Eliminar pilas de papel puede ser una de las grandes ventajas de la transformación digital. Y Expedia puede probar desde su experiencia qué tan crítico es este sencillo cambio.

Expedia el líder mundial en viajes online. Su marketplace alcanza más de 60 países, más de 500 mil hoteles. Millones de personas buscan sus servicios para planear vacancias y comprar vuelos, hospedaje y alquilar coches.

Múltiples marcas están bajo su portafolio: Expedia.com, Hotels.com®, Venere.com™, Hotwire®, Egencia™, TripAdvisor®, Expedia Local Expert®, Classic Vacations® y eLong™.

El desafío del papel

Sin embargo, antes de ofrecer una plataforma en línea para planeamiento de vacancias para sus consumidores, Expedia debe haber firmado acuerdos con múltiples socios en distintos continentes.

Los acuerdos sirven no sólo para formalizar las ofertas de los socios bajo sus sitios web. De hecho, hay que definir las tarifas de precios de cada producto, las ofertas promocionales y múltiples otras condiciones.

Sin un proceso digital para firmar nuevos acuerdos, el ciclo hasta completar la formalización de un contrato era muy largo:

  • Los gerentes de desarrollo de mercado preparaban y enviaban por correo los contratos para que sus socios remotos los firmasen;
  • Siguiente, los archivos firmados por los socios eran impresos para que los ejecutivos de Expedia también los firmasen;
  • Por fin, los contratos eran nuevamente digitalizados y enviados por fax a los socios.

¿Imagínate cuantos días eran necesarios para finalizar un contrato?

Este flujo hacia tardar la oferta de nuevos servicios, un gran impacto en el negocio.

De hecho, para una organización digital, los procesos basados en papel no permiten incrementar la eficiencia, tampoco a escalar el volumen de nuevas alianzas.

La transformación de Expedia

Una organización verdaderamente digital debe eliminar los procesos analógicos. Realmente, eliminar montones de papel ha permitido a Expedia reducir el volumen de trabajo y retrabajo en los procesos de acreditación de nuevos socios.

Adoptar la tecnología de firmas electrónicas de DocuSign fue la solución considerada más eficaz.

El equipo de desarrollo de mercados indica que la posibilidad de firmar contratos en línea ha reducido el tiempo de firma, tanto por lo lado de los socios, como de los ejecutivos de Expedia.

“Expedia es un negocio en línea que avanza rápido y necesitamos utilizar los servicios más inteligentes disponibles. Desde el principio nos impresionó la rapidez y facilidad como DocuSign nos ayudó a obtener contratos firmados”, dice Gene Harden, director de Hospedajes en Expedia.

De hecho, para un negocio de gran tráfico, la rapidez de firma de contratos resulta en incremento de nuevos ingresos y satisfacción de los clientes.

Con la nueva tecnología, el equipo ha podido preparar documentos e involucrar distintos firmantes (socios y ejecutivos de la compañía) en el mismo flujo. El proceso de revisión, firma y devolución del documento se ha vuelto más simple.

Además, la experiencia ha proveído más control del proceso de formalización de nuevos acuerdos. Expedia puede identificar fácilmente el status de cada contrato y registrar todas las de manera permanente las informaciones de todas las negociaciones.

Estas características promueven una experiencia optimizada para:

  • El socio, cuyos servicios se presentan en el Marketplace más rápido;
  • Expedia, que logra añadir nuevas ofertas en sus sitios y expandir su red de socios;
  • El cliente final, que es brindado con múltiples opciones para sus vacancias.

Con la experiencia positiva de expansión de su red de socios y generación de nuevos negocios, Expedia ha decidido adoptar la tecnología de firmas electrónicas de DocuSign en otras operaciones, incluso Recursos Humanos.

Experimenta tú también las firmas electrónicas en tu empresa.