La guía definitiva de firma electrónica

Un proceso largo de firma de documentos en papel suele ser un obstáculo importante en el proceso de gestión de contratos. Pero, ya no. 

Hoy en día, obtener una firma admisible por un tribunal lleva unos pocos segundos y se puede hacer de forma remota, desde una computadora o dispositivo móvil. Además de simplificar los procedimientos administrativos, las firmas electrónicas ofrecen a las empresas una forma elegante de reducir riesgos, ahorrar recursos y crear una mejor experiencia para el cliente. 

Desde comprender cómo funcionan hasta evaluar los beneficios legales y procesales que brindan, aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre las firmas electrónicas. 

¿Cuáles son los beneficios de las firmas electrónicas? 

A medida que el mundo empresarial continúa su transición hacia un entorno digital sin papel, las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una necesidad empresarial. Pero, seguro se pregunta, ¿son realmente un reemplazo legítimo de las firmas tradicionales? 

La respuesta es simple: sí. Las firmas electrónicas son ampliamente reconocidas como válidas por ley y, además, también brindan algunas ventajas clave que pueden mejorar la eficiencia operativa de su empresa rápidamente. A continuación, enumeramos algunos de los beneficios de implementar firmas electrónicas:

• Mayor flexibilidad: desde su celular, tableta o computadora de escritorio, las firmas electrónicas facilitan la realización de negocios sobre la marcha. 
• Eficiencia operativa: la ejecución de contratos se acelera y la productividad de los empleados aumenta debido a un flujo de trabajo de documentos completamente automatiza.
• Reducción de riesgos: evite errores humanos y asegúrese de que sus firmantes sean quienes dicen ser con métodos avanzados de autenticación digital.  
• Costos operativos reducidos: ahorre dinero en suministros físicos (papel, correo postal, etc.) al migrar el papeleo al entorno electrónico y elimine el desperdicio de recursos comerciales y tiempo para tediosas tareas administrativas.
• Experiencia de usuario mejorada: fomente relaciones más sólidas con los clientes al proporcionar una experiencia de gestión de documentos simple y fácil de usar para sus clientes.

¿Cómo funcionan las firmas electrónicas? 

A despecho de su simplicidad, las firmas electrónicas son mucho más avanzadas de lo que parecen y son más que un sustituto del siglo XXI para las firmas de tinta a papel. 

De hecho, las firmas electrónicas son soluciones SaaS completas que autentican, rastrean y almacenan firmas e información del firmante en cada etapa del ciclo de vida del contrato. 

Al igual que las firmas manuscritas, las firmas electrónicas son únicas para cada firmante. Sin embargo, si bien el testimonio en el momento de la firma y la escritura a mano son la única forma de garantizar la validez de una firma tradicional, las firmas electrónicas ofrecen capas adicionales de autenticación. 

Cada firma electrónica tiene una infraestructura de clave pública (PKI) específica, que aparece como una secuencia única de números cifrados, uno público y otro privado. Los datos cifrados ofrecen un registro de la fecha y hora en que se realizó la firma y contienen información sobre la dirección IP del firmante. El video a continuación demuestra cómo funcionan las firmas electrónicas en acción:

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

Esta es una de las preguntas más comunes acerca de las firmas electrónicas. De hecho, las firmas electrónicas son reconocidas en múltiples países del mundo, incluso México y sus vecinos en Latinoamérica.

Cualquier documento electrónico puede tener la misma validez legal que el impreso. Para eso, es necesario garantizar su autenticidad (prueba de autoría) y su integridad. Esto significa asegurarse de que quien lo firmó sea en realidad la persona nombrada en él y el documento que no ha sido manipulado.

Un entendimiento ya sedimentado en la legislación mexicana es que el uso de la firma autógrafa como única forma de identificar un firmante es solo una costumbre. El Código Civil Federal establece que el consentimiento de un contrato puede ser expreso o tácito.

A pesar de que, en la mayoría de los casos, las firmas electrónicas son aceptadas y válidas, existen ciertos actos que deben ser formalizados y/o documentos que deberán ser firmados con firma autógrafa, como lo son, entre otros, los siguientes:

• Contribuciones administradas por organismos fiscales autónomos 
• Notificaciones extrajudiciales
• Actos formalizados en escritura pública

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¿Quién usa firmas electrónicas? 

Con la creciente tendencia y necesidad de trabajo remoto, firmar documentos desde lejos es ahora más que un uso eficiente del tiempo: es un requisito. Afortunadamente, las empresas de casi todos los sectores pueden beneficiarse del uso de firmas electrónicas y la automatización del ciclo de vida de los contratos. Algunas funciones comerciales e industrias clave donde las firmas electrónicas se utilizan con frecuencia incluyen: \

• transacciones de bienes raíces
• contratos de venta
• recursos humanos 
• servicios / aplicaciones gubernamentales servicios
• servicios financieros
• atención en salud 
• licencias de propiedad intelectual 
• acuerdos de confidencialidad
• verificación de edad

¿Quiere dar el primer paso hacia la eficiencia de la gestión de contratos?

Las firmas electrónicas ofrecen a las empresas una forma sencilla

de ahorrar dinero, gestionar los riesgos y aumentar la productividad, todo lo cual acelerará el crecimiento y generará ingresos. Si su empresa está lista para dar un paso hacia un futuro más brillante en la gestión de contratos y desea obtener más información sobre cómo funcionan las firmas electrónicas, obtenga más información de nuestro equipo de expertos en gestión de contratos.