¿Cómo firmar un PDF digitalmente con DocuSign?

Publicado el 2 de diciembre de 2021. Actualizado el 18 de julio de 2022.

¿Quieres ganar tiempo en tus procesos de firma de contratos, cartas oferta o acuerdos de confidencialidad? En ese caso, la firma electrónica es la herramienta que necesitarás para optimizar tus operaciones.

Ahora es tarea sencilla prestar consentimiento en formatos de todo tipo (incluyendo PDF) con unos pocos clics; esto porque las firmas electrónicas crean un contrato que es ampliamente aceptado por la legislación mexicana e internacional y más seguro que las firmas manuscritas tradicionales en papel.

Sigue leyendo hasta el último punto y verás cómo la firma electrónica alivia el flujo de trabajo, ahorra tiempo e incrementa los niveles de productividad.

Primero, ¿es posible firmar un PDF con DocuSign?

La respuesta es sí. DocuSign eSignature admite prácticamente cualquier tipo de archivo de documento de aplicaciones, incluyendo Microsoft® Word, Excel y PowerPoint. Además, reconoce documentos PDF y etiqueta automáticamente los campos de formulario para que los firmantes ingresen datos.

¿Por qué debes firmar digitalmente con DocuSign?

Las firmas electrónicas son una forma más rápida y sencilla de firmar desde cualquier lugar. Además, estas son más fáciles de utilizar que las firmas tradicionales creadas con lápiz y papel, las cuales generan mayor cantidad de gastos.

La firma electrónica mejora los tiempos de contratación, reduce los costos y aumenta la productividad. Además, DocuSign es un garante de seguridad de la información y, a continuación, te explicaremos por qué.

Seguridad de inicio a fin

Teniendo en cuenta que el proceso de firma de órdenes de compra, contratos, presupuestos o cualquier tipo de documento o acuerdo en PDF puede llegar a ser un proceso largo y tedioso, incluso, ineficiente por los procesos burocráticos, DocuSign ofrece una solución integral para ello.

Sin embargo, uno de los puntos claves de esta iniciativa y que aún continúa posicionando al papel y la firma autógrafa como una alternativa popular es la desconfianza por parte de los usuarios hacia las herramientas digitales.

En ese sentido, DocuSign ofrece una plataforma ágil, sencilla y, sobre todo, 100% segura y legal que sigue los más elevados protocolos de protección de datos.

¿Haces home office o te dedicas a trabajar desde cualquier lugar? Acelera los flujos de trabajo remotos con esta solución digital, en la mayoría de los dispositivos.

A continuación te explicamos más.

eSignature

eSignature es la responsable de la firma electrónica en documentos, como el PDF, y de garantizar la seguridad en cada etapa.

Esta solución destinada a la generación y protección de firmas y datos permite añadir o crear documentos dentro de la plataforma y seleccionar a los firmantes de forma electrónica. De esta manera, cada uno de los participantes tendrán acceso y nadie más que ellos.

La firma electrónica permitirá acelerar el 82% de los acuerdos pudiendo completarse en menos de un día y el 49% en menos de 15 minutos con una herramienta confiable y segura que, además es:

• Gratis para los firmantes.
• Conveniente.
• Simple, con una interfaz intuitiva.

De esta forma, podrás:

• Firmar archivos PDF en cualquier momento, lugar y desde la mayoría de los dispositivos.
• Eliminar la molestia y el costo de impresión, envío de faxes, escaneo y entrega al día siguiente asociados con la continuidad y finalización de cada procedimiento.
• Ofrecer a los clientes un novedoso método que mejorará su experiencia con la marca y hará que puedan concretar un mayor número de acuerdos.

Firma electrónica PDF en DocuSign: ¿Cómo se hace?

A continuación, vamos a explicar detalladamente cómo firmar electrónicamente un documento en formato PDF en tan solo 7 sencillos pasos:

• Vas a necesitar crear una cuenta gratuita. DocuSign te ofrece hasta 30 días de prueba. Luego, debes iniciar sesión.
• Haz clic en el botón de “Inicio” y selecciona "Enviar un sobre".
• Elige “Cargar” o cargar y toma el documento PDF que deseas firmar.
• Marca la casilla “soy el único firmante” —si corresponde—.
• Haz clic en Firmar.
• Arrastra y suelta la firma desde el panel de navegación de la izquierda a la ubicación deseada en el documento.
• Ahora haz clic en “finalizar”.

¡Listo!

Una vez que hayas firmado el documento, también tendrás la opción de compartirlo. En este sencillo proceso podrás personalizar el correo electrónico y realizar un seguimiento de cuándo el destinatario lo abrió.

