7 beneficios de firmar electrónicamente un documento
En tiempos de digitalización, las empresas buscan incorporar tecnologías e innovar sus flujos de trabajo para acelerar procesos y hacerlos más eficientes. En esa búsqueda, las organizaciones pueden adoptar soluciones como la firma electrónica para aprovechar sus múltiples ventajas.
Firmar electrónicamente un documento permite acortar tiempos, reducir costos y optimizar la experiencia de cliente, reemplazando la firma autógrafa.
Ahora bien, ¿qué es exactamente una firma electrónica? En esencia, se trata de cualquier método electrónico usado para vincular la identidad del firmante a un acuerdo.
Esta tecnología puede sustituir a la firma tradicional en papel, ya que tiene la misma validez legal. Así, las empresas pueden firmar electrónicamente cualquier tipo de contrato o acuerdo con sus clientes, proveedores o empleados.
En este artículo, te contaremos los principales beneficios de firmar electrónicamente un documento.
¿Quieres conocerlos? ¡Sigue leyendo!
1. Mayor seguridad y privacidad
A diferencia de las firmas autógrafas —que son más fáciles de manipular o falsificar—, y de los contratos en papel —que pueden filtrarse al ser enviados de un firmante a otro—, firmar electrónicamente es ideal para proteger la integridad y privacidad de los datos.
La razón es que las firmas electrónicas utilizan distintos métodos de protección de datos, incluida la criptografía, y distintos métodos de identificación del firmante como los certificados digitales, por ejemplo, con el fin de proteger los datos y poder realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos.
En ese sentido, dependiendo el tipo de firma y el proveedor, es posible acceder a distintos datos de cómo, cuándo y dónde se abrió, leyó y firmó un documento.
A la hora de elegir un proveedor, es importante que esté comprometido con los estándares de privacidad y seguridad de la información.
2. Mejora la experiencia del cliente
En la actualidad, los consumidores están acostumbrados a la velocidad y multiplicidad de plataformas digitales, por lo que esperan lo mismo al interactuar con una marca o comprar un producto o servicio.
Tanto en los negocios B2B como en los B2C, poder firmar electrónicamente un documento, ya sea un contrato de compraventa o un acuerdo con proveedores, es esencial para adaptarse a las necesidades de los clientes y brindar una experiencia óptima.
55% de las empresas que usan tecnología de firma electrónica reportan una mayor satisfacción de clientes con los procesos de acuerdos digitales.
Es que las firmas electrónicas permiten firmar fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Como consecuencia, es posible ahorrar tiempo, favorecer la satisfacción de los clientes, la fidelización y la lealtad de marca.
3. Aumenta la productividad
Al optimizar los tiempos y acelerar los procesos dentro de la organización, la implementación de firmas electrónicas permite usar el tiempo ahorrado para enfocarse en otras tareas y favorecer así la productividad.
De esta forma, las soluciones de firma electrónica posibilitan:
- Automatizar los flujos de trabajo de los documentos y eliminar tareas repetitivas.
- Aumentar la colaboración y favorecer el trabajo remoto, en tanto los equipos pueden acceder y gestionar los datos en la nube desde cualquier lugar y dispositivo.
- Centralizar y simplificar el almacenamiento de documentos.
- Evitar las posibles pérdidas, daños o falsificaciones que pueden ocurrir con los documentos en papel.
4. Reduce los gastos y optimiza el ROI
Otra de las ventajas de firmar electrónicamente consiste en la reducción de los gastos vinculados al papel, las impresiones y envíos postales, sobre todo en aquellos negocios que gestionan una gran cantidad de documentos.
Asimismo, muchas soluciones de firma electrónica incluyen un servicio de almacenamiento digital para los documentos, permitiéndole a las empresas ahorrar en gastos relacionados con el almacenamiento físico.
Por otro lado, la digitalización de los flujos de trabajo a través de la firma electrónica reduce el tiempo de retorno de inversión, agilizando la adquisición de nuevos clientes.
5. Acorta tiempos y agiliza los procesos
A diferencia de los acuerdos y contratos impresos, cuya concreción puede resultar lenta y engorrosa, la digitalización de los documentos posibilita acelerar los ciclos de trabajo.
Firmar electrónicamente un documento es mucho más rápido y sencillo, lo que conduce a una optimización de las tasas de éxito al interior de la empresa. Esa velocidad también favorece la fidelización de los clientes.
En definitiva, los acuerdos digitales representan una herramienta ideal para evitar retrasos y acelerar los flujos de trabajo, gracias a las automatizaciones y el acceso multiplataforma que brindan las soluciones de firma electrónica.
6. Reduce la huella ambiental
En un contexto en el que la preocupación por el medio ambiente cobra cada vez más importancia en la agenda pública, tanto los consumidores como los socios comerciales demandan que las empresas tomen cartas en el asunto.
En ese sentido, no hay dudas de que la firma electrónica reduce considerablemente el uso de papel y, de esa forma, representa una solución mucho más amigable con el medio ambiente.
Así, la digitalización le permite a los negocios implementar prácticas eco-friendly para adaptarse a las exigencias del mercado y al mismo tiempo favorecer la imagen de la marca.
7. Rápida integración y escalabilidad
Muchas soluciones de firma electrónica se adaptan fácilmente a los flujos de trabajo, en tanto es posible integrarlas a las herramientas, protocolos y aplicaciones que ya funcionan dentro de la empresa.
De esta forma, la transición hacia los documentos digitales para procesos empresariales es muy rápida.
Por otro lado, es posible incorporar esta tecnología en organizaciones de todos los rubros, sin importar su tamaño. Al mismo tiempo, la firma electrónica puede impactar en diversas áreas o departamentos dentro de una empresa, desde recursos humanos hasta marketing, TI, ventas y finanzas.
Por eso, es importante asegurarse de que el proveedor habilite una modernización continua de la manera de hacer negocios, contemplando los posibles usos a futuro que pueda tener la firma electrónica en la organización.
¡Hasta aquí llegamos!
Como vimos, la incorporación de una solución de firma electrónica resulta muy beneficiosa a la hora de ahorrar tiempo y dinero, como también para optimizar la productividad y la experiencia de cliente, entre otras ventajas.
Ahora que conoces los beneficios de firmar electrónicamente un documento, ¿qué esperas para incorporar esta y otras tecnologías en tu empresa? ¡Comunícate con el equipo de expertos de DocuSign y conoce nuestras soluciones digitales para tu negocio!