¿Por qué invertir en las firmas electrónicas?

La clave para sobrevivir a los cambios del mercado en los próximos años es adaptarse rápidamente. Por esto, las empresas que quieren modernizar sus sistemas de acuerdos invierten en las firmas electrónicas.

La firma electrónica es una tecnología esencial para apoyar el proceso de transformación digital de cualquier tipo de negocio, porque hace las transacciones más seguras y rápidas.

De hecho, la verdadera transformación digital solo se puede realizar con la eliminación del uso de papel dentro las oficinas. Los sistemas de acuerdos digitales son la solución para este desafío.

Las ventajas de las firmas electrónicas

Ahora, vamos a listar los principales beneficios de esta tecnología.

Reducción del tiempo

El principal factor de suceso es la reducción del tiempo para cerrar nuevos acuerdos.

Esto se puede percibir fácilmente, poco después de la adopción. Por ejemplo, en Salesforce, una empresa global que utiliza DocuSign, el 90% de los negocios son cerrados en un día y el 71 % de las negociaciones son cerradas en hasta una hora.

Sin tecnología, el proceso puede llevar semanas hasta meses, considerando que todos los involucrados en el proceso deben conocer, revisar y firmar los términos del contrato.

Movilidad

Con las firmas electrónicas, todos los acuerdos son digitales y disfrutan de la movilidad para que se formalicen.

De hecho, se puede compartir documentos en línea y firmar acuerdos desde una computadora, un smartphone o una tableta, no importa donde esté.

Esta característica hace todo el ciclo de vida de un acuerdo más cómodo y sencillo, además de disminuir drásticamente el tiempo del proceso de revisión.  Resultado: las ventas y los ingresos incrementan.

Experiencia del cliente

Ya sea para documentos personales o empresariales, las distancias se hacen cortas para que todas las partes involucradas disfruten los beneficios, con gano en la experiencia del cliente/usuario.

Por el lado de la empresa que adopta las firmas electrónicas, la gestión de los acuerdos digitales igualmente se queda más sensilla.

Se puede monitorear todas las actividades de un nuevo acuerdo durante el proceso de firma del documento.

Las plataformas de firmas electrónicas, como DocuSign, registran todo: quién ha abierto un documento, de dónde, cual fecha, qué hora y desde cual dispositivo, por ejemplo. Todas las informaciones son registradas y se puede acceder fácilmente para consultas legales, certificando la integridad de todos los pasos.

Seguridad jurídica

Además, vale la pena señalar que estos registros contribuyen para garantizar la conformidad con leyes y reglamentos de diversos segmentos de mercado.

Y hablando sobre consultas legales, las firmas electrónicas tienen validez jurídica y son mundialmente aceptadas, incluso en México.

Así, se pueden utilizar transacciones de PyMEs (pequeñas y medianas empresas), como de grandes organizaciones.

Disminución de los costos

Por fin, con todas las ventajas mencionadas, los costos también se disminuyen. Esto porque además de ahorrar tiempo de los equipos y acelerar los ingresos con las características de gestión del acuerdo, se puede eliminar el presupuesto de papel, tinta de impresora, fax, fotocopias y entrega de documentos, remplazando todo por un proceso más sencillo.

También se debe considerar el ahorro resultante de almacenamiento físico de papel – espacio físico, carpetas, sobres, armarios y hasta los planes especiales para evitar incendios o seguridad del ambiente físico.

Todo esto es suplantado desde que las empresas pasan a utilizar el proceso digital para firmar sus documentos.

Entonces, para sumariar, las ventajas de las firmas electrónicas son diversas:

• Vas a reducir los costos operacionales;
• Vas a optimizar la experiencia de tus clientes;
• Vas a lograr procesos más eficientes;
• Vas a incrementar la productividad de tus equipos;
• Vas a incrementar los ingresos;
• Vas a ganar más visibilidad de todo el proceso;
• Vas a garantizar seguridad, integridad y autenticidad de los documentos;
• Vas a acelerar en tus procesos internos;
• Tendrás validez jurídica para todos tus acuerdos; y
• Podrás ofrecer más flexibilidad de firma desde smartphones, tabletas o computadoras.

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