11 estrategias para optimizar los procesos de tu empresa

La necesidad de las organizaciones de mejorar y mantenerse competitivas ha resultado en la evolución de muchos estándares y técnicas de optimización de procesos que ahora se utilizan en todo el mundo.

En este artículo, vamos a explicar en detalle 11 estrategias para optimizar los procesos de tu empresa sin perder de vista las tendencias actuales.

¡Comencemos!

1. Estar bajo estándares internacionales

La Organización Internacional de Normalización (ISO) es una organización privada sin ánimo de lucro con sede en Ginebra, cuya misión es promover el desarrollo de la estandarización de múltiples aspectos en las empresas.

Para seguir el ritmo de los tiempos cambiantes, han introducido una serie de sistemas de gestión de calidad que ayudan a optimizar procesos. Algunos de ellos son:

• ISO 9000:2005: se usan para brindarle apoyo a las organizaciones de cualquier tamaño e industria en la implementación de sistemas de calidad.
• ISO 9000:2008: detalla un conjunto de requisitos que son necesarios para que un sistema de gestión de calidad pueda ser aplicado internamente en las empresas.
• ISO 9004:2009: esta normativa internacional brinda orientación a las empresas para contribuir a lograr el éxito continuo y sostenido de sus procesos, enfocándose en la gestión de calidad.
• ISO 27001:27002: se encarga de una correcta implementación de la ciberseguridad y la protección de privacidad de los datos empresariales.

Así, las normas ISO buscan documentar los elementos necesarios para operar un sistema de calidad, centrándose en la satisfacción del cliente, el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y el logro de mejoras. Y, lo más importante, es que pueden ser aplicadas a cualquier industria.

2. Centro de rendimiento de operaciones del cliente (COPC)

El centro de rendimiento de operaciones del cliente se trata de una colección de estándares que rigen el desempeño de diferentes tipos de organizaciones, como la gestión de proveedores, el outsourcing de servicios, el proveedor de servicios de atención médica, entre muchos otros.

Busca guiar las operaciones con una metodología enfocada a lo sustentable mediante el uso de nuevas tecnologías en cada paso del camino, con mucho énfasis en la recopilación de datos.

El marco evalúa los beneficios en términos de ahorro de costos, ganancias de ingresos, ganancias de rendimiento y beneficios intangibles. ¡Una excelente opción para optimizar procesos!

3. Método Kaizen

Durante el período de posguerra, Japón intentaba salir de la devastación que había dejado la Segunda Guerra Mundial y, en ese contexto, desarrollaron una serie de estándares de calidad y metodologías de mejora industrial.

Kaizen es uno de esos. "Kai" significa cambio y "Zen" para bien. La filosofía Kaizen busca generar cambios para mejorar.

Las creencias centrales de la filosofía son:

• Los buenos procesos traen buenos resultados.
• Gestionar con herramientas tecnológicas la buena recopilación de datos y hechos que puedan servir como antecedentes para mejorar los procesos.
• Los grandes resultados provienen de pequeños cambios, con el tiempo.
• Corregir la causa raíz, el resto seguirá su curso.

4. Metodología Lean

La metodología Lean busca promover una cultura de mejora continua. Su enfoque es la eliminación de todas las actividades que no agregan valor a lo largo de toda la cadena de procesos.

Algunos ejemplos comunes de desperdicio en los que Lean podría centrarse: sobreproducción, tiempo de espera, transporte, chatarra, reelaboración e inspección.

Promueve técnicas para ejecutar un proceso de manera que se puedan eliminar los desechos.

Para ello, se requiere de la implementación de tecnologías avanzadas para la optimización de procesos empresariales, como la firma electrónica.

Gracias al uso de esta herramienta digital, las organizaciones reducen el consumo de papel en sus procesos, debido a que todos los contratos y acuerdos serán firmados electrónicamente, utilizando la tecnología en la nube, correo electrónico y distintos formatos digitales como el PDF.

5. People Capability Maturity Model (PCMM)

El acrónimo PCMM significa "Modelo de Madurez de la Capacidad de las Personas" y está modelado sobre CMM (Capability Maturity Model). Se ha convertido en una herramienta útil en el mundo de los servicios, con su enfoque en las personas y su desarrollo.

Con una batalla feroz por atraer los mejores recursos, PCMM establece un programa para el crecimiento continuo de la fuerza laboral, con optimización de procesos.

Se enfoca en la institucionalización del cambio e introduce prácticas que son repetibles y medibles, lo que finalmente conduce a un ciclo de mejora constante. Cubre una amplia variedad de áreas de proceso, capacitación y desarrollo, compensación, desarrollo de carrera, por nombrar algunas.