¿Cómo enviar un documento firmado electrónicamente en PDF?

¿Necesitas enviar el PDF a otra persona para que lo firme? Ahora deberás prepararlo y, a continuación, vamos a indicar cómo hacerlo:

• Debes cargar el documento para la firma.
• Ahora hay que arrastrar y soltar los campos que necesitas que complete el firmante como, por ejemplo: nombre, dirección, fecha, iniciales, firma, etcétera.
• Para finalizar, se debe agregar una dirección de email para el firmante y dar clic en “enviar”.

¿Cómo administrar la cuenta de firma electrónica de DocuSign?

Con eSignature, puedes rastrear rápidamente dónde está cada documento en el proceso de firma, elaborar otros nuevos a partir de plantillas pre-existentes o usar los formularios prediseñados que te harán ganar mucho tiempo.

Enseguida te mostraremos cómo hacer 3 de las acciones más importantes de este software para administrar la firma electrónica PDF correctamente:

Gestión de sobres

Luego de haber enviado el primer sobre, hay que hacer clic en “gestionar” para ver su estado, incluido dónde se encuentra el documento en el proceso de acuerdo y quién aún falta por firmarlo o tomar medidas adicionales.

Después de enviar varios sobres, puedes buscar por los documentos fácilmente desde el campo “Vistas rápidas”, que se encuentra a la izquierda. Este campo incluye filtros que te ayudarán a encontrar fácilmente sobres anteriores.

Para una mayor comodidad y acceso rápido, también puedes organizarlos en carpetas.

Crear plantillas

Hay que hacer clic en “Crear nuevas plantillas” o acceder a las compartidas contigo, también puedes administrarlas y actualizarlas para documentos de uso frecuentes como documentos de no divulgación y contratos laborales.

En la biblioteca de plantillas hay una gran variedad de prediseños para formularios comunes, convenientes y listos para usar.

Gestión de cuenta

Para una efectiva gestión de cuentas navega a la pestaña de “Informes” para ver la información detallada sobre la actividad y el uso de sobres.

Si eres administrador, también podrás acceder a la pestaña de “configuración” para gestionar los usuarios y detalles de la cuenta.

¿Cómo DocuSign garantiza la seguridad de los documentos?

La plataforma de herramientas que proporciona DocuSign brinda un ecosistema digital basado en la seguridad de los datos de los usuarios a través de:

• Transparencia: informando al usuario cómo se ejecuta la protección de datos guardados dentro de la interfaz, en lo que se llama Trust Center; un sitio que cuenta con toda la información necesaria sobre las normas y políticas de seguridad y el protocolo tecnológico que usa para garantizarla.
• Protección: debido al gran interés y responsabilidad de DocuSign por asegurar la información de los usuarios, los colaboradores, procesos y tecnologías usadas por la empresa han sido diseñadas e integradas para dicho fin.
• Políticas: DocuSign adopta un cúmulo de políticas y normativas de seguridad informática, como la restricción de usuarios en ambientes de producción, capacitación integral para el uso de la plataforma y buenas prácticas de seguridad en cada etapa.
• Herramientas: DocuSign apoya sus procesos en las herramientas más modernas para prevenir, mitigar y enfrentar ciberataques; lo que garantiza en todo momento la protección y el cumplimiento de los estándares nacionales e internacionales de seguridad de la información.
• Auditorías: otra forma de garantizar la seguridad de la información, es el proceso de auditorías anuales independientes que permiten verificar el cumplimiento de los estándares de seguridad aplicados.

Certificaciones de seguridad

Ahora bien, una vez que comprendes cómo DocuSign ejecuta su proceso de seguridad y bajo qué soluciones y prácticas sostiene su garantía, es momento de hablar de aquellas certificaciones que se aplican en las operaciones.

ISO 27001:2013

Brinda un gran nivel de garantía, protección de datos y seguridad de la información.

Esta norma internacional proporciona un marco de trabajo para sistemas de gestión de seguridad de la información con el propósito fundamental de brindar confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos en todo momento.

Se trata de una norma esencial para asegurar los archivos importantes de la empresa, la información de los clientes y blindar los activos más importantes.

SOC 1 y SOC 2

El SOC 1 Tipo 2 y el SOC 2 Tipo 2 se refieren a informes que verifican el cumplimiento de los estándares de seguridad usados dentro del centro de datos de empresas prestadoras de servicios y cada una define un nivel de integridad de las operaciones.

