Fecha cierta: ¿qué es y cómo cumplir con este requisito?
La fecha cierta es un requisito de la autoridad fiscal (SAT) que cumple con la finalidad de comprobar la existencia de operaciones en un momento determinado mediante un sellado, ya sea en documentos físicos como digitales.
Gracias a la transformación digital existen herramientas tecnológicas como la firma electrónica que sirven para agilizar el proceso de otorgamiento de fecha cierta; son una alternativa efectiva y asequible para mejorar y hacer más rápida la gestión de documentos al interior de las organizaciones.
En este artículo, te explicaremos en detalle todo lo que necesitas saber sobre la fecha cierta y cómo la digitalización en los negocios ha optimizado este proceso.
¡Sigue leyendo hasta el final!
Fecha cierta: ¿en qué consiste?
Para comprender en qué consiste la fecha cierta, vamos a explicar qué es y qué no se puede considerar como esta acción.
Primero, ¿qué no es fecha cierta?
Veámoslo con un claro ejemplo: dos sujetos firman un contrato, y establecen por escrito que lo hacen en una fecha particular; esta puede llegar a coincidir o no con el día en que realmente se hizo la firma del documento.
No existe algo que impida la coincidencia entre fechas, siempre y cuando exista un acuerdo entre ambas partes.
¿Qué es la fecha cierta?
Como su nombre lo indica, la fecha cierta es una constancia real que verifica que un acto jurídico —como la celebración de un contrato— se hizo en un momento determinado.
Existen algunos casos en donde es imperante asegurar que la firma de contratos digitales, acto de compra-venta, entre otros, ocurrieron en un momento en específico.
La fecha cierta es un requisito de la autoridad fiscal (SAT) para comprobar la existencia de operaciones, y de la Ley Nacional de Extinción de Dominio para gozar presunción de buena fe al arrendar bienes.
Por ejemplo, acá es donde encontramos el traspaso de propiedad de un inmueble, donde se requiere que esta transacción tenga una data con certeza jurídica. Por ello se firma ante un notario y se registra en el registro público de la propiedad.
No obstante, existen diferentes métodos para constatar la certeza legal de la información en un documento, que generalmente involucran la presencia de una autoridad o ente facultado.
Legalidad en México de la fecha cierta
En diciembre de 2019 el Semanario Judicial de la Federación publicó una resolución indicando que la fecha cierta puede realizarse en documentos privados y es exigible por el SAT para combatir ilícitos tributarios.
De esta forma, los documentos evacuados como pruebas que sean presentados por los contribuyentes al momento de una auditoría, deben contar con este sello.
Así, la fecha cierta representa un elemento probatorio efectivo que establece que se trató de una operación real.
Al surgir este principal requerimiento, en México ha habido preocupaciones para cubrirlo, por lo que tienen que optar por los servicios de un fedatario público como un notario. Esto significa un aumento en los costos y fricciones operativas.
Si bien es cierto que esta tesis únicamente cubre a los documentos en papel, también existen opciones para los documentos electrónicos.
Constancia de conservación para otorgar fecha cierta a los documentos
Es fundamental comprender que todo lo que venimos hablando hasta ahora surte efecto sobre documentos en papel y no digitales.
Pero, ¿a qué se debe esto y cuáles son sus requisitos?
Todo tiene su fundamento debido a que cuentan con una normativa que los regula en el artículo 49 del Código de Comercio. En el segundo párrafo, la normativa determina los requisitos obligatorios que deben ser cumplidos para el compliance y así conservar íntegramente los mensajes de datos usando una constancia de conservación.
Estas no son más que unas estampillas electrónicas de tiempo obtenidas por un reloj atómico y firmadas digitalmente por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) que esté debidamente validado por la Secretaría de Economía. De esta forma, la fecha cierta se obtendrá mediante la aplicación de una constancia de conservación (CdC) al documento una vez que haya sido firmado
En efecto, estas estampillas digitales avalan la existencia de un mensaje de datos —documento electrónico— en una fecha determinada (o cierta).
Como requisito principal, deben ser emitidas teniendo en cuenta lo dispuesto en la Norma Oficial Mexicana o NOM-151.
Sumado a este requerimiento de SAT, una constancia de conservación brinda la presunción de integridad a los documentos virtuales, lo que les da la posibilidad de ser evacuados como medio probatorio en juicio.
DocuSign eSignature: ¿Cómo cumple con la fecha cierta?
Las firmas electrónicas realizadas a través de DocuSign eSignature cuentan con un certificado de conclusión de la transacción de firma, donde los involucrados en el proceso pueden ver quiénes han firmado el sobre, sus correos, hora y fecha de las firma.
Sin embargo, para apoyar a sus clientes a asegurar el cumplimiento con las disposiciones de la NOM 151, DocuSign ofrece una integración sencilla con un PSC acreditado por la Secretaría de Economía. De esta manera, el PSC sella la fecha de cuando el mensaje de datos obtiene su constancia de conservación, siendo considerada como “cierta”.
Tanto el documento como sus firmas gozarán completamente de los principios de presunción de integridad, atribución y no repudio.
¿Cuál es el proceso para que el documento digital obtenga fecha cierta?
Desde el momento en que se carga el documento en el software de firma electrónica de DocuSign, el usuario debe involucrar todos los firmantes y al final incluir el PSC asociado para que reciba una copia del sobre.
Luego, debe acceder al portal de validación del sobre, insertar su código hash y el correo del firmante. Luego, hace clic en OK y ¡listo! La constancia de conservación está debidamente emitida por un PSC acreditado por la Secretaría de Economía de México. Sumado a la presunción de integridad, la constancia de conservación brinda al documento lo suficiente para otorgar la “fecha cierta”.
Esto quiere decir que se cumplen todos los extremos legales mediante el uso de DocuSign eSignature.
¡Ojo! Es importante aclarar que no todos los tipos de documentos deben cumplir con las disposiciones de la NOM 151. Solo los documentos involucrados en los actos de comercio. Así que DocuSign, si bien ofrece una integración sencilla con un PSC, no necesita serlo para brindar una experiencia de firma electrónica válida jurídicamente.
Sin embargo, para asegurarse de que sea cumplida la NOM-151, siempre son utilizados los servicios de un PSC validado para emitir la constancia de conservación.
Para finalizar
Al ser un usuario de una plataforma de firma electrónica como DocuSign eSignature, que integra las constancias de conservación en su servicio, es posible continuar operando sin preocupaciones.
Tan solo debemos estar seguros de que cumplan con los requisitos del artículo 49 del Código de Comercio y de la NOM-151 que deriva de este; así tendremos la certeza de que los documentos electrónicos sigan el compliance y adquieran válidamente los efectos jurídicos necesarios.
¡Eso es todo!
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