¿Qué es un documento privado?

¿Tienes idea de lo que es un contrato privado y su diferencia con el público? En caso de que no, este post te será de gran utilidad.

Los documentos privados suele ser bastante comunes y útiles, ya que son los que se firman entre los interesados y en los que no interviene ninguna autoridad calificada. Sin embargo, es recomendable respetar algunos elementos que le den validez. De esta manera, el documento podría funcionar ante cualquier disputa judicial.

En este artículo te diremos qué es un documento privado, cuáles son sus tipos, su diferencia con el documento público y su valor probatorio.

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¿Qué es un documento privado?

Un documento privado es aquel que es firmado únicamente por las partes interesadas y, solo en caso de ser necesario, se invita a un testigo para que esté presente durante la firma.

Otra de sus características es que no es un solo documento: cada una de las partes debe quedarse con un original firmado. Estos no se presentan ante ninguna autoridad competente, es por eso que tienen pocas reglas y no está avalado por ninguna autoridad. Aun así, un documento privado tiene un valor probatorio.

Lo esencial es que deben estar firmados por las partes involucradas. En caso contrario, es necesario que cuenten con una manifestación expresa del consentimiento de los acuerdos que se establecen en él.

El tipo de firma que requieren puede ser tanto autógrafa como electrónica, esto abre la posibilidad para que sea firmado de manera remota.

¿Qué tipos de documentos son privados?

Ahora que ya definimos lo que es un documento privado, debemos ahondar sobre cuáles son los tipos de documentos que se consideran privados.

En primer lugar, hay dos tipos de documentos privados:

1. Reconocido: tiene el mismo valor que los documentos públicos porque hay una certeza sobre quién lo redactó, a quién se atribuye y quiénes lo firman.
2. No reconocido: carece de plena certeza de los involucrados. Su falta de reconocimiento no precisamente provoca nulidad cuando hay algún elemento de reconocimiento.

La autenticidad de dichos documentos es muy importante porque es lo que los dotaría de carácter probatorio. Por ese motivo, se debe asegurar que se cumple con los requerimientos necesarios.

Además de estas diferencias, los documentos privados pueden clasificarse según el uso que se les da, siendo los siguientes:

• Servicios: dos partes acuerdan la prestación de un servicio por un tiempo determinado y con una remuneración establecida.
• Trabajo: es el que se celebra entre empleado y empleador para detallar las claves de una relación laboral y su pago correspondiente.
• Contrato de arrendamiento: determina los plazos, pagos y características en la renta de algún mueble o inmueble.

Todos los contratos anteriores tienen validez si se celebran entre particulares, siempre y cuando se reconozca su autoría y haya un consentimiento expreso por las partes. Si alguno de ellos es inscrito en alguna notaría, entonces se convertiría en un documento público.

¿Cuál es la diferencia entre un documento público y uno privado?

Un documento privado y un documento público coinciden en ciertas características:

• Deben ser auténticos.
• Debe existir el original y copia.
• Para que tengan validez no deben ser tachados en falso o desconocidos.
• Deben estar firmados o tener un aval del consentimiento de los involucrados.

Sin embargo, tienen marcadas diferencias. La principal es que en los documentos públicos interviene algún funcionario público debidamente autorizado para dar fe; por ejemplo, las escrituras, actas notariales, entre otros.

Por otro lado, en el privado solo intervienen los particulares interesados o, de ser necesario, algún testigo.

Mientras que el documento público puede ser consultado por cualquier persona, salvo que exista alguna disposición legal que lo prohíba, los documentos privados no pueden ser consultados por cualquier persona y necesitan el permiso expreso de los involucrados. Estos solo pueden estar disponibles si alguna autoridad lo dispone.

Además, un documento privado puede convertirse en público en el momento en el que se presenta ante un notario público.

Es importante resaltar que para que un documento sea público debe ser expedido por algún funcionario que tenga facultad para dar fe pública, por ejemplo, un notario. Si no reúne esta característica no se puede considerar documento público, pero sí se considera documento oficial.

¿Qué valor probatorio tiene un documento privado?

Los documentos privados que han sido reconocidos debidamente tienen el mismo valor probatorio que los documentos públicos y pueden utilizarse como pruebas en disputas judiciales. Esto quiere decir que la firma asentada en el documento debe ser reconocida por los interesados o por algún testigo competente.

Reconocer la firma da certeza de la veracidad de todo el cuerpo del documento y hace que tenga el mismo valor que un documento público.

Los documentos privados y la firma electrónica

Como te hemos contado, el consentimiento expreso de los involucrados es muy importante en los documentos privados. En ese sentido, las firmas electrónicas tienen la misma validez que las firmas autógrafas.

Una de sus ventajas es que se optimizan tiempos, pues no es necesario que los interesados se reúnan para firmar; lo pueden hacer de forma remota.

Además, este tipo de firmas cumplen con protocolos de autenticidad, como reconocer la IP de los firmantes, incluir fotografías y registrar la hora y lugar donde se realizó la firma, entre otros.

Dichos elementos pueden ser utilizados para garantizar la autenticidad de los documentos privados. Esta autenticidad permite que sean utilizados en procesos civiles, laborales e incluso tributarios, situaciones muy comunes en el día a día de las empresas.

Como ves, conocer lo que es un documento privado es de gran ayuda para que las partes puedan celebrarlo con la validez que necesitan. Si los involucrados están bien identificados y han manifestado su consentimiento con una firma, por ejemplo, pueden ser documentos probatorios.

Los documentos privados suelen ser los más comunes celebrados por las empresas, es por eso que es importante que cumplan con los requisitos de validez.

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