6 herramientas digitales para recursos humanos

Las herramientas digitales para recursos humanos son imprescindibles para agilizar todos los procesos internos y mejorar la comunicación interdepartamental con la finalidad de aumentar la productividad de cara a los objetivos empresariales.

¿Quieres aprender cuáles son las 6 tecnologías más usadas e importantes para esta área?

¡Sigue leyendo y toma nota!

1. Plataformas e-learning

En una época donde la industria 4.0 domina todos los mercados mundiales, la capacitación digital es fundamental para lograr una mano de obra calificada que sepa adecuarse a los cambios drásticos sin bajar su productividad.

Un claro ejemplo de esto sucedió al inicio de la pandemia, donde la mayoría de las organizaciones mudaron sus operaciones de lo presencial a lo remoto. De hecho, empresas como MercadoLibre o Amazon aumentaron de manera exponencial su tasa de ganancia, mejorando ampliamente su cuota de mercado: esto se debe a que ya estaban preparadas desde antes que siquiera se hablara del COVID-19 y sus procesos eran netamente digitales, por lo cual tan solo tuvieron que implementar ciertas medidas de higiene y seguridad. ¡Nada mal!

El e-learning abarca tanto el autoaprendizaje que debe ser de preocupación de cada trabajador —life-long learning o educación permanente— como la capacitación por parte de la empresa mediante plataformas de aprendizaje o aulas virtuales.

La incorporación de estas herramientas digitales para recursos humanos mejora la habilidad de los trabajadores. Además, son consideradas una forma efectiva para atraer clientes potenciales, entre las cuales las más utilizadas son eFront, Moodle y Coursera.

2. Gestión de nóminas

También denominada gestión de personal, esta tecnología consiste en programas cuyo objetivo es la administración de la nómina y aspectos como vacaciones, proyectos, tareas y control de horario.

Gracias a la gestión de nóminas, el responsable del sector genera todos los permisos que sean requeridos y faculta a los usuarios para hacer peticiones de los días que quieran disfrutar en el caso de vacaciones o permisos laborales; posteriormente, estas solicitudes son revisadas y validadas por quien esté a cargo del área.

En cuestión de entradas y salidas se maneja bajo una aplicación de control de horario que está dirigida al trabajador: con estas permite conocer los tiempos que son dedicados en cada proyecto total o tarea individual y registrar los tiempos de trabajo, entre otras funciones.

En resumen, los administradores podrán determinar los tiempos reales de la jornada laboral de cada colaborador, los días de descanso y las horas extras.

3. Redes sociales internas

Las redes sociales han cambiado la forma como se distribuye la información del mundo, siendo uno de los principales actores en el proceso de globalización de noticias.

Esta misma orientación puede ser dirigida en el ámbito empresarial, pudiendo implementar una plataforma exclusiva para todos los miembros de la organización donde se registren y se relacionen entre sí.

La finalidad de las redes sociales internas es mejorar y facilitar la comunicación entre los equipos de trabajo, fijando un sentido de pertenencia de cara a la compañía y afianzando el apoyo entre los integrantes para lograr las metas propuestas.

¿Qué obtenemos con todo esto? Mejorar las relaciones profesionales y la productividad empresarial: un claro ejemplo de ello es Microsoft Teams.

4. Servicios en la nube

La nube es un servicio que dejó de estar reservado únicamente para las grandes empresas: actualmente, todos podemos acceder a este tipo de software, permitiendo —de este modo— que los datos o documentos estén al alcance de nuestros colaboradores sin importar el tamaño de la compañía.

Esta es una solución para darle fin al almacenamiento local y, por lo tanto, descartar los dispositivos físicos de almacenamiento, facilitando el flujo de información entre departamentos y protegiendo todos los datos intercambiados al tener la posibilidad de configurar cuál usuario puede acceder, modificar y alterar un determinado documento.

En efecto, es un servicio que flexibiliza la operatividad empresarial que permite realizar pruebas como medir o comprobar la gestión de RR. HH. y los datos que pueden o no estar disponibles para los demás departamentos.

De esta manera, la nube se posiciona como una de las herramientas digitales para recursos humanos más innovadora. Entre las plataformas más reconocidas podemos mencionar Google Drive y Dropbox.

5. Firma electrónica

Las firmas electrónicas se encuentran dentro de las tendencias tecnológicas de 2021 debido al atípico 2020. Ante el escenario del COVID-19, las empresas que no contaban con esta herramienta no podían concretar acuerdos de manera remota, suponiendo grandes perjuicios tanto organizacionales como económicos.

Lo cierto es que hoy todas las empresas deben velar por un objetivo en común: mantener el negocio en marcha a pesar de cualquier circunstancia.

Algunos de los beneficios que conlleva implementar las firmas electrónicas son:

• Negocios más rápidos: Más del 82% de los acuerdos son concretados en menos de un día y 49% en menos de 15 minutos, entre ellos, por ejemplo, la contratación de personal, pago de facturas y trámites con el gobierno.
• Ahorro de dinero: Podremos ahorrar un promedio de $36 por cada acuerdo al bajar los costos y aumentar la productividad de los trabajadores.
• Labores más eficientes: Nos olvidaremos de las tediosas tareas burocráticas y lentas, generando un impacto positivo tanto para nuestros clientes como para los empleados.

Entre las herramientas digitales para recursos humanos, la firma digital da pasos firmes, destacando DocuSign como una de las más relevantes en el mercado. ¡No dejes de implementarla!

6. Indicadores de productividad

Analizar y mantener actualizados constantemente los indicadores de rendimiento —o Key Performance Indicators (KPI) por su traducción al inglés— es indispensable para la gestión del talento de la empresa o, incluso, estudiar sus niveles de productividad por individuo para mejorar el aprovechamiento de los tiempos, horarios y los equipos de trabajo.

Estos indicadores permiten tener una idea bastante certera sobre qué, cómo y cuándo suceden las cosas para mejorar y efectivizar la toma de decisione con base a esos datos.

Entre los softwares más importantes encontramos TimeCamp y Toggl.

¡Eso es todo! Ya conoces 6 herramientas digitales para recursos humanos que sirven para modernizar el trabajo de este departamento, haciéndolo más sencillo, dinámico y eficiente. Además, estas son de gran utilidad para optimizar los procesos del sector, ya que dejan en el pasado los métodos clásicos, lentos e inefectivos.

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