Digitalización de procesos: ¿Qué es y cuáles son los beneficios?
Publicado el 27 de abril de 2022, actualizado el 8 de febrero de 2023
Hoy en día, la digitalización de procesos es uno de los aspectos clave para añadir valor a los negocios y hacerlos más competitivos.
No es ningún secreto que, a medida en que la tecnología evoluciona, las empresas deben aprovechar el potencial de las herramientas digitales, así como adaptarse a las nuevas necesidades de los consumidores.
Así que, si te interesa conocer a fondo el concepto de digitalización en las empresas, ¡quédate! Preparamos este artículo para abordar:
- ¿Qué es la digitalización de procesos?
- ¿Cuáles son los tipos de digitalización?
- ¿Cuáles son las ventajas de la digitalización?
- 3 ejemplos de digitalización
- ¿Por qué invertir en transformación digital?
- Digitalización: ¿Cómo ayuda a generar una cultura de innovación?
¡Iniciemos!
¿Qué es la digitalización de procesos?
Al hablar de digitalización de empresas, muchos creen que se trata únicamente de trasladar toda la información analógica a datos digitales. Si bien la digitalización de información y la creación de nuevos datos digitales forma parte de este proceso, lo cierto es que va mucho más allá.
Entonces, ¿qué es realmente la digitalización de procesos?
De acuerdo a Gartner, podemos definirla como el uso de tecnologías digitales para transformar un modelo de negocio, con el objetivo de aumentar las oportunidades para crear valor añadido y generar ingresos en una compañía.
En ese sentido, digitalizar procesos implica actualizar estos para volverlos más eficientes y redituables, a fin de aumentar la productividad y la satisfacción de los clientes.
Al mismo tiempo, la digitalización de procesos supone dejar atrás los documentos en papel y las tareas analógicas, así como implementar de forma estratégica herramientas, tecnologías y entornos de trabajo digitales.
Para que esa implementación sea exitosa, es necesaria la adopción de una cultura digital en las organizaciones, guiada por filosofías de trabajo data-driven (impulsadas por datos) y digital-first (que prioricen lo digital).
Descubre por qué la digitalización es importante para el éxito empresarial:
¿Cuáles son los tipos de digitalización?
En muchas ocasiones, las organizaciones en vías de digitalizarse centran todos sus esfuerzos en un solo aspecto, como el operativo, sin tener en cuenta que hay distintos tipos de digitalización.
Al definir el concepto, ya anticipamos algunos tipos de digitalización que pueden afrontar las empresas, por lo que ahora queremos contarte con detalle cuáles son.
Recuerda que no son categorías aisladas, sino que están interconectadas, por lo que es imposible alcanzar una verdadera transformación digital en tu negocio sin abordar cada una de ellas:
Transformación de procesos
Es probablemente la más importante, ya que engloba al resto, y se relaciona con la digitalización a nivel operativo y técnico.
Este tipo de digitalización busca mejorar la calidad y reducir los costos de los procesos internos.
Puede involucrar a cualquier área de la empresa que necesite optimizar sus procesos a través de herramientas digitales. Por ejemplo, la digitalización de RRHH, en donde podría tomarse la solución de una firma electrónica para agilizar la gestión de contratos laborales.
Transformación de modelos de negocio
Como vimos, en muchos casos, la digitalización implica una transformación de raíz en los negocios. Tenemos como ejemplo a las compañías que se reinventan de la mano de la tecnología para modificar su producto o servicio, o cambiar radicalmente la forma en que lo venden.
Cambio de mercado o sector
Si la transformación digital supone aprovechar al máximo las nuevas oportunidades que brindan las tecnologías, este tipo de digitalización es el mayor exponente de esa idea.
Se trata de digitalizarse para empezar a posicionar una organización en un nuevo segmento de mercado o para expandirse directamente a otros rubros, tal como han hecho gigantes como Red Bull o Amazon.
Transformación de la cultura organizacional
Ya lo anticipamos: la digitalización de procesos no solo se trata de incorporar tecnologías, sino fundamentalmente de redefinir los objetivos empresariales, flujos de trabajo y la mentalidad de los empleados.
En definitiva, la transformación digital siempre requiere de una transformación cultural a nivel organizacional.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización?
Son muchos los beneficios que se desprenden de la digitalización de procesos, pero los 3 más importantes que puede aportar a cualquier empresa, grande o pequeña, son:
- Mayor productividad: la automatización de tareas manuales y repetitivas no solo agiliza el trabajo, sino que además libera a los empleados para que se enfoquen en tareas que aporten valor al negocio.
- Reducción de costos: a partir de la mejoría en los flujos de trabajo, la digitalización permite ahorrar hasta un 90% en costos operativos.
