Historias Reales: cómo José Antonio Ravizé ha modernizado el Instituto Oriente de Puebla

El año es 2019 y el Instituto Oriente, uno de los colegios más tradicionales en México y el más antiguo de Puebla, realizaba inscripciones de alumnos de manera presencial. Eso implicaba filas, largos tiempos de espera y una incontable cantidad de papel en documentos firmados. Resultado: empleados y familias se apuraban en largos ciclos anuales de matrícula.

Sin embargo, un año más tarde, la historia sería distinta. La pandemia de COVID en 2020 demandaba que el proceso cambiara. Oportunamente, la institución ya se anticipaba al cambio. La adopción de tecnología le abrió la posibilidad de digitalizar sus procesos. Aunque hubo resistencia al cambio, José Antonio hizo posible la transformación.

Conoce a José Antonio 

Cuando José Antonio llegó al Instituto Oriente, a finales 2018, muy rápido notó que el colegio contaba con grandes áreas de oportunidad en el mundo digital. Con una matrícula de alrededor de 3 mil estudiantes, cada vez era más complicado atender a cada familia presencialmente. La llegada de la pandemia en 2020, con sus medidas de higiene y de sana distancia, fue la señal definitiva que dejó claro un mensaje: digitalizarse no era una opción, sino una necesidad. 

Fue así como la firma electrónica apareció como una ventana hacia la transformación digital. 

Resistencia al cambio, el gran obstáculo de la tecnología

Si bien para las generaciones nativas digitales, vivir en un mundo rodeado de pantallas y redes sociales es el día a día, para personas de mayor edad, aprender a utilizar dispositivos inteligentes y plataformas en línea ha sido todo un desafío, en el que han tenido que pasar por un proceso de adaptación y de adquisición de nuevas habilidades. 

“Es necesario que las empresas cuenten con programas de capacitación en tecnología, y no hablo de sistemas complejos, sino de empezar con programas simples. Siento que todavía hay muchas personas que le temen a usar una computadora, ese ya es un primer bloqueo para acercarse a la cultura digital”, comentó José Antonio Ravizé.

Sin embargo, hacer que la gente confíe en una computadora para cerrar un trato o realizar una transacción bancaria precisa algo más que conocimientos técnicos, requiere confianza.

De acuerdo con Ravizé, en un principio, parte de los profesores, personal administrativo y familias mostraron cierta resistencia al cambio: pasar del papel a las pantallas para firmar un contrato o pagar una colegiatura. Eso implica confiar en que algo no tangible y detrás de una computadora es tan válido y legal como un documento firmado con puño y letra o un recibo de pago. Nada sencillo aceptarlo cuando venimos de generaciones que guardaban sus documentos como un tesoro, bajo llave.

“Algunos ya estaban listos la primera semana, pero hay otros que hasta hoy en día siguen resistiéndose. Muchos papás nos decían ‘yo no confío en el pago en línea o la firma digital’, y otros nos decían ‘gracias por implementar este tipo de tecnología’, porque con DocuSign en menos de 5 minutos tenían todo listo”, dijo el coordinador.

Hay que adaptarse 

Para José Antonio, la digitalización de labores significa menos carga laboral en actividades rutinarias. El principal reto fue hacer que sus compañeros, no acostumbrados a lo digital, vieran en las ayudas electrónicas verdaderas aliadas para hacer las labores diarias. 

“En el caso del área administrativa la adaptación tardó 3 o 4 meses. Promovemos capacitaciones masivas, y los equipos administrativos se dieron cuenta de la facilidad de control que aporta el uso de plataformas tecnológicas, ya que antes se perdía mucho tiempo en darle seguimiento a un alumno y ahora con un par de clics se puede hacer el trabajo”, reveló.

Asimismo, este proceso en el interior de la escuela se vivió a la par que transcurría la pandemia por COVID-19, una crisis que diezmó a múltiples empresas, pero que, en el caso del Instituto Oriente, funcionó para acelerar la transición al mundo digital.

“Fue importante para no arriesgar tanto al personal como a los padres de venir y poder contagiarse, no solo en la escuela, sino en el transporte. Cualquier cosa podía pasar en ese momento de tanta incertidumbre, entonces sí hubo agradecimiento de los papás de implementar este tipo de soluciones para no poner en riesgo a nadie”, manifestó el coordinador.

Eficiencia y agilidad: cómo la firma electrónica mejoró la experiencia

Una vez superadas las etapas de adaptación, José Antonio, su equipo y las familias comenzaron a disfrutar de las bonanzas de la firma electrónica y los trámites en línea. De parte del alumnado, mientras antes toda la cadena de trámites para la inscripción tomaba de 3 a 5 horas, el papeleo pasó a llevarse en aproximadamente 10 minutos. Asimismo, por el lado de la institución, la tecnología les permitió a diversos empleados experimentar los beneficios del trabajo híbrido o home office.

“Todos fuimos beneficiados por estas implementaciones digitales, porque pudimos estar en casa usando herramientas que nos dan análisis de información correctos”, señaló.

Para las empresas que solo comienzan a digitalizarse, José Antonio tiene algunas recomendaciones:

• Hay que ir poco a poco: no se puede meter todo de un jalón en cuestiones digitales, hay que ir paso a paso cuando hay resistencia de parte de los clientes o los empleados.
• Antes de elegir qué herramientas, hay que analizar: es importante revisar los procesos y problemáticas de la empresa porque una vez que está definido, se puede saber mucho mejor qué herramienta se necesita.
• Toma en cuenta las capacidades de la empresa: es fundamental poner atención al equipo tecnológico y personal capacitado con el que se cuenta, adoptar una herramienta sin considerarlo puede llevar problemas que dejen a toda la compañía insatisfecha.
• Hay que ser pacientes: las personas no suelen creer que habrá una mejoría con la tecnología hasta que lo ven, tienen que verlo y sentirlo. En este sentido, los equipos de TI deben tratar de explicarles a las demás áreas los beneficios, muchas veces las áreas de TI son vistas solo como soporte cuando en realidad allí pasa toda la planeación estratégica.

“La tecnología seguirá cambiando las industrias, entre estas la de la educación. El poder darles a los alumnos la experiencia de hablar con alguien que está en otro país con las videollamadas, sin embargo, estoy seguro de que no se puede dejar de lado al cien por ciento la interacción física, las herramientas nos apoyan, pero nunca reemplazarán totalmente lo físico, se trata de buscar un equilibrio”, cerró José Antonio Ravizé.

Conoce más sobre los resultados que el Instituto Oriente ha obtenido con las firmas electrónicas de DocuSign.