5 maneras de potenciar la eficiencia en una empresa con tecnología
Desarrollar la eficiencia en una empresa requiere mucho más que definir roles y supervisar el cumplimiento de las labores. Este proceso necesita de buenas decisiones, trabajo enfocado, un talento humano bien aprovechado y, por supuesto, herramientas que puedan optimizar todas las actividades del flujo de trabajo.
Toda organización que busque la eficiencia debe aplicar métodos enfocados en la excelencia. Para lograr proporcionar al negocio mejores capacidades operativas, ventajas competitivas y resultados económicos.
¿Te interesa aprender sobre esto? ¡Sigue leyendo y conoce cómo lograr la eficiencia en una empresa!
1. Aprovecha la automatización
Las actividades analógicas y repetitivas representan una pérdida de tiempo y recursos para la compañía, considerando que se deben ejecutar a través de colaboradores que, muy posiblemente, estén utilizando su talento en tareas que subestiman sus capacidades.
En ese sentido, incorporar soluciones digitales que logren gestionar, controlar y realizar diversas tareas de forma automática, incluso impulsadas por la Inteligencia Artificial y el Machine Learning —permitiendo a las máquinas “aprender” y tomar decisiones por sí solas—, puede disminuir sustancialmente la carga de trabajo y dejar el capital humano libre para procesos mucho más creativos o dinámicos.
En el mercado existen muchas opciones que se ajustan a la conquista de este objetivo, dentro de los cuales están.
- Software de Firma Electrónica;
- Planificación de Recursos Empresariales (ERP);
- Gestión del Relacionamiento con el Cliente (CRM);
- Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS);
- Software de Monitoreo de Solicitantes (ATS);
- Software de Gestión de Proyectos, entre otros.
2. Incorpora un sistema de acuerdos modernos
Cualquier organización debe tener sistemas de acuerdos con el fin de crear, firmar, ejecutar y gestionar sus transacciones y procesos de contratación. En la mayoría de los casos, se componen de diversos procesos manuales y tecnologías de oficina como impresoras, escáneres, email, entre otros.
Sin embargo, no optimizar este proceso puede producir:
- Pérdida de tiempo, desperdiciando días o semanas en tareas que podrían ser inmediatas;
- Mayor gasto de recursos económicos, incluso 10 veces lo que costaría tener acuerdos automatizados;
- Perder rentabilidad y eficiencia frente a los competidores;
- Generar experiencias de clientes y empleados negativos al tener procesos anticuados;
- Incrementar el riesgo y fallas en el compliance debido a la falta de procesos de seguridad estandarizados.
Para compañías que deseen superar procesos ineficientes de acuerdos, es esencial digitalizar las tareas administrativas e incorporar automatización. Gracias a un sistema de acuerdos modernos tu organización tendrá acceso a:
Preparar contratos y documentos
Permitiendo generar contratos accesibles para los socios, colaboradores y contrapartes con el fin de colaborar más eficientemente. Almacenarlos en la nube para revisiones en tiempo real desde cualquier lugar. Además, usar cada uno de los documentos para automáticamente tomar partes de ellos para nuevos contratos.
Firmar electrónicamente
Al emplear tecnología de firmas electrónicas, los equipos de trabajo pueden acelerar sustancialmente sus procesos contractuales y documentales, reduciendo costos, eliminando errores y prescindiendo de tareas manuales y firmas manuscritas que solo retrasan las operaciones.
Garantizar el compliance
Teniendo en cuenta que los contratos, documentos y acuerdos que una empresa elabora pueden ser muy diferentes unos de los otros, la automatización de este departamento permitirá:
- Transferir los pagos automáticamente una vez concretados los acuerdos;
- Pasar información automáticamente desde el firmante hasta los archivos del sistema;
- Ejecutar otros procesos definidos para la finalización de los acuerdos.
3. Tomar decisiones basadas en datos
Uno de los grandes facilitadores de gestión actuales es la capacidad para acceder a datos provenientes de los diferentes servicios, soluciones y ecosistemas digitales, que existen dentro y fuera de la empresa para tomar decisiones basadas en informaciones precisas y actualizadas.
¿Qué quiere decir esto? Pues, básicamente, que gracias al Big Data, el Machine Learning y otras herramientas inteligentes una organización puede obtener poderosos insights de su mercado, sus operaciones, ventas e incluso de datos micro y macroeconómicos para tomar decisiones oportunas sobre las próximas acciones de la empresa.
Evidentemente, esto requiere una inversión en Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), para adquirir herramientas, contratar expertos o incluso obtener servicios de terceros que sigan e informen sobre estos indicadores.
4. Flexibilidad y adaptabilidad al cambio
Adaptarse a los cambios es, y siempre ha sido, uno de los factores claves de la eficiencia en una empresa. Su razón es muy sencilla: una organización que es flexible ante la evolución natural de las dinámicas locales y globales, podrá incorporar rápidamente procesos que se ajusten a nuevas necesidades y lograr entregar productos y servicios que realmente satisfagan las expectativas de los consumidores.
La agilidad estratégica como base de la cultura empresarial ya no es un patrimonio exclusivo de las grandes compañías. Actualmente, todos los negocios deben tener capacidad de transformación conforme al tiempo y usar este conocimiento para alcanzar nuevos hitos en la productividad y eficiencia.
5. Proporcionar información rápida y segura
Teniendo en cuenta las claves mencionadas en este artículo para lograr la eficiencia en una empresa, es importante aclarar que si bien la tecnología y la transformación digital proporcionan un sinnúmero de beneficios, también traen diversos retos a la mesa.
Uno de ellos es la capacidad que tenga la empresa de usar los datos provenientes de los distintos procesos y herramientas a su favor. Y gracias a esto, responder rápidamente ante los inconvenientes inevitables de la operatividad de una organización.
Por ello, equipar a los colaboradores con datos precisos, actualizados y en tiempo real puede ser la clave para lograr flujos de trabajo capaces de resolver crisis en cualquier momento.
La tecnología se ha convertido en el aliado perfecto para compañías de todos los tamaños en la búsqueda de procesos eficientes, resultados más rápidos y la construcción de una cultura empresarial productiva.
Si con esto estás convencido de que la transformación digital y la incorporación de tecnología es el próximo paso en la evolución de tu negocio, ¡queremos invitarte a probar nuestra herramienta de firma electrónica!