Extravío de documentos: qué hacer y cómo evitarlo en tu empresa

En el ajetreo diario de cualquier empresa, el extravío de documentos importantes puede generar caos y preocupaciones innecesarias. Desde información financiera vital hasta documentos legales cruciales, la desaparición de documentos puede afectar la estructura de Tecnologías de la Información (TIC), seguridad y eficiencia operativa de la empresa.

En este artículo, exploraremos qué hacer en caso de extravío de documentos y estrategias efectivas para prevenir este tipo de situaciones. Además, descubriremos cómo las soluciones tecnológicas pueden evitar la pérdida de documentos y favorecer la seguridad de la información.

¿Qué son los documentos perdidos?

Los documentos extraviados o perdidos constituyen una categoría crítica de materiales que, debido a diversas circunstancias, se encuentran fuera de su ubicación habitual, generando un vacío de información potencialmente perjudicial.

Estos documentos pueden variar desde contratos legales, informes financieros, hasta archivos electrónicos vitales para el desarrollo operativo.

La pérdida de estos elementos puede no solo afectar la eficiencia interna, como la agilidad en la gestión del ciclo de vida de los contratos, sino también desencadenar consecuencias más amplias, como problemas legales, pérdida de clientes y daño a la reputación empresarial.

Explorar y entender cómo prevenir y abordar el extravío de documentos se convierte, por tanto, en una prioridad estratégica para la estabilidad y la continuidad de cualquier empresa.

¿Qué hacer si se pierden documentos?

El extravío de documentos puede ser un contratiempo estresante, pero actuar con rapidez y eficacia es crucial para minimizar el impacto. Aquí hay pasos clave a seguir:

Calma y evaluación

Mantén la calma y evalúa la importancia de los documentos perdidos. Determina qué información contienen y cuál podría ser su impacto.

Notificación interna

Informa de inmediato a los departamentos o personas relevantes sobre la pérdida. Cuanto antes sepan, más rápido se pueden tomar medidas correctivas.

Investigación interna

Lleva a cabo una investigación interna para rastrear el paradero probable de los documentos. Revisa áreas comunes y comunica a todo el personal para obtener información.

Registro de pérdida

Documenta formalmente la pérdida. Crea un informe detallado que incluya la descripción de los documentos, su contenido y cualquier otra información relevante.

Notificación externa (si es necesario)

Si los documentos contienen información sensible de clientes u otras partes externas, notifica a las partes afectadas según sea necesario. Cumple con las regulaciones de privacidad.

Refuerzo de seguridad

Implementa medidas adicionales de seguridad para evitar futuras pérdidas. Actualiza protocolos de manejo de documentos y considera soluciones tecnológicas como firmas electrónicas para mejorar la seguridad.

Respuesta preventiva

Analiza las causas subyacentes de la pérdida y establece medidas preventivas. La formación del personal, el uso de tecnologías de gestión de documentos como un CLM empresarial y la aplicación de políticas de seguridad son pasos esenciales.

Recuerda, la prevención es clave, y contar con sistemas seguros que permitan digitalizar los documentos y administrarlos con mayor eficiencia puede ser fundamental para evitar pérdidas futuras.

¿Cómo gestionar los documentos en la empresa?

La gestión efectiva de documentos es esencial para garantizar la eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo en una empresa. Aquí hay pasos detallados para una gestión de documentos efectiva:

• Digitalización: Convierte los documentos físicos en formatos digitales. Utiliza escáneres para crear versiones electrónicas y almacénalas en sistemas seguros.
• Organización centralizada: Establece un sistema centralizado de gestión de documentos. Utiliza un software de gestión documental para almacenar, organizar y recuperar fácilmente documentos.
• Jerarquización: Categoriza los documentos según su importancia y uso. Establece jerarquías para facilitar la recuperación y garantizar un acceso rápido a la información crucial.
• Acceso controlado: Implementa medidas de seguridad para controlar el acceso a documentos sensibles. Define roles y permisos, asegurando que solo personal autorizado pueda acceder a información confidencial.
• Actualización regular: Establece procedimientos para la actualización regular de documentos. Revisa y renueva la información para garantizar su relevancia y precisión.
• Versionado: Utiliza sistemas que permitan el control de versiones de documentos. Esto facilita el seguimiento de cambios, evita la pérdida de datos y proporciona un historial completo.
• Backup y recuperación: Implementa un sistema de respaldo regular para garantizar la recuperación en caso de pérdida accidental o desastres. Almacena copias de seguridad en ubicaciones seguras.
• Automatización de flujos de trabajo: Utiliza herramientas de automatización para agilizar los flujos de trabajo relacionados con documentos. Esto incluye aprobaciones, revisión y firma de documentos.
• Formación del personal: Proporciona formación regular al personal sobre las políticas de gestión documental. Asegúrate de que comprendan los procedimientos y la importancia de seguir las prácticas seguras.

Según FinancesOnline, el 7,5 % de los documentos en papel se pierden. Además, encontrar y reemplazar documentos extraviados cuesta, en promedio, USD 120 a las empresas.

Como ves, la digitalización y la automatización juegan un papel central en la optimización de la gestión documental.

En México, los principales software que promueven la automatización en las empresas son los CRM y las firmas electrónicas, de acuerdo a una investigación de IDC.

Cómo garantizar la seguridad de los documentos

Las soluciones de DocuSign desempeñan un papel fundamental en la protección contra la pérdida de documentos al ofrecer herramientas avanzadas y seguras:

Firma electrónica

Con la capacidad de proporcionar firmas electrónicas legalmente vinculantes, DocuSign elimina la necesidad de manipular documentos físicos, disminuyendo significativamente el riesgo de extravío.

Almacenamiento en la nube

La plataforma proporciona un espacio seguro en la nube para almacenar todos los documentos firmados. Esto no solo facilita el acceso desde cualquier ubicación, sino que también previene pérdidas accidentales, ayuda con el cumplimiento y mejora la seguridad jurídica.

Auditoría y rastreo

DocuSign ofrece una funcionalidad de seguimiento y auditoría. Registra quién firma y accede a los documentos, brindando transparencia y seguridad adicional para prevenir pérdidas y garantizar la integridad de los registros.

La implementación de DocuSign no solo simplifica los procesos documentales, sino que también fortalece la seguridad, contribuyendo así a la gestión efectiva de documentos en su empresa.

Protege tus documentos gracias a la digitalización

Enfrentar el extravío de documentos puede ser un desafío, pero una gestión documental sólida puede marcar la diferencia. Desde la evaluación de la importancia hasta la implementación de medidas de seguridad, este artículo ha proporcionado una guía detallada sobre cómo abordar esta situación con eficacia.

Para evitar pérdidas futuras, la gestión documental eficiente se revela como la clave. La digitalización, almacenamiento centralizado, jerarquización de accesos y herramientas que permitan automatizar los flujos de trabajo son estrategias efectivas.

Soluciones como DocuSign eSignature y DocuSign CLM no solo proporcionan más eficiencia operacional, sino que también cuentan con medidas de seguridad para evitar el extravío de documentos y la fuga de datos.

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