• SOC 1: centrada en los controles internos afines con la seguridad de estados financieros y contables; por lo que es una categoría que evidencia la buena disposición de la empresa en desempeñar sus actividades de control para satisfacer la demanda del mercado.
• SOC 2: está categoría evalúa de forma independiente los controles operativos y de gestión, especialmente los relacionados a la seguridad, disponibilidad, integridad, confidencialidad y privacidad de los procesos.

PCI DSS

El Payment Card Industry Data Security Standard se trata de una normativa internacional de seguridad de datos, específicamente, dentro de la industria de las tarjetas de pago.

Esta regulación permite garantizar el uso correcto y seguro de las tarjetas de crédito en pagos electrónicos.

Certificación STAR

Se refiere al programa de confianza y seguridad de riesgos de Cloud Security Alliance, CSA. Una institución que permite brindar garantía y transparencia de las normas de seguridad dentro del mercado.

STAR (Security, Trust & Assurance Registry) es una iniciativa de Cloud Security Alliance y de BSI para ofrecer a los usuarios y proveedores de servicios en la nube, un mecanismos de certificación global, confiable y que se apeguen a las mejores prácticas de transparencia y seguridad.

En ese sentido y al contar con todas estas certificaciones, DocuSign y su firma electrónica están apoyadas en una serie de recursos para garantizar la autenticidad, identidad y la firma de la persona que aprueba un documento PDF.

Al momento de firmar un PDF, DocuSign genera un registro electrónico que guarda un conjunto de datos capaces de autenticar al firmante. De esta forma, todas las acciones e interacciones quedan almacenadas en el registro del documento, incluso de forma física.

6 ventajas de firmar en PDF para los negocios

Dentro de las empresas existen decenas, e incluso, cientos de tipos de documentos que necesitan firmas con el fin de gestionar trámites administrativos, legales, fiscales, entre otros.

Firmar PDFs significa usar la firma electrónica para ejecutar estas acciones y reducir drásticamente la burocracia y los tiempos necesarios para ello. Sin embargo, estos no son sus únicos beneficios y aquí te mostraremos los principales.

Agilidad en los trámites

El primero y del que ya asomamos su relevancia en la introducción de este tema es la agilidad.

Habitualmente, los flujos de trabajo implican una serie de firma de documentos para pasar de etapa en etapa hasta su conclusión.

Gracias a la agilidad que se obtiene al firmar PDF electrónicamente, estos procesos se simplifican sustancialmente, obteniendo fases muy expeditas y con escasas etapas para favorecer la eficiencia en general.

Seguridad

Los documentos físicos están propensos al deterioro, el extravío y la modificación sin autorización.

En ese sentido, firmar PDF electrónicamente no solo supone un incremento en la productividad del proceso, también significa el agregar diversas plataformas de autenticación y protección de los datos.

Esto permite garantizar que los documentos no serán modificados sin autorización previa, al mismo tiempo que proporciona un ecosistema fiable y eficaz para garantizar la confidencialidad.

Productividad

Esto ya lo hemos mencionado, pero vale la pena aclararlo: firmar PDF electrónicamente reduce drásticamente el tiempo que necesita un documento desde que es solicitado hasta que es firmado y procesado, en comparación a métodos tradicionales.

De esta forma, su negocio podrá usar ese valioso tiempo que es desperdiciado en la gestión en papel en tareas de valor para la organización y que aproveche el talento disponible.

Simplificación

Firmar PDF electrónicamente es un proceso muy simple, sencillo y rápido, permitiendo disponibilizar este recurso para cualquiera que lo necesite y sin la necesidad de capacitación previa.

Experiencia del cliente

En el caso de que los clientes necesiten firmar documentos relacionados con la comercialización de un producto o servicio, la firma electrónica en PDF permite ejecutar este proceso desde cualquier lugar y sin la necesidad de la presencia física.

Ahorro

Por último, firmar PDF electrónicamente favorece la eliminación de la necesidad de recursos físicos como el papel, impresoras, tintas, entre otros, dentro de la oficina.

Los costes, en ese sentido, pueden disminuir sustancialmente e incluso desvanecerse, logrando una optimización importante en el uso del capital dentro de tu negocio.

8 aspectos diferenciales de la solución DocuSign

Antes de hablar del paso a paso de cómo firmar PDF electrónicamente con DocuSign es importante abordar las características diferenciales que tiene la herramienta y por lo que más de 500 mil empresas han decidido confiar en nosotros.

Demás está decir que DocuSign es la plataforma más rápida y segura de convertir cada documento, acuerdo o proceso de aprobación en una iniciativa digital dentro de tu negocio.

Y si aún no estás convencido, a continuación te explicamos las razones concretas.

