sistema de acuerdos. 

Desde el inicio del proceso, los contratos electrónicos requieren menos análisis que los manuales porque hay controles más estrictos sobre cómo se los redacta. Una vez que un contrato se encuentra en una fase de revisión o negociación, las herramientas de automatización inteligente se pueden utilizar para identificar partes específicas de un contrato que requieren una revisión adicional o presentan una oportunidad comercial. 

La integración de la automatización en el flujo de trabajo del acuerdo reduce los costos en general y permite a los profesionales de compras individuales dedicar su tiempo a gestionar las partes cruciales de su trabajo, maximizando el retorno de las inversiones de la empresa.

Asegurando el cumplimiento en escenarios regulatorios cambiantes

Garantizar el cumplimiento en todas las transacciones comerciales es difícil. Los equipos de compras son responsables ante las partes interesadas internas y los proveedores externos para garantizar que los acuerdos se ajusten a las regulaciones existentes y al cumplimiento corporativo. 

Para hacer esto correctamente, se asocian con otros equipos internos (generalmente legales, de riesgo y cumplimiento) de forma regular para asegurarse de que los acuerdos no incumplan el cumplimiento. Con severas sanciones por estas fallas, las organizaciones necesitan construir un sistema de acuerdo que les dé a los expertos en cumplimiento interno autonomía para brindar su guía de una manera simple y repetible. 

Internamente, cada organización tiene sus propias regulaciones internas sobre la selección e incorporación de nuevos proveedores. La automatización agiliza este proceso para garantizar que los equipos de compras puedan moverse rápidamente y estar en sintonía con los proveedores y las partes interesadas internas.

Los primeros innovadores de acuerdos lideran el camino

Los equipos de compras que han pasado a un proceso de acuerdo completo con DocuSign Agreement Cloud para Compras ya han demostrado ser extremadamente exitosos, reduciendo la cantidad de tiempo y recursos necesarios para hacer su trabajo. 

Estos pioneros están maximizando la visibilidad de los acuerdos, lo que reduce el riesgo y crea nuevas oportunidades de crecimiento. Por ejemplo, HP informó una mejora del 93% en el tiempo de respuesta de los acuerdos. Toshiba redujo el tiempo del ciclo del acuerdo de dos semanas a solo dos horas. 

Además de todo eso, las empresas que han invertido en minimizar su impacto en el clima están experimentando reducciones drásticas en la cantidad de papel consumido después de pasar a un proceso de acuerdo digital.

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