Paperless: ¿cómo eliminar el papel en tu negocio?
Una empresa paperless logra cerrar contratos en minutos.
¿Sabes por qué?
Como todos los negocios digitales, la preparación y gestión de documentos es más eficiente. Los archivos son buscados y localizados rápidamente. Tampoco hay necesidad de autenticación exhaustiva de firmas. Además, los contratos son firmados desde la web.
Así, sin rastro de papel, las tecnologías paperless eliminan costos administrativos y operacionales.
En el otro opuesto, las empresas que aún utilizan documentos físicos sufren con frecuentes pérdidas durante el tránsito. A veces, se experimentan conflictos con clientes y hasta penalidades.
Igualmente, sus empleados pierden valiosas horas de productividad todos los años, porque tienen de buscar documentos extraviados o mismo retrabajar en nuevas versiones. Además, hay casos críticos de contratos que no son cerrados en razón del largo tiempo de espera.
Ahora, reflexionemos: si las organizaciones arriba fueran competidoras, ¿cuál resistiría a los cambios del mercado? ¿De cuál se olvidaría por ser obsoleta, conservadora y por mantener sus procesos analógicos?
De hecho, ¡toda empresa logrará muchos beneficios al cambiarse sin papel! Entonces, sigue leyendo este blog para comprender como y por que eliminar papel de tu oficina.
¿Cuál es el impacto de la utilización de papel?
Utilizar documentos físicos es un hábito centenario y, por eso, las empresas no evalúan cuanto es caro tramitarlos.
Sin embargo, estudios recientes muestran continuos daños financieros y ambientales por el uso de papel en las oficinas.
De hecho, el daño se percibe en el tiempo que los empleados pasan buscando información, así como la pérdida de productividad causada por las firmas manuscritas y el costo de recrear un archivo extraviado.
La ventaja competitiva de los negocios paperless
Al adoptar una plataforma de firmas electrónicas, los documentos de cualquier empresa pueden ser firmados con solo un clic, en pocos segundos.
El almacenamiento de documentos en la nube igualmente permite que los gerentes y sus subordinados accedan a informaciones de la empresa desde sus computadoras o celulares, lo que facilita nuevas maneras de colaboración.
El home office y el BYOD (Bring your own device) se vuelven una realidad para más personas, ya que promueve más agilidad y flexibilidad.
Hay igualmente que observar que las transacciones desde la nube son más seguras. En especial en razón de las características de protección que los proveedores adoptan (como backups automáticos, jerarquía de permisiones y autenticación multifactor).
Así, es posible reducir razonablemente las posibilidades de acceso indebido, adulteraciones o extravíos.
Reduciendo los riesgos con acuerdos digitales
¿Imagínate si un contrato (en papel) importante de tu negocio fuera dañado a propósito por un empleado con malas intenciones que tuvo acceso a tus archivos?
Al contrario, quién firma y almacena documentos digitalmente no se queda con este tipo de preocupación. En resumen, eliminar papel trae múltiples otras ventajas:
- Reducción de costos administrativos;
- Agilidad y flexibilidad en procesos internos;
- Mejor utilización del espacio físico de la empresa;
- Fortalecimiento de la imagen de la empresa ante el mercado;
- Modernización como exigencia de los clientes.
No obstante, solamente el 24% de las organizaciones tienen una política formal para la eliminación del papel, según un estudio de La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM).
No se puede ignorar estos factores. Elaborar un plan de migración para una empresa paperless es una óptima manera de evidenciar la actuación sustentable. Al mismo tiempo, la empresa logra reducir costos administrativos y perfeccionar la gestión de datos.
Las etapas para convertirse paperless
Cualquier negocio puede cambiar sus hábitos y ser paperless. Ve el paso a paso que creamos para que tu empresa camine hacia la transformación digital.
1. Convierte tus documentos digitales
Organiza colaboraciones de escaneo, priorizando, al principio, llevar todos los archivos físicos de la compañía al universo digital. Aún que sea trabajoso, es necesario convertir los documentos en digitales.
Solo entonces es posible pensar en eliminar la generación de documentos en papel de una vez por todas.
2. Adopta una plataforma de almacenamiento en la nube
Las mejores soluciones de cloud computing disponen de seguridad de datos en nivel financiero. Por lo tanto, almacenar sus documentos en la nube es la mejor alternativa para proteger sus documentos.
Ese paso también permite ofrecer más movilidad para tus equipos, que podrán ser productivas desde cualquier lugar.
Así, podrás acceder a datos de negocios de forma segura, participar de reuniones por video, crear informes o presentar sus productos a sus clientes.
La nube ofrece más velocidad para compartir informaciones, lo que es esencial para los negocios. Así no se puede quedar restricto a computadoras locales.
3. Adopta una solución de firma electrónica
Muchos documentos deben ser compartidos con variadas personas e incluso requieren aprobaciones distintas. Frecuentemente, esto factor lleva a un largo tiempo hasta la aprobación final de un acuerdo interno o un contrato con cliente.
Los documentos no deben generar trabajo manual de impresión, firma y escaneo. Todas estas actividades pueden ser cumplidas en pocos segundos si tienes una plataforma de firma electrónica, el paso decisivo para que su negocio sea verdaderamente paperless.
4. Invierte en entrenamientos para cambio cultural
La migración para un contexto digital requiere más que un cambio de tecnología de la información. Exige, de facto, una transformación de cultura de la organización. Es necesario que todos sus empleados comprendan las ventajas que la tramitación 100% digital de documentos vas a traer para los negocios.
Por esto, ¡es importante invertir en cursos, conferencias y acciones de educación para mostrar a los profesionales la importancia de unirse al proyecto sin papel!