Fácil de implementar

A través de una interfaz intuitiva y una configuración simplificada, cualquier usuario puede empezar a disfrutar de las características sin pasar por largos y molestos procesos de familiarización.

DocuSign es la forma más ágil de lograr una firma o aprobación de un cliente o proveedor; permitiendo a ellos aceptar los acuerdos de forma remota y disponibilizada en cualquier dispositivo.

Integraciones con aplicaciones y servicios

DocuSign es perfectamente integrable con más de 300 servicios populares, como:

• Google.
• Salesforce.
• Box, entre otros.

Por lo que será muy sencillo para tus colaboradores y equipos de trabajo acceder a la aplicación de DocuSign desde cualquier dispositivo y agregar tus flujos de trabajo con el objetivo de acelerarlos y optimizarlos.

Las firmas electrónicas más seguras del mundo

Un factor diferencial que nadie puede negar es que DocuSign cuenta con el servicio de firmas electrónicas más fiable y protegido de todos.

Centenas de millones de personas alrededor del mundo confían en nosotros gracias a los estándares de seguridad con los que contamos.

Además, nuestra plataforma cuenta con protección muy similar a la de la industria bancaria, haciéndola una herramienta disponible permanentemente y garantizando la confiabilidad durante procesos de acuerdos, aprobaciones y contratos.

Flujos de trabajo flexibles

Gracias a las particularidades de automatización con las que cuenta DocuSign, tu empresa tendrá a su alcance una herramienta ágil que podrá acelerar sustancialmente tus cadena de valor.

Visibilidad del estado del documento

DocuSign dispone de una herramienta que se actualiza en tiempo real, permitiendo a tu empresa, tus clientes y proveedores tener la información sobre el estado del contrato en todo momento.

Asimismo, cuenta con informes altamente eficaces que te brindarán poderosos insights sobre tus procesos, que te pondrán en perspectiva sobre el funcionamiento de tu flujo de trabajo.

Auditorías completas

Con el objetivo de garantizar el adecuado apego a las normas del compliance y regulaciones normativas, tanto internas como externas a tu organización, DocuSign facilita el seguimiento a través de auditorías completas para garantizar tu cumplimiento.

Adoptar un proceso sostenible

Nuestra herramienta es 100% libre de papel, lo que le permitirá a tu negocio eliminar este recurso para siempre, ahorrar costes de materiales y espacio de almacenamiento.

Asimismo, tendrás la posibilidad de crear un ambiente sostenible y una cultura de trabajo basada en la preservación.

Diversas herramientas complementarias

Además de la firma electrónica, DocuSign cuenta con otros productos que pueden ir de la mano y acompañar tus operaciones y resultados, ¡conócelos!

Gestión del Ciclo de Vida del Contrato

Una herramienta diseñada para gestionar los procesos de contratación, reduciendo sus problemas como complejidades, ineficiencias y costos excesivos.

Este software de gestión contractual te facilitará el proceso de organización, automatización y colaboración dentro de esta actividad, haciendo que esta tarea sea mucho más simple.

Con ellas podrás:

• Crear contratos con facilidad.
• Recopilar datos de sistemas como Salesforce.
• Definir las reglas de contratación.
• Obtener una librería de cláusulas predefinidas por el equipo legal.
• Reunir equipos para cerrar contratos.
• Automatizar el enrutamiento de los contratos de forma interna y externa.
• Revisar, agregar comentarios o tareas y notificar a los usuarios por email o Slack.
• Centralizar la gestión de contactos.
• Administrar obligaciones, renovaciones y mucho más.

Generación de documentos

Un producto ideal para generar contratos profesionales con pocos clics y permitir que tu fuerza de ventas pueda crear contratos sin abandonar la interfaz de Salesforce.

Asimismo, te permite mezclar sin esfuerzo los datos de clientes, productos y precios para generar acuerdos en formatos como PDF, Word o DocuSign Agreement Cloud.

Es una herramienta capaz de preparar, firmar y almacenar los contratos en Salesforce, ahorrándole tiempo valioso a tus vendedores y evitando errores al incluir automáticamente el contenido adecuado según tus reglas.

Para finalizar

Décadas atrás firmar un documento significaba un proceso totalmente tedioso donde debías elaborar el documento, imprimirlo, firmarlo y escanearlo para enviarlo a cada una de las partes y estas, a su vez, lo remitían de vuelta. ¡Ya no más!

Tanto empresas como personas naturales a menudo utilizan archivos PDF para documentos profesionales que no deben ser editados. Ahora no existe la necesidad de un proceso tan largo, ya que la firma digital facilita la prestación de consentimiento de cada uno de los interesados.

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