La legislación en México ha buscado evolucionar para regular ciertos aspectos de la transformación digital y mitigar los posibles problemas que puedan surgir con ellos. Por esta razón, fue creada la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida como NOM 151.

Así como las transacciones de las empresas se han desarrollado y adaptado a nuevas tecnologías, la NOM 151 establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Sin embargo, muchas empresas aún tienen dudas sobre este tema y sobre cómo pueden utilizar las firmas electrónicas para digitalizar sus procesos y cumplir con las leyes.

A continuación vamos a aclarar tus dudas sobre este tema.

¿Qué es la NOM 151?

El Código de Comercio contiene disposiciones que obligan a las empresas a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, archivar comprobantes originales de sus operaciones y conservar documentación relacionada con sus negocios.

La NOM 151 es la regulación que establece las características que deberán tener las constancias de conservación de mensajes de datos al firmar documentos electrónicos. También define los elementos necesarios para la digitalización de documentos físicos.

Es decir, cuando las empresas utilizan archivos electrónicos en sus procesos, la NOM 151 define las reglas de su conservación.

Cartas, telegramas, mensajes de datos o cualquier otro documento en donde consten contratos, convenios o compromisos que den lugar a derechos y obligaciones deben cumplir con lo que establece el marco legal.

Es importante subrayar que el Código de Comercio permite que las empresas utilicen medios electrónicos para tales fines, siempre que sea en cumplimiento con la NOM 151, o bien cuando la ley requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original. Ese requisito quedará satisfecho:

  1. Si existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; y
  2. Si la información puede ser mostrada a la persona a la que se deba presentar, cuando requiere que la información sea presentada.

A quién se aplica

La NOM 151 le es aplicable a las empresas que lleven a cabo la digitalización de documentos y conservación de mensajes de datos, cuando éstos sean utilizados en actos de comercio que estén relacionados con sus negocios. Por ejemplo, puede ser la contabilidad y los libros de actas.

También, sectores como el financiero y bancario requieren que se dé cumplimiento a las disposiciones de la NOM 151.

¿Cuándo un mensaje de datos es confiable?

Para efectos del Código de Comercio, se considera que el contenido de un mensaje de datos es íntegro si éste ha permanecido completo e inalterado independientemente de los cambios que hubiere podido sufrir el medio que lo contiene, resultado del proceso de comunicación, archivo o presentación.

El grado de confiabilidad requerido es determinado conforme a los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Constancia de conservación de mensajes de datos

De acuerdo con la NOM 151, una constancia de conservación de mensajes de datos es una serie de sellos digitales, emitidos por un PSC, que permiten verificar la fecha y hora de firma del documento electrónico.

También permiten acreditar ante cualquier tercero o autoridad la integridad desde el momento en que se generaron dichos sellos. Es decir, se comprueba que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado por las partes.

En caso de que el documento original firmado haya sufrido alguna alteración, su algoritmo de autenticación (también llamado hash) será distinto y la modificación será comprobable.

El otro aspecto de la NOM 151 es la digitalización de documentos. Cuando se trata de digitalizar documentos físicos, la norma establece los elementos necesarios que deberán ser observados para migrar documentos que originalmente estaban soportados en un medio físico a un formato digital.

El proceso de digitalización deberá ser llevado a cabo por un PSC, cuyo objetivo principal es asegurarse que el documento digital sea idéntico al contenido original y garantizar su integridad. El resultado de este proceso será la creación de un mensaje de datos que será una representación visual del documento original en soporte físico.

Dicho mensaje de datos incluirá sellos digitales colocados por el PSC, que certificarán que el documento es una copia fiel del original y que no fue alterado durante el proceso de digitalización.

Beneficios para las empresas

Cumplir con los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos puede beneficiar de distintas maneras a las personas físicas o morales.

Existen dos beneficios principales:

  1. El primero es la protección y seguridad tecnológica que brinda la NOM 151 a los actos de comercio celebrados por medio electrónicos. Lo anterior, permitirá acreditar ante cualquier tercero o autoridad que sus documentos digitales se han conservado sin alteraciones desde el momento en que se generó la constancia de conservación de mensajes de datos. Esto aportará mayor certidumbre jurídica para las partes, permitiendo que el documento sea reconocido como prueba en procedimientos judiciales y administrativos.
  2. Otro beneficio relevante, es la reducción de espacio y costos que se derivan de la conservación de documento en formato digital.

Las firmas electrónicas ayudan el cumplimiento de la NOM 151

La Norma Oficial Mexicana busca garantizar que tanto los documentos firmados electrónicamente como los documentos digitalizados no hayan sufrido alteraciones después de la firma o la digitalización.

En relación con lo anterior, hay muchas evidencias de que las firmas electrónicas se convierten en un elemento esencial para que los procesos de las empresas puedan garantizar la integridad de los documentos celebrados electrónicamente, de forma similar a la que establece  la NOM 151. Por ejemplo:

Hecho Beneficio
Las aplicaciones de firma electrónicas son capaces de almacenar documentos y sus datos en la nube

 

Garantiza el archivo de comprobantes originales de transacciones, además de conservar la documentación, donde se puede buscar de manera sencilla, caso sea necesario buscar el documento para presentar cuando alguien lo requiere.
Los datos de los documentos están protegidos bajo múltiples capas de seguridad

 

Asegura que se ha conservado la integridad de la información. Es decir, los datos no se pueden cambiar después de su celebración.
Hay evidencias de la veracidad de la transacción con una firma electrónica Provee informaciones como la fecha y hora de firma del documento electrónico, además de otros tipos de autenticaciones. Cada transacción contiene su propio hash o algoritmo de autenticación.

De hecho, hay que observar que, según el marco legal de México, no se puede repudiar una tecnología específica que permita firmar y almacenar un documento. Es decir, en juicio no se puede negar la validez de una firma electrónica sólo por el tipo de tecnología utilizada. Los tribunales deben evaluar características técnicas, como la capacidad de mantener la integridad de los datos, por ejemplo.

Por lo tanto, las empresas que ya adoptan las firmas electrónicas pueden garantizar que sus contratos electrónicos permanecerán íntegros e inalterados cuando sean celebrados de forma digitalmente, ya sea:

  • en el contexto de una transacción mercantil;
  • para la conservación de los datos en la firma; o
  • para almacenar electrónicamente un documento que originalmente se encontraban en un medio físico.

¡No esperes más para implementar la firma electrónica!

Si necesitas más practicidad en tus procesos, está comprobado de que las firmas electrónicas te permiten celebrar contratos y una variedad de documentos, acompañados de características que aseguran constancia de conservación de mensajes de datos. Además, representa varios beneficios y ventajas sobre las firmas autógrafas y los documentos físicos o en papel.

Al igual que las constancias emitidas por los PSC, los documentos electrónicos firmados a través de DocuSign eSignature asegura la integridad de los documentos firmados. Por lo tanto, cualesquiera documentos firmados tienen valor probatorio ante un juez en caso de que surja una controversia.

DocuSign cuida del contenido del documento y la estructura de la información, siempre en cumplimiento de las regulaciones aplicables, como la NOM 151.

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