Know your customer: ¿qué es y cómo minimiza los riesgos?

La globalización tiene sus ventajas y desventajas para las pequeñas y medianas empresas: por un lado, tus productos y servicios se pueden vender en cualquier parte de mundo, pero por otro, desconoces la identidad de los clientes. ¿Quién te compra? ¿Es importante saberlo? ¡Claro que sí! Por esta razón, hoy te hablaremos sobre Know Your Customer.

Las primeras entidades que comenzaron a identificar a sus clientes de forma sistemática fueron los bancos al seguir las instrucciones de los gobiernos para reducir el lavado de activos, la financiación de actividades de carácter terrorista y la circulación del dinero de actividades ilícitas.

Como producto de ello, fue creada e implementada la política Know Your Customer o KYC —cuya traducción al español es "Conoce a tu cliente"— con el objetivo de realizar verificaciones de identidad de proveedores, clientes y socios.

A continuación, te contaremos las ventajas de esta política y cómo puede minimizar los riesgos de fraudes.

¡Lee hasta el final!

¿Cuándo se hace el proceso de Know Your Custumer?

La verificación de identidad debes hacerla cuando empiezas a trabajar con el cliente, el proveedor o tus socios: es importante mantener los datos de identidad actualizados a lo largo del tiempo mediante la solicitud de documentos que los respalden, por ejemplo, de manera anual.

¿Cómo funciona el Know Your Custumer?

El proceso de KYC permite tener transacciones transparentes y trazables para reducir los posibles riesgos en relación a delitos de lavado y fraude, tal como señalamos al comienzo.

Efectivamente, la correcta implementación del procedimiento implica:

• Política de aceptación por parte del cliente.
• Cumplimiento del RGPD —Reglamento General de Protección de Datos— por parte de la empresa.
• Proceso de identificación.
• Monitoreo de las transacciones.
• Actualización de datos.

Distintas soluciones para el KYC

Entre algunas de las soluciones para implementar la política de Know Your Customer, encontramos:

Procedimiento presencial

El procedimiento puede ser presencial y formal por medio de la presentación de documentación de manera física, método comúnmente usado por los bancos e instituciones gubernamentales.

Verificación digital

Ahora bien, en el caso de los negocios que se desarrollan en línea existen diferentes soluciones tecnológicas para hacer la verificación, como la huella digital y el reconocimiento facial, las cuales suelen ir de la mano con una prueba de seguridad que llega a tu dispositivo.

Ventajas del Know Your Customer

Para las empresas, la política del KYC implica tener las siguientes ventajas:

• Minimiza los riesgos de fraude: al aplicar el KYC a los clientes en las diferentes plataformas de comercialización o de pagos, su identidad puede ser verificada rápidamente y también pueden efectuarse reclamos en caso de incumplimientos.
• Reduce la implicancia en delitos: previene el riesgo de que tu negocio sea relacionado con el lavado de dinero, proveniente de delitos como la corrupción o el terrorismo, ya que te permite conocer quien realmente está pagando y usando tus productos o servicios. Ante la duda en cuanto a la validez de una identidad puedes recurrir a la autoridad competente del país que corresponda.
• Menor riesgo de pérdidas al mejorar la trazabilidad de las transacciones: gracias a la combinación de KYC y AML (Anti-Money Laundering).
• Mayor credibilidad de parte de los clientes: quienes tendrán la certeza de operar en un entorno seguro y controlado con ayuda de esta política de verificación de identidad. 

El Know Your Customer es relevante para tu PYME o emprendimiento porque te permitirá desarrollar tu negocio con la seguridad de determinar la identidad de todos los actores de tu cadena de comercialización.

Por ejemplo, realizar un onboarding o registro y verificación por única vez mejora la experiencia de usuario.

Servicios de DocuSign aplicables para el KYC

En DocuSign ofrecemos soluciones tecnológicas seguras y en sintonía con las leyes vigentes, como la generación de certificados que validan tu identidad en el entorno digital y las firmas electrónicas que permiten rubricar documentos o acuerdos de manera remota.

De hecho, las dos soluciones que acabamos de mencionar pueden integrarse y entregar a tu empresa una comparación completa y una verificación segura de datos.

¡Veamos en qué consiste cada una!

DocuSign Identify

Brindamos un servicio de identificación de identidad —por verificación a través de SMS, código de acceso, por teléfono y autenticación— basado en conocimientos.

Además, la plataforma Identify comprueba identificaciones con foto expedidas por los gobiernos, incluyendo las identificaciones europeas.

DocuSign eSignature

Integrar la firma digital al proceso de Know Your Custumer es una práctica corriente para trámites gubernamentales y de grandes empresas o instituciones que también puedes implementar en tu PYME.

Para ello, debes tener en cuenta los diferentes tipos de firmas electrónicas que existen y para qué sirven:

• Firma digital: el factor de autenticación es el certificado digital (CD).
• e.firma: en México es emitida por el Sistema de Administración Tributaria (SAT) y es utilizada para hacer trámites en las oficinas gubernamentales. Esta firma electrónica también usa CD como factor de autenticación.

Cualquiera de estas firmas electrónicas es segura y tiene datos suficientes de la persona —dirección IP, correo electrónico, factores de autenticación usados, entre otros— para identificarla correctamente, pudiendo ser empleada incluso como evidencia ante un reclamo judicial.

Como ya indicamos, usar las firmas electrónicas te permitirá rubricar acuerdos sin la necesidad de que las partes firmantes participen de manera presencial, manteniendo la validez de los mismos. Al mismo tiempo, esta herramienta te dará un nivel de conocimiento integral sobre la identidad de tus clientes.

¡Eso es todo! Ahora, ya conoces en qué consiste la política Know Your Customer y sus ventajas.

Como ves, las nuevas tecnologías permiten a los pequeños negocios atender mercados y clientes remotos, pero esto solo es posible si inviertes en las herramientas necesarias para hacerlo.

En DocuSign apoyamos el crecimiento de PYMES y emprendedores, proporcionando soluciones para facilitar el desempeño de tu organización a nivel local, regional o global.

Igualmente, generamos contenido de valor para apoyar a tu empresa y que estés al día con las herramientas digitales que hacen que tus procesos sean más agiles y eficientes.

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