Un contrato es un tipo de documento muy peculiar. Las cuestiones planteadas por su contenido involucran a las empresas que las firman e implican una compensación financiera. Por lo tanto, la gestión del ciclo de vida de los contratos necesita ser eficiente para asegurar el suceso de los negocios.

Gestión del ciclo de vida de contratos: ¿qué es?

Uno de los temas más importantes de la transformación digital es la aceleración de procesos. Y uno de los procesos más importantes dentro una organización es la negociación con clientes.

La gestión del ciclo de vida de un contrato (CLM – Contract Life Management, en inglés) involucra prácticas y herramientas para optimizar (e incluso automatizar) procesos contractuales. Así, asegura que acuerdos estratégicos sigan sin obstáculos.

En un modelo analógico, el CLM implica múltiples tareas, equipos y personas. Todavía, al adoptar un modelo digital, es decir, utilizando herramientas tecnológicas, las organizaciones logran crear tareas estándares para evitar el trabajo repetitivo.

Así, las etapas de preparación, flujo de trabajo, negociación, aprobación, ejecución, gestión, cumplimiento y renovación de contratos se convierten más rápidos.

Los desafíos frecuentes

El estudio El estado de la Gestión de Contratos 2019, Ha identificado múltiples aspectos de desafío apuntados por las organizaciones.

  • El 94% de los encuestados dijeron que los errores humanos tienen gran impacto en el proceso de contratos;
  • El 52% afirman que, en promedio, crean hasta cuatro versiones de contratos, antes de cerrarlos.
  • El 33% dijeron que utilizan más de 30 horas de tu trabajo para negociar, crear versiones y modificaciones de un contrato;
  • El 51% no utiliza una aplicación especializada para gestionar contratos;

Los beneficios del CLM

Existen múltiples beneficios para las empresas que eligen una herramienta para gestionar sus contratos de manera más eficiente.

1. Los equipos se convierten más productivos

El CLM permite automatizar tareas repetitivas, crear acuerdos a partir de plantillas, términos y condiciones estándares, establecer consistencia de modelos de negociación, por ejemplo. Todo esto, ayuda a aumentar la productividad y los equipos ahorran más tiempo para buscar nuevos negocios.

2. Contratos más estándares

Los controles que permiten crear estándares para los contratos, ya sea condiciones o flujos de trabajo, permiten contratos más alineados con la estrategia del negocio. Así, las organizaciones aseguran que todos los contratos ofrecen los mismos beneficios, retornos financieros y bases jurídicas.

3. Gestión eficiente de la relación comercial

Por el otro lado, desde una herramienta CLM, puedes gestionar cada etapa de una relación comercial. Por ejemplo, la negociación de nuevos ingresos, acciones de onboarding de nuevos clientes, gestión de las ofertas negociadas en contrato, renovaciones, notificaciones pertinentes al contrato.

4. Equipos colaborativos

Hace importante señalar que las herramientas de gestión del ciclo de vida de contratos optimizan la dinámica de colaboración entre diferentes equipos dentro de una empresa.

Por ejemplo, el equipo de ventas puede alinear con el equipo financiero los rangos de precios y descuentos, así como puede definir con el equipo jurídico condiciones de contratación y renovación de acuerdo con el tipo de industria.

5. Sistema comprensivo de gestión de contratos

Otro avanzo importante es que una buena tecnología CLM va a ofrecer desde una única aplicación todas las características necesarias para una gestión más eficiente de los procesos existentes. Por ejemplo, el DocuSign CLM permite a los usuarios, preparar, ejecutar y gestionar todos los contratos desde un a única pantalla.

Esto hace más fácil la automatización de tareas repetitivas y asegura una mejor visibilidad en el monitoreo de los contratos generados.

¿Quién puede utilizar una solución CLM?

Como hemos dicho, este tipo de tecnología promueve la colaboración entre equipos distintos, incrementando la eficiencia operativa de la empresa.

Así va a involucrar variados actores al mismo tiempo: la dirección ejecutiva de la organización, vendedores, abogados, gerentes financieros e incluso los departamentos de TI.

Por el otro lado, existen los actores externos: los clientes. Por su lado, el cliente se beneficia con una negociación más simple y práctica, en la cual puede colaborar con el formato final del acuerdo.

Ya las empresas logran cerrar acuerdos más rápido, confirmar nuevos ingresos y, por supuesto, asegurar mayor satisfacción del cliente.

En términos de industria, cualquier tipo de empresa que necesite incrementar la eficiencia de sus operaciones, puede adoptar este tipo de aplicación. Para definir la solución ideal para tu empresa, habla con un experto.

3 tips para controlar el ciclo de vida de tus contratos

La manera cómo una organización gestiona sus contratos tiene un impacto directo en nuevos ingresos, ya lo sabes.

Según un estudio de la IACCM, la mala gestión de contratos hace una empresa perder más del 9% de sus recursos.

Para ayudarte a evitar este desafío, compartimos abajo 3 consejos esenciales para asegurar una gestión eficiente de tus contratos:

Entregue los contratos accesibles y cuestionables sobre la seguridad.

  • Adopta una plataforma que permite preparar, ejecutar y gestionar contratos de manera simple y asegura más productividad para tu equipo;
  • Cree plantillas para clausulas de negociación, así podrás crear nuevos contratos customizables en minutos;
  • Diseña un flujo de trabajo automatizado que involucre tus equipos y tus clientes, estableciendo SLAs para cada persona;

¿Quieres saber más acerca de este tipo de tecnología? Habla con un de nuestros expertos y descubre cómo el DocuSign CLM vuelve tus equipos más competitivos.