Hacer el cambio para un contexto sin papel puede parecer difícil en el principio. Pero, de Hecho, eliminar el papel es una transformación muy simple y práctica.

De hecho, esta transición es muy simple, incluso para las PyMEs. Cualquier empresa puede acostumbrarse con la idea de disminuir pilas de papel dentro de sus oficinas y con efecto este es un cambio comportamental que brinda grandes resultados de más productividad y eficiencia.

Las ventajas de eliminar el papel de tu oficina

Reunimos 3 cambios importantes en el proceso de transformación en una empresa sin papel:

1. Ahorra con el uso de recursos

Si todos tus documentos y notificaciones sólo existen en línea, es fácil identificar la reducción de costos, porque dejarás de invertir en almacenamiento físico, equipamientos e insumos para impresión, además de los servicios de soporte técnico.

Un estudio de AIIM muestra que el 84% de las empresas que decidieron eliminar el papel de sus oficinas tienen retorno de sus inversiones en hasta 18 meses.

Importa también tener en cuenta que el papel genera mucho trabajo repetitivo y cuando se le elimina, tu equipo vas a tener más tiempo para realizar las actividades más esenciales para el suceso del negocio.

2. Incrementa la reputación de tu marca

Distintos estudios indican que los consumidores prefieren comprar de empresas que son responsables con su impacto ambiental. Igualmente, a los mejores profesionales les gusta trabajar en empresas que hacen inversiones en acciones más sostenibles.

El 80% de los entrevistados en una encuesta de Nielsen consideran demasiadamente importante que las empresas creen acciones de impacto positivo en el ambiente.

Por lo tanto, las empresas que logran eliminar papel no sólo logran mejores resultados de ahorro financiero, pero también incrementan su reputación.

3. Se sostenible

Ahora vamos a comentar del impacto ambiental efectivamente.

Un estudio de Loudhouse, en el Reino Unido, indica que, en media, un empleado utiliza 10 mil hojas de papel cada año en una oficina. Sin embargo, casi 68% de esta pila de papel será desperdiciada.

Imaginate si más PyMEs logran empezar acciones direccionadas para eliminar el papel. ¿ Qué sucedería? Se detendría millones de hojas de papel de ir al vertedero, contribuyendo con la conservación del ambiente de una manera más práctica e inmediata.

¿Cómo empezar?

Como dijimos, devenir paperless puede parecer difícil, pero la realidad es más simple. Sigue nuestros consejos para disfrutar de todas las ventajas de esta transformación.

1. Establece objetivos factibles

La transformación de tu negocio y la eliminación de papel no va a ocurrir de la noche a la mañana. Por lo tanto, necesitas establecer objetivos realistas para este cambio. Solamente así tu empresa puede asegurar que el cronograma sea realizable.

Los empleados pueden tomarse el tiempo para adaptarse a los nuevos procedimientos, por lo que es una buena idea eliminar gradualmente el uso del papel.

2. Disminuye el papel en tus reuniones

Tienes que comenzar de alguna forma, ¿correcto?

Entonces, las reuniones son momentos ideales para dar ejemplo a tus equipos y reducir el uso de papel. Además, logrará una comunicación más fluida. Con las herramientas digitales, tus equipos van a compartir documentos y recursos de manera más ágil.

En lugar de buscar en muchas páginas de notas de reuniones, los empleados pueden buscar directamente a la página que necesitan en sus dispositivos.

3. Utiliza tecnología de manera inteligente

Los avances tecnológicos hacen más más fácil eliminar el papel en las oficinas.

La tecnología de firmas electrónicas de DocuSign elimina la necesidad de imprimir, firmar con bolígrafo, escanear y enviar contactos y documentos por correo electrónico, gracias a la capacidad de firmar con una firma electrónica segura.

Todas las ofertas, no importa cuán grandes o pequeñas, ahora se pueden cerrar en un instante.

De hecho, puedes experimentar este cambio y eliminar el papel con la tecnología de DocuSign al acceder a nuestra prueba gratuita.

4. Sé creativo

Los cambios pueden ser pequeños y creativos. Haz que la cultura sin papel sea parte del comportamiento de tus empleados poco a poco.

Desde desalentar el uso de papel en la oficina será más fácil si creas una cultura sostenible y garantizas que los documentos se compartan digitalmente en lugar de fotocopiarse para uso interno.

No se olvide: los cambios relativamente pequeños pueden hacer gran impacto.