6. PDCA

PDCA significa Plan, Do, Check, Act y es otra técnica popular utilizada en muchas empresas para la optimización de procesos. El proceso lleva a los seguidores a través de la siguiente secuencia:

• Plan (planificar): establecer objetivos y métodos a seguir.
• Do (hacer): implementar el plan y recopilar datos con tecnologías asociadas al big data antes, durante y después.
• Check (controlar): analizar los datos y revisar los resultados.
• Act (actuar): integrar el nuevo método en los procesos habituales o iniciar otro ciclo PDCA hasta alcanzar los objetivos.

En efecto, puedes hacer ciclos repetidos de PDCA y seguir modificando la metodología a medida que vas obteniendo más y mejor información crítica.

7. Minería de procesos

La minería de procesos es la última solución en esta área, que muestra los procesos "tal cual". Esta función permite a las empresas identificar las discrepancias de los procesos deseados y comprender el desempeño real de su posición.

Las herramientas de minería de procesos conectan los pasos del proceso en una relación de causa y efecto, utilizando registros de eventos y métricas de rendimiento basadas en datos. Estos KPI también permiten a las empresas identificar cuellos de botella y ayudarlas a encontrar las causas fundamentales para eliminarlos.

Al introducir la minería de procesos, las empresas eliminan costos innecesarios, crean pasos de valor agregado y reducen las desviaciones de los procesos deseados.

Por ejemplo, en un estudio de caso de minería de procesos, Metsä Board identificó las limitaciones en los procesos de la cadena de suministro y extrajo sus operaciones para mejorar su rendimiento. Han identificado diferencias entre su proceso real y el flujo del proceso de destino.

8. Automatización Robótica de Procesos (RPA)

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología popular que involucra bots que imitan las acciones humanas para completar tareas repetitivas.

RPA permite que los bots manejen tareas repetitivas y agotadoras en lugar de humanos y se enfoca en actividades de mayor valor.

Como resultado, reducen el desperdicio de recursos y se enfocan más en el valor para el cliente. Esta solución garantiza optimizar procesos y reducir costos.

9. Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y Automatización de Procesos de Negocio (BPA)

Las herramientas de Business Process Management (BPM) incluyen algunos aspectos de la extracción de procesos y las herramientas de modelado de procesos que permiten a las empresas identificar, modelar, automatizar e informar sobre sus procesos.

Así, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones para lograr sus objetivos. El software BPM se utiliza para el análisis de procesos y el seguimiento del rendimiento de cualquier cambio realizado en los mismos.

Sumado a esto, las herramientas BPM también incluyen módulos para la automatización de procesos.

Cuando se usan como módulos separados, estas herramientas, también llamadas software de automatización de procesos comerciales (BPA), se pueden usar para mejorar los procesos, ejecutando actividades repetitivas para reemplazar la fuerza humana en ciertos tipos de operaciones.

Esta solución permite a las empresas bajar los costos e incrementar el rendimiento de los procesos al beneficiarse de la automatización.

Consiste en la integración de aplicaciones, la reestructuración de los recursos laborales y el uso de aplicaciones de software en toda la organización.

10. Extracción de datos

Las tecnologías de extracción de datos juegan dos roles en la mejora de procesos.

El aprendizaje automático permite a las empresas mejorar sus capacidades de extracción de datos y automatizar los procesos relacionados con la recopilación de datos. Por ejemplo, los datos de los documentos se pueden capturar automáticamente con gran precisión mediante el aprendizaje profundo, un subcampo del aprendizaje automático.

La recopilación de datos automatizada crea visibilidad sobre cómo funcionan los procesos individuales y permite a las empresas auditar y mejorar continuamente los resultados. También, puede recopilar datos de una amplia gama de fuentes, como reseñas de clientes, y convertir datos no estructurados en datos estructurados.

Eso permite a los negocios evaluar su posición con datos de mayor calidad y garantiza conocimientos más precisos para ayudar a optimizar procesos.

11. Migrar al consentimiento electrónico

El consentimiento prestado por medios digitales es uno de los grandes avances en términos de optimización de procesos y, para lograrlo, son empleadas las soluciones de firma electrónica.

Estas herramientas representan la alternativa ideal para dejar de lado todos los trámites burocráticos y lentos respecto a la firma de cualquier tipo de acuerdos, contratos y documentos. Como resultado, permite agilizar la gestión de contratos, ahorrar costos y mejorar la experiencia del cliente con la marca.

Además, la firma electrónica tiene total validez jurídica en México, incluso puede ser utilizada como medio probatorio en los procesos judiciales, siempre que cumpla con los requisitos que marca la ley.

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