¿Ya has escuchado sobre la posibilidad de firmar contratos electrónicamente?

Este cambio ya está en marcha en el mundo empresarial y, en pocos años, la mayoría de los acuerdos serán formalizados de esta manera.

Una de las razones, es la gradual preocupación con la disminución del impacto ambiental que una oficina paperless provee. La sostenibilidad se vuelve una realidad más común cada día, y las oficinas sin papel permiten consolidar un nuevo modelo de negocios.

Otro motivo es relativo a la competencia. Por ejemplo, imagínate dos inmobiliarias: una que firma contratos electrónicamente y otra que los formaliza en papel.

Probablemente, será más competitiva la empresa que ya utiliza las firmas electrónicas, porque ofrece a los clientes un proceso más simple de contratación de sus servicios.

Igualmente, una oficina de contabilidad tendrá más clientes porque los contratos firmados electrónicamente le permiten ser más ágil.

De hecho, no hay argumentos razonables para no utilizar las firmas electrónicas.

Poco a poco, negocios de todos los segmentos cambian sus sistemas de acuerdos para la realidad digital. Por lo tanto, las empresas que aún no han empezado este cambio pueden perder competitividad.

Por esto, presentamos 5 razones que hacen la firma electrónica una opción estratégica para tu negocio:

1.    Ahorro de diversas fuentes

Los documentos físicos crean muchos costos.

Por ejemplo, para que un contrato sea cerrado, hay que invertir muchas horas de preparación del documento, reuniones con clientes para revisar todos los términos, además de los costos de impresión, de propiedad de la impresora, de envío por postal y muchos otros costos.

Todavía, al firmar contratos electrónicamente eliminas varias de estas actividades.

Todo ocurre desde una plataforma digital, donde se puede crear o hacer upload de un documento, firmar, designar otros firmantes y cerrar el contrato.

Todo se pasa en pocos minutos, sin costos de transporte e impresión. El proceso es muy práctico, ya sea para pocos firmantes cercanos o para decenas de firmantes geográficamente lejanos.

Otros ahorros igualmente relevantes son relativos a la eliminación del costo de propiedad de equipamientos: impresoras, insumos como tóneres, contratos de manutención periódica de los equipamientos, espacio físico para almacenar documentos y hasta energía eléctrica.

Al reunir todos estos costos confirmarás que la utilización de papel resulta en gran perjuicio a lo largo del tiempo. Pero se puede solucionar con las firmas electrónicas.

2.    Prueba de responsabilidad ambiental

La cuestión ambiental es una prioridad mundial. Naciones y organizaciones son cada vez más cuestionadas acerca de los impactos que sus productos y servicios causan a la naturaleza.

La nueva generación de consumidores requiere que el mercado sea más consiente de su impacto ambiental y que las organizaciones tengan decisiones y prácticas más responsables.

Disminuir el desperdicio de papel es una de estas acciones que posibilitan alinearse con las demandas del consumidor, sin perjuicio a la productividad o al número de contratos firmados.

3.    Agilidad de revisión

Al firmar contratos electrónicamente vas a evitar fácilmente errores en el proceso de creación y documentos.

Imagínate que después de cerrar un contrato, cuando todos los signatarios ya le han firmado, un error es identificado. Esto puede resultar en invalidación del contrato.

Para rectificarlo, será necesario alterar, imprimir y remitir nuevamente para todos los firmantes. Todo este proceso genera nuevos costos y más tiempo de formalización del contrato.

Todavía, el atraso del cierre es solo un inconveniente. Perder el cliente sería la consecuencia más grave.

Sin embargo, no existe dicha molestia si el documento es electrónico. Aunque haya necesidad de alteración, ganarás más agilidad.

4.    Agilidad operacional

Los negocios que ya adoptaron las plataformas de firma electrónica indican crecimiento de 50% en las tasas de formalización de nuevos negocios. Además, indican también gran aceleración del ciclo del documento (crearlo, revisarlo, remitirlo, firmarlo, restituirlo, almacenarlo, gestionarlo).

De hecho, las empresas preparan nuevos documentos digitales con más rapidez que su concurrencia, lo que resulta en más clientes y más contratos.

5.    Validez legal

Muchas empresas resisten cambiar el proceso de formalización de contratos para el modelo digital por no conocer las garantías jurídicas. Creen que la firma autógrafa es la única permitida.

Sin embargo, la firma electrónica tiene validez jurídica en distintos países, incluso México.

Hay diversos riesgos de firmar documentos en papel: se pueden extraviar, se pueden perder y se pueden falsificar las firmas. Otra pregunta: ¿quién puede confirmar que una firma es real solo porque fue manuscrita?

La firma electrónica ofrece distintos factores de autenticación que son admitidos en cortes como pruebas seguras.

Por ejemplo, los documentos digitales son protegidos con criptografía. Por lo tanto, no se puede alterarlos después de firmados.

Además, una plataforma de firmas electrónicas registra las actividades relativas a cada contrato – quién le firmó, cuando, desde cual IP. Dichos registros son herramientas que facilitan auditorias y evitan fraudes.

¿Las razones por encima te parecen razonables para firmar contratos electrónicamente?

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