Digitalización de procesos: por qué es tan importante invertir

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La telefonía móvil y la computación en la nube han cambiado no sólo a los consumidores más digitales. Inevitablemente, han cambiado a los procesos internos de negocios. Por lo tanto, las organizaciones enfrentan cada día el desafío de realizar la digitalización de procesos.

Mientras que sea urgente digitalizar todo para asegurar procesos más optimizados, todavía digitalizar a los documentos de una empresa demanda mucho trabajo.

A este desafío se suma la creciente complejidad del mundo de los negocios. Se puede indicar miles de compañías soterradas bajo documentos físicos, creando un caos administrativo. Resulta en lentitud e ineficiencia.

De hecho, es esencial implementar un proyecto eficiente de digitalización de procesos, lo que va a evitar la pierda de competitividad.

¿Vamos a entender cómo cambiar este escenario?

¿Qué es la digitalización de procesos?

La digitalización de procesos es la migración de todo tu patrimonio informativo del entorno físico a la plataforma digital.

¿Por qué esto es necesario?

Según estudios recientes, el tráfico mundial de datos va a aumentar aproximadamente 3 veces hasta 2022.

Date cuenta de que las actividades humanas se están trasladando totalmente al universo digital. El trabajo se vuelve remoto, las compras son contratos virtuales, firmados electrónicamente. Incluso, las relaciones migran a una dimensión virtual.

Las computadoras sustituyeron las máquinas de escribir. Las cámaras digitales sustituyeron la necesidad del carrete fotográfico. Y, hoy, los servicios de streaming sustituyen la tienda de videos.

O sea, la desaparición de las compañías obsoletas es inevitable.

Igualmente, las organizaciones que utilizan documentos y procesos en papel tienen largos ciclos burocráticos. A veces, se pierden en la inmensidad de los archivos de documentos físicos.

Frente a este cambio de cultura, ¿cómo se puede imaginar la supervivencia de una empresa que aún acumula información en papel?

Por esto, la adopción de documentos digitales, que se pueden firmar electrónicamente, es tan estratégico.

Cómo cambiar para el digital

De manera práctica, existen dos pasos de transición:

  • Transferir documentos físicos actuales a la nube; y
  • Adoptar una dinámica donde todo el ciclo de vida de documentos pasa a través del ámbito digital, incluso su firma.

Hablamos de producir, firmar y almacenar documentos en la nube. ¿Pero por qué hacer esto?

Actualmente, lo que marca la diferencia en la competitividad corporativa es la capacidad de conocer todos los pasos de tus clientes y luego inyectar inteligencia de negocios en la dinámica de los procesos.

Por ejemplo, la industria de las telecomunicaciones monitorea el perfil de consumo de datos móviles de los clientes (para ofrecer planes adaptados a sus necesidades).

Igualmente, tu organización puede ser más ágil y inteligente para comprender el comportamiento de compra del consumidor a través del análisis de datos.

Para que esto ocurra, debes asegurar que todos tus procesos funcionen en la nube (para la integración posterior de esta valiosa fuente de conocimiento con las soluciones de Big Data).

Esto significa que todas las informaciones de negocios, de documentos, de clientes estén disponibles inmediatamente, desde cualquier lugar.

¿Cómo digitalizar procesos mediante la firma electrónica?

Si bien no exista una receta definitiva para los distintos tipos de empresa, la eliminación del papeleo pasa por algunos pasos comunes, que demostramos a siguiente:

  • Cree una agenda de transición: ¿qué departamentos albergan los documentos comerciales más críticos? Este criterio debe guiar el orden cronológico en el proceso de escaneo.
  • Define documentos prioritarios: contratos, comprobantes de costas, recibos por el cumplimiento de las obligaciones fiscales/laborales deben recibir atención especial.
  • Prepara de documentos físicos para escaneo: agregación de documentos, separación por tema, eliminación de grapas y depuración.
  • Haga el escaneo y captura de imágenes: realización del primer paso de migración. Debe seguir la indexación y clasificación ya en el entorno digital.
  • Adopta de una plataforma de firma electrónica: el paso decisivo en la implementación de una empresa sin papel es tener una solución de administración y firma electrónica segura, confiable y fácil de usar.
  • Capacita y define el “hito digital”: fase de calificación para el uso de la herramienta y las pautas para crear una cultura digital. Al final de este paso, todos tus documentos (escaneados y originalmente electrónicos) se agregarán de acuerdo con los mismos criterios de indexación.

