Digitalización de procesos: ¿Qué es y cuáles son los beneficios?

Hoy en día, la digitalización de procesos es uno de los aspectos clave para añadir valor a los negocios y hacerlos más competitivos.

No es ningún secreto que, a medida en que la tecnología evoluciona, las empresas deben aprovechar el potencial de las herramientas digitales, como también adaptarse a las nuevas necesidades de los consumidores.

Sin embargo, la digitalización es un concepto que aún hoy genera malentendidos. ¿Qué implica realmente digitalizar una empresa? ¿Qué ventajas presenta? Preparamos este artículo para abordar estas —y otras— preguntas sobre la digitalización de procesos.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es la digitalización de procesos?

Al hablar de digitalización de empresas, muchos creen que se trata únicamente de trasladar toda la información analógica a datos digitales.

Y si bien la digitalización de información y la creación de nuevos datos digitales forma parte de este proceso, lo cierto es que va mucho más allá.

Entonces, ¿qué es realmente la digitalización de procesos? De acuerdo a Gartner, podemos definirla como el uso de tecnologías digitales para transformar un modelo de negocio, de manera que aumenten las oportunidades de crear valor añadido y generar ingresos en una empresa.

En ese sentido, digitalizar procesos implica actualizarlos para volverlos más eficientes y redituables, con el objetivo final de aumentar la productividad y la satisfacción de los clientes.

Al mismo tiempo, la digitalización de procesos supone dejar atrás los documentos en papel y las tareas analógicas, como también implementar de forma estratégica herramientas, tecnologías y entornos de trabajo digitales. 

Para que esa implementación sea exitosa, es necesaria la adopción de una cultura digital en las organizaciones, guiada por filosofías de trabajo data-driven (impulsadas por datos) y digital-first (que prioricen lo digital). 

¿Cuáles son los tipos de digitalización?

En muchas ocasiones, las organizaciones en vías de digitalizarse centran todos sus esfuerzos en un solo aspecto, como el operativo, sin tener en cuenta que hay distintos tipos de digitalización.

Al definir el concepto, ya anticipamos algunos tipos de digitalización que pueden afrontar las empresas y, ahora, queremos contarte en detalle cuáles son.

Recuerda que no son categorías aisladas, sino que están interconectadas, por lo que es imposible alcanzar una verdadera transformación digital en tu negocio sin abordar cada una de ellas.

Transformación de procesos

Es probablemente la más importante, ya que engloba al resto, y se relaciona con la digitalización a nivel operativo y técnico.

Este tipo de digitalización busca mejorar la calidad y reducir los costos de los procesos internos. Puede involucrar a cualquier área de la empresa que necesite optimizar sus procesos a través de herramientas digitales.

Así, un ejemplo de digitalización de RRHH podría ser el uso de una solución de firma electrónica para agilizar la gestión de contratos laborales. 

Transformación de modelos de negocio

Como vimos, en muchos casos la digitalización implica una transformación de raíz en los negocios. Es el caso de las empresas que se reinventan de la mano de la tecnología para modificar su producto o servicio, o cambiar radicalmente la forma en que lo venden. 

Cambio de mercado o sector

Si la transformación digital supone aprovechar al máximo las nuevas oportunidades que brindan las tecnologías, este tipo de digitalización es el mayor exponente de esa idea.

Se trata de digitalizarse para empezar a posicionar una empresa en un nuevo segmento de mercado o, directamente, para expandirse a otros rubros, tal como han hecho gigantes como Red Bull o Amazon. 

Transformación de la cultura organizacional

Ya lo anticipamos: la digitalización de procesos no solo se trata de incorporar tecnologías, sino fundamentalmente de redefinir los objetivos empresariales, flujos de trabajo y la mentalidad de los empleados. 

En definitiva, la transformación digital siempre requiere de una transformación cultural a nivel organizacional.  

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización? 

Son muchos los beneficios que se desprenden de la digitalización de procesos, pero los 3 más importantes que puede aportar a cualquier empresa, grande o pequeña, son:

  • Mayor productividad: La automatización de tareas manuales y repetitivas, no solo agiliza el trabajo, sino que además libera a los empleados para que se enfoquen en tareas que aporten valor al negocio. 
  • Reducción de costos: A partir de la mejoría en los flujos de trabajo, la digitalización permite ahorrar hasta un 90% en costos operativos.
  • Facilita la toma de decisiones: A medida que aumenta la capacidad de recopilar y analizar información mediante el Big Data y la Inteligencia Artificial, es posible tomar mejores decisiones basadas en datos fehacientes. 

3 ejemplos de digitalización

Llegado a este punto, puede que te interese conocer casos de éxito de empresas que lograron crear gracias a la digitalización de procesos. ¡Veamos!

1. Axtel 

En 2019, Axtel, la empresa mexicana líder en la industria de telecomunicaciones, se propuso optimizar la gestión de documentos como parte de su proceso de transformación digital.

Con ese fin, implementaron la solución de firma electrónica de DocuSign, que les permitió agilizar, eficientar y hacer más confiable la gestión de contratos.

A partir de este cambio, Axtel aumentó en un 300% los contratos firmados mensualmente y, en la actualidad, usan la firma electrónica en el 85% de los documentos empresariales.

2. Nike

Incluso las marcas más reconocidas necesitan digitalizarse para mantenerse vigentes. Es el caso de Nike, que en 2017 se sirvió de la digitalización de procesos de marketing con el objetivo de aumentar su speed-to-market y la comunicación directa con los clientes.

Por ello, doblaron sus esfuerzos en el análisis de datos digitales, la optimización de la experiencia de usuario en su ecommerce y diseñaron una experiencia de marca omnicanal (tanto online como offline).

Gracias a su estrategia digital-first, Nike logró crecer incluso durante la crisis producida por la pandemia, aumentando en un 69% la cotización de sus acciones.

3. AstraZeneca

Para compañías del sector médico y farmacéutico, la aceleración de procesos no solo significa mayores ingresos, sino además la posibilidad de brindarle a los pacientes los medicamentos que necesitan más rápido. 

Con eso en mente, en 2014 la empresa farmacéutica AstraZeneca comenzó a identificar las áreas que podrían digitalizarse para agilizar procesos y mejorar la experiencia de los pacientes.

Como parte de ese cambio, la compañía adoptó la firma electrónica DocuSign eSignature, en un primer momento, para gestionar solicitudes de proveedores y, más adelante, en los departamentos de ventas, adquisiciones y recursos humanos.

A raíz de la digitalización, ahora el 85% de los acuerdos se firman en menos de un día. Además, esa agilización logró aumentar en un 16% la satisfacción del cliente.

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