- Facilita la toma de decisiones: a medida que aumenta la capacidad de recopilar y analizar información mediante el Big Data y la Inteligencia Artificial, es posible tomar mejores decisiones basadas en datos fehacientes.
3 ejemplos de digitalización
Llegado a este punto, es probable que te interese conocer casos de éxito de compañías que lograron crecer gracias a la digitalización de procesos. ¡Veamos!
1. Axtel
En 2019, Axtel, la empresa mexicana líder en la industria de telecomunicaciones, se propuso optimizar la gestión de documentos como parte de su proceso de transformación digital.
Con ese fin, implementaron la solución de firma electrónica de DocuSign, que les permitió agilizar, eficientizar y hacer más confiable la gestión de contratos.
A partir de este cambio, Axtel aumentó en un 300 % los contratos firmados mensualmente y, en la actualidad, usan la firma electrónica en el 85% de los documentos empresariales.
2. Nike
Incluso las marcas más reconocidas necesitan digitalizarse para mantenerse vigentes. Es el caso de Nike, que en 2017 se sirvió de la digitalización de procesos de marketing con el objetivo de aumentar su speed-to-market y la comunicación directa con los clientes.
Por ello, doblaron sus esfuerzos en el análisis de datos digitales y la optimización de la experiencia de usuario en su e-commerce, además de que diseñaron una experiencia de marca omnicanal (tanto online como offline).
Gracias a su estrategia digital-first, Nike logró crecer incluso durante la crisis producida por la pandemia, aumentando en un 69 % la cotización de sus acciones.
3. AstraZeneca
Para compañías del sector médico y farmacéutico, la aceleración de procesos no solo significa mayores ingresos, sino también la posibilidad de brindar a los pacientes los medicamentos que necesitan en un tiempo más corto.
Con eso en mente, en 2014 la empresa farmacéutica AstraZeneca comenzó a identificar las áreas que podrían digitalizarse para agilizar procesos y mejorar la experiencia de los pacientes.
Como parte de ese cambio, la compañía adoptó la firma electrónica DocuSign eSignature, en un inicio para gestionar solicitudes de proveedores y, más adelante, en los departamentos de ventas, adquisiciones y recursos humanos.
A raíz de la digitalización, ahora el 85 % de los acuerdos se firman en menos de un día. Además, esa agilización logró aumentar en un 16% la satisfacción del cliente.
¿Por qué invertir en transformación digital?
La transformación digital es, en gran parte, impulsada por la tecnología, sin embargo, estas modificaciones se presentan en la organización, la cultura y las operaciones de un negocio con el objetivo de integrar procesos, herramientas digitales y capital humano de manera estratégica.
Recuerda: en la actualidad, para que un negocio logre avanzar en el mercado y mantenerse competitivo, es necesaria la incorporación de las tecnologías digitales, pues cerca de 4,000 millones de personas utilizan Internet y medios digitales.
Además, la digitalización permite que los procesos sean convertidos en datos, haciendo que las compañías puedan entender su funcionamiento a través de estos y, así, optimizar distintas áreas.
Al asociar los datos a problemas e indicadores, es posible alcanzar una mayor eficiencia al mismo tiempo en que se pueden corregir errores de funcionamiento.
Digitalización: ¿Cómo ayuda a generar una cultura de innovación?
La cultura de innovación en una compañía consiste en la adopción de recursos y estrategias que otorgan un espacio para la creatividad y el surgimiento de ideas nuevas. Cuando esta cultura es implementada, los hábitos, valores y comportamientos de los colaboradores cambian y comienzan a trabajar con la innovación como referencia.
Ahora bien, cuando la digitalización ocurre, muchos de los procesos son llevados de lo físico a lo digital, lo que facilita que el equipo de la empresa pueda dedicarse al desarrollo de habilidades y destrezas para generar nuevos servicios o productos y desarrollar nuevos procesos, soluciones y oportunidades de negocio.
Todo esto tiene el objetivo de adaptar a la empresa a las transformaciones que suceden constantemente para que logre evolucionar en un mercado cada vez más exigente.
La digitalización fomenta una cultura de innovación al:
- Incrementar el enfoque en el consumidor/cliente.
- Cerrar la brecha entre los productos y servicios.
- Aumentar la diversificación entre equipos e industrias.
- Generar procesos más eficientes y efectivos.
Al fin de cuentas, la digitalización multiplica las oportunidades de las empresas, siempre que vaya acompañada de una cultura de resiliencia empresarial e innovación.
¡Ahora es tu turno!
¿Estás listo para digitalizar tu negocio? ¡Haz ya mismo una prueba gratuita de DocuSign y comprueba cómo la firma electrónica aumenta la productividad en tu empresa.