La importancia de invertir en la digitalización de procesos

El primer beneficio de la digitalización de procesos es dar a la empresa una mayor conciencia de negocios. Elegimos a siguiente algunas razones esenciales para este cambio:

1.    Reducción de costos

¿Cuál es el costo del bolígrafo en tu empresa? La pregunta parece rara, pero este pequeño objeto puede costar mucho a tu organización.

El procesamiento de documentos en papel implica una bola de nieve de costos que contribuyen en gran medida a disminuir tu beneficio neto.

También hay otros costos: tóneres de impresión, suministros de oficina (como carpetas y sobres) y electricidad (resultado de impresiones y escaneos sucesivos).

Existe una presión creciente por espacio físico, ya que las montañas de papel se acumulan a lo largo de los años, lo que requiere más salas de archivos y, en última instancia, incluso cobertizos. Todo para almacenar papeles con alto riesgo de mal manejo.

Igualmente, más papel significa contratación de más personal administrativo. Tendrán la tarea de dar cuenta de la burocracia que la dinámica del papel demanda.

Además, tu equipo utiliza muchas horas por semana para localizar contratos perdidos, recrear documentos extraviados o destruidos y almacenar todo.

¿Cuánto pierde tu negocio en productividad? ¿Cuánto de la nómina se desperdicia en actividades puramente burocráticas?

La digitalización de procesos reduce esta carga financiera.

2.    Optimización del tiempo

Ya has visto que tu empresa pierde mucho tiempo con la burocracia

¿Cuántas semanas pasan desde el momento en que el representante de ventas cierra el negocio hasta que comienza la relación real con el cliente?

El tiempo se optimiza con la digitalización de procesos, además de evitar la pérdida de clientes debido a ineficiencia.

3.    Mayor protección de datos comerciales críticos.

Con la firma electrónica, todo el proceso está encriptado, lo que proporciona más seguridad a los involucrados.

Documentos electrónicos se firman desde una plataforma en línea, que puedes acceder a través de contraseña. Además, existen capas adicionales de protección, como el envío de códigos de confirmación por teléfono móvil (autenticación de dos factores).

Otras características de seguridad que te ayudan a proteger los documentos son las jerarquías de permisos y las copias de seguridad automáticas, que garantizan que no se perderán datos confidenciales.

Recuerde que, según Gartner, entre el 2% y el 5% de los documentos se extravían o se almacenan por error en las empresas a diario.

4.    Mayor productividad

El incremento de la productividad es la consecuencia natural de todo el proceso de digitalización mencionado anteriormente.

El mismo estudio de Gartner mostró que entre el 10% y el 12% de los archivos no se encuentran en el primer intento. Los empleados pasan 400 horas anuales buscando documentos y la reconstrucción de cada archivo lleva un promedio de 25 horas.

¿Imagínate el impacto de retrabajo?

Un documento firmado electrónicamente y almacenado en la nube se encuentra en segundos con la ayuda de herramientas de búsqueda de una plataforma de gestión de documentos. Las copias de seguridad automáticas y el acceso selectivo evitan pérdidas y daños.

¿Qué te parece eliminar la burocracia de tu negocio? ¡Digitaliza tus procesos con la firma electrónica! Habla con nuestros expertos y experimenta nuestra plataforma gratuitamente.

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Colaborador de DocuSign

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