Firma digital en la nube: ¿existe algo así?

firma digital

Las organizaciones e industrias han ido transformando sus operaciones debido a la era digital que revolucionó al mundo. Para poder hacer negocios más seguros, rápidos y eficaces, han tenido que adoptar instrumentos tecnológicos innovadores, como, por ejemplo, una aplicación de firma digital en la nube, con el objetivo de ahorrar tiempo, dinero y hacer crecer exponencialmente sus ganancias.

¿Quieres conocer más acerca del tema? ¡Entonces sigue leyendo!

¿Qué es la nube?

También denominada Cloud Computing, es un procesamiento y almacenamiento masivo de información en servidores que alojan datos del usuario. La idea, primeramente, es el acceso directo, instantáneo y en cualquier momento a nuestros datos desde cualquier lugar donde estemos a través de un servicio de multicanalidad mediante el uso del Internet, como, por ejemplo, Tablet, Smartphones, web, entre otros.

Además, encontramos la firma digital en la nube, las cuales, son aplicaciones que pueden encontrarse en ella para poder firmar electrónicamente de manera ágil y segura, pudiendo concretar acuerdos sin la necesidad de acudir personalmente, ahorrando tiempo y viáticos.

A continuación, encontrarás una de algunos servicios que utilizan la nube:

Dropbox

Se trata de una plataforma de almacenamiento en Internet. Ofrece espacio en sus servidores que podamos guardar nuestros archivos, videos, fotos, documentos. etcétera.

Google Docs

Son instrumentos para crear o editar archivos de texto, hojas de cálculo, archivos PDF, y mucho más, permitiéndonos ingresar desde cualquier dispositivo y lugar. Este servicio guarda los progresos automáticamente en una nube para evitar la pérdida de información ante inconvenientes, como una falla eléctrica, por ejemplo.

Picasa y Flickr

Ambos son plataformas de almacenamiento de imágenes de las compañías Google y Yahoo!, respectivamente. Utilizan la nube para resguardar las fotos y evitar perderlas con el tiempo.

DocuSign

Es la aplicación líder de firmas electrónicas del mundo, que permite que cualquier persona formalice un acuerdo desde donde esté, a cualquier momento. Distintos tipos de documentos y notificaciones pueden ser firmadas electronicamente y los archivos son protegidos y almacenados en la nube.

Firma digital: ¿qué es?

Es una forma de autenticación electrónica que permite realizar acuerdos de forma remota, utilizando medios electrónicos para formalizar el acuerdo. Usa un certificado digital (CD), requerido en algunas transacciones para validar el acto.

El certificado digital es un documento que identifica el firmante, bien sea una persona natural o jurídica, el cual, reúne toda la información de la persona de manera segura. Los datos son protegidos por encriptado, avalando su integridad y autenticidad.

Diferencia con otros tipos de firmas electrónicas

Ahora bien, también existen distintos tipos de autenticaciones y todas están inclusas en el concepto de firma electrónica. Certificados digitales, biometria, tokens, log-in y contraseñas o cualquier medio electrónico utilizado para autenticar un firmante son ejemplos de firmas electrónicas.

La e.firma, es un tipo de firma digital utilizada en México para realizar transacciones con el gobierno. Se clasifica firma digital porque un certificado digital - de proveedores acreditados por el gobierno. A continuación, conozcamos las diferencias:

  • aunque ambas utilizan un Certificado Digital para validar los datos, el uso de la firma digital en transacciones comerciales es electiva; por otro lado, la e.firma es un requisito sine qua non cuando queremos transaccionar con el gobierno mexicano;
  • las firmas digitales pueden ser empleadas entre particulares y empresas y viceversa, en el caso de las e.firmas, son de uso exclusivo con el Estado.
  • en el caso de las e.firmas cualquier ciudadano puede obtener su certificado digital agendando una cita con el SAT, en cambio, las firmas digitales pueden obtener su certificado digital con la misma empresa contratante.

¡Entender sus diferencias nos hace comprender aún más sus conceptos!

Firmas digitales: uso en diversas industrias

¡La utilidad de las firmas digitales es impresionante! De hecho, gracias a su excelente operatividad y a los beneficios que han percibido las organizaciones, han sentado un precedente donde transformaron distintos tipos de industrias. ¡Conoce 3 de ellas!

1. Recursos Humanos

No era para menos, pues, los profesionales de RRHH son los que manejan los contratos, recibos de informes, cartas patronales, recibos de nómina, entre muchas otras operaciones que requieren autenticación. Además de ahorrar tiempo y costos en papel, también podrán evitar archivar físicamente toda la documentación.

Utilizar una firma digital de los empleados, etcétera, permite llevar un mejor control, simplificando el archivo y búsqueda de documentos.

2. Instituciones financieras

Toda gestión bancaria supone una gran cantidad de firma de documentos, ya sea el otorgamiento de un préstamo, pagarés, contratos de crédito, todo esto, y mucho más, requiere de un desplazamiento de los involucrados y envío por paquetería de los papeles. Con las firmas digitales están ahorrando esta parte de la cadena de logística, haciendo el procedimiento más rápido y económico.

3. Corredores públicos

Anteriormente — no hace mucho—, los corredores públicos tenían un mercado reducido a su posición geográfica por un tema de logística.

Actualmente, han ganado mayor productividad firmando digitalmente, debido a que ampliaron su rango de acción y atender a sus clientes de cualquier parte del país.

Aunado a esto, al evitar trasladarse para recabar las firmas, el corredor optimiza sus tiempos logrando protocolizar más documentos, aumentando exponencialmente sus ingresos y haciendo negocios más seguros.

Ventajas de seguridad para empresas

A continuación, detallamos algunos beneficios en términos de seguridad que le brinda una firma digital a las organizaciones.

Legalidad

La firma digital forma parte de la modernización de los sistemas de acuerdos debido a lo sensible que eran las normativas. Sin embargo, es totalmente legal y se ajusta a lo establecido en México. ¡Debemos contratar servicios reconocidos y avalados!

Seguridad y privacidad

Los acuerdos contienen información confidencial de los clientes y ciertos términos comerciales. Por este motivo, la aplicación de firmas digitales en la nube ha llegado a diversos acuerdos para asegurar sus datos, cumpliendo con los estándares de seguridad como la normativa ISO 270018 y la SSAE 18.

Trabajo remoto seguro

Una de las características principales de las firmas digitales es que contribuye con el trabajo remoto. Lo que otrora debíamos hacer de forma manual, con el uso de las firmas electrónicas podemos hacerlo desde cualquier lugar con cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Lo cual, viene a ser un alivio en tiempos de crisis, pudiendo hacer de cualquier sitio una oficina más, contando con una información y gestión cada vez más blindada sin importar dónde estemos.

Integraciones seguras

La aplicación de la firma digital en la nube puede concretar negocios y transacciones dentro de más de 350 sistemas y herramientas digitales, tales como: Microsoft, Salesforce, Google, Oracle, Apple, entre muchísimos otros.

Y, como hemos vimos previamente, totalmente legal, privadas y seguras. ¡Imprescindibles!

¡Para finalizar!

Como hemos mencionado, para poder hacer transacciones con el gobierno en México se requiere de un certificado digital específico emitido por el SAT. Este certificado involucra dos tipos de archivos — una clave publica .cer y una clave privada .key—, . Este tipo de certificado solo se utiliza en transacciones con el gobierno.

Sin embargo, para transacciones comerciales que requieran el uso de un certificado digital mexicano emitido por el SAT, las compañías pueden convertir sus archivos de CD en uno tipo válido y aceptado globalmente para formalizar acuerdos. ¡Increíble!

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