3 herramientas para el teletrabajo

Una mujer trabaja en su computadora mientras cuida de su bebe

Décadas atrás, el trabajo remoto no era tendencia, sino que se trataba de un beneficio laboral que lo daban cada cierto tiempo. Incluso, no brindaban los instrumentos que se necesitan para que, en vez de hablar únicamente de comodidad, también ayudaran a mejorar la productividad del empleado.

A raíz de la cuarentena producto de la COVID-19, esto ha dejado de ser así, tal vez por siempre. De hecho, las empresas han tenido que migrar en tiempo récord al home office con un conjunto de técnicas y herramientas para el teletrabajo que son necesarias, ya sean de hardware o software.

Como habrás notado, hay un gran cambio en los dos primeros párrafos, ¿cierto? Lógicamente, las organizaciones ya no se pueden dar el lujo de escapar de la inversión en tecnología porque supondría un cese seguro de sus funciones.

En definitiva, el confinamiento ha mejorado la competitividad de las empresas que venían adaptando sus procesos, como MercadoLibre o Amazon, pero hay otros casos en los cuales esto ha resultado en el cierre total de una compañía.

Si quieres ser más competitivo en tu mercado, es indispensable que utilices las mejores herramientas para el teletrabajo que se adapten a la naturaleza de tu negocio.

¿Quieres aprender un poco más? A continuación, en el cuerpo de este post explicaremos 3 mecanismos tecnológicos muy efectivos para la productividad.

¡Toma nota!

Trello

Trello, bajo su slogan "no es solo trabajo. Es una forma de trabajar juntos", quiere señalar la importancia de la organización laboral para las empresas.

En efecto, esta es una de las herramientas para el teletrabajo más efectivas para la coordinación de tareas mediante tarjetas, tableros y listas personalizables.

En este sentido, la plataforma permite brindar apoyo a los usuarios para que organicen y den prioridad a los proyectos según el calendario de tareas de la organización. Igualmente, puedes añadir comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento a las tarjetas.

Asimismo, puede ser integrado en el flujo laboral de diferentes aplicaciones que también funcionan para el trabajo remoto, como Google Drive, Dropbox o Microsoft Teams.

Las tarjetas de Trello te ayudarán a organizar, gestionar, supervisar y compartir las tareas desde el comienzo hasta el final. Para crearlas basta con tan solo un clic y observarás de inmediato todo lo que es capaz de hospedar.

Tu equipo podrá:

  • Gestionar plazos.
  • Generar comentarios y llevar un seguimiento.
  • Ver las tareas asignadas y la distribución del flujo de trabajo.
  • Conectar el trabajo con diferentes aplicaciones.

Google Meet

Google Meet representa una de las herramientas para el teletrabajo más utilizadas a raíz del confinamiento por la COVID-19, pues se trata de una aplicación de videoconferencias desarrollada por el gigante informático Google.

Esta aplicación puede abrirse en navegadores web y dispositivos móviles y está dirigida al entorno de trabajo. Por si tenías dudas, vino a sustituir Google Hangouts.

Para ingresar y crear una sala en Google Meet, tan solo debes ingresar al sitio web y dar clic en "nueva reunión"; el sistema automáticamente te dará un enlace para que compartas con tu equipo de trabajo: tiene una interfaz sencilla y directa.

Igualmente, puedes programar en Google Calendar una conferencia futura donde tienes la posibilidad de agregar a los integrantes vía correo electrónico y aguardar su confirmación.

Como detalle importante a destacar, los códigos para las reuniones son únicos, característica que indica que constituye un método seguro para las empresas, ya que solo los usuarios que dispongan del link tendrán acceso a la sala de reuniones.

Además, tendrás la posibilidad de activar la cámara y compartir tu pantalla para que los demás vean exactamente lo que tú ves.

¡Nunca antes había sido tan fácil organizar una reunión!

Firma electrónica

Las firmas electrónicas, además de garantizar un proceso de firma global, seguro, rápido y eficaz, cuentan con un número de mecanismos que puede llegar a ser muy útil cuando se trata de trabajo remoto.

De inmediato, explicaremos algunas de las herramientas para el teletrabajo que se integran a las firmas digitales que te servirán para mejorar tu productividad empresarial:

Org Admin

Este instrumento es oro para los administradores de cuentas complejas, ya que es la mejor forma de administrar muchos usuarios bajo un mismo paraguas que brinda seguridad, mejor visibilidad y la capacidad de bloquear dominios.

Con Org Admin, es fácil configurar el inicio de sesión único (SSO) y administrar los permisos de los usuarios de manera centralizada. Realmente, nos permite controlar todo desde una ubicación central, sencilla y fácil de usar.

Plantillas

A simple vista, las plantillas de una plataforma de firma electrónica pueden parecer una característica muy básica. No obstante, están diseñadas para ayudarnos a agilizar el proceso de envío cuando se emiten frecuentemente los mismos documentos u otros similares.

Ahora bien, si profundizamos un poco más, podremos detallar funciones avanzadas muy útiles.

Por ejemplo, ¿sabías que puedes configurar el bloqueo de contraseña si no quieres que la gente juegue con las plantillas o que puedes bloquear destinatarios? Existe una gama de posibilidades para descubrir.

PowerForms

Un PowerForm es básicamente una plantilla que nos permite crear documentos de autoservicio para la firma sin escribir ningún código; se comienza desde la URL única y segura que nosotros ponemos a disposición de los firmantes para que la completen.

En este caso, podremos utilizar los PowerForms para configurar páginas de registro de eventos, ejecutar encuestas y más. En realidad, es como una página web que puede aparecer en tu sitio web, alojarse en otros sitios o distribuirse como un enlace seguro por correo electrónico.

Grupos de firmas

Los grupos de firmas pueden ser configurados para que varias personas firmen o aprueben un determinado documento, pero solo se necesita una de sus firmas.

Esta es una excelente manera de eliminar los cuellos de botella y mitigar el riesgo si alguien se ausenta o abandona el negocio.

Si un miembro del grupo comienza a firmar un documento, pero quiere terminarlo más tarde por alguna duda que quiera hacerle al gerente de negocios, se guardará el proceso y podrá continuar luego; exceptuando las firmas, las iniciales y las fechas.

Todas estas herramientas para el teletrabajo que contiene una firma electrónica son imprescindibles para supervisar y ejecutar acciones importantes, además de mejorar la productividad. ¡Garantiza la rentabilidad de tu negocio de forma remota!

¿Estás listo para comenzar a utilizar las firmas electrónicas en tu empresa? De ser así, hoy es tu día de suerte:

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