¿Qué son las políticas financieras y por qué debes tenerlas para asegurar la salud de tu empresa?

¿Tu organización cuenta con un conjunto completo de políticas financieras y procedimientos análogos? Si es así, ¿cuándo fue la última vez que les hiciste un chequeo?

Tener un conjunto normativo interno financiero eficaz ayuda a proporcionar una gestión financiera eficiente, mitigar riesgos y alinear las operaciones de este tipo con el objetivo general de la organización. 

Sin embargo, antes de comenzar a crear políticas financieras y procedimientos o revisarlos para la organización, es importante comprender cuáles son, el propósito y los beneficios previstos, cómo implementarlos y cuándo deben revisarse.

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Políticas financieras: ¿Qué son?

Las políticas financieras son las reglas que rigen las actividades financieras dentro de una empresa y deben estar diseñadas para que estén en sintonía con la finalidad ulterior de la organización. 

Asimismo, al ser “normas” deben estar tipificadas ya sea en físico o digital, estar al alcance de todos los miembros de la compañía, con suficiente claridad y brindar flexibilidad para operar dentro de dicha política. 

Por ejemplo, una política puede establecer que: la organización reembolsará a los empleados el costo real de las comidas y los viáticos mientras realizan viajes de negocios hasta USD $100 por día.

Ahora bien, ¿qué son los procedimientos financieros?

Los procedimientos financieros describen cómo se realizan ciertas tareas y/o se cumple lo que está escrito. Pueden tomar la forma de diagramas de flujo, listas de verificación o narraciones escritas. 

Independientemente del formulario, deben proporcionar sucintamente la información necesaria sobre "cómo hacer" a las personas encargadas de llevar a cabo esos procedimientos. 

Por lo tanto, algunas consideraciones relevantes al desarrollar procedimientos es identificar quién, por rol, está involucrado en el procedimiento, cuándo se debe aplicar y cómo. 

Un claro ejemplo, es un procedimiento relacionado con una política de cierre e información financiera puede establecer que: a más tardar el día 15 del mes siguiente, el gerente de contabilidad revisa la conciliación bancaria, firma y fecha la conciliación”.

A ciencia cierta, ¿cuál es su importancia para la inversión y gestión de capital?

Las políticas financieras, como su nombre lo indica, son indispensables para la correcta realización de inversiones y la gestión de capital de las empresas.

Entre sus los 5 puntos clave más importantes, tenemos:

1. Asignación de responsabilidades y establecimiento de expectativas reales

Las políticas financieras con gran efectividad aclararán las funciones y responsabilidades dentro del ámbito financiero de la organización. 

Al establecer claramente estos roles, autoridades y responsabilidades, todas las partes involucradas comprenderán mejor la estructura y las barandillas que se encuentran en su lugar para operar. 

La implementación adecuada conducirá a una menor confusión y una mayor rendición de cuentas. 

Además, da como resultado expectativas más claramente establecidas sobre cómo los empleados llevarán a cabo sus funciones laborales, lo que repercute directamente en una mayor productividad y una menor tasa de errores en la gestión del capital.

2. Salvaguarda de activos

Este cuerpo normativo interno y sus procedimientos establecen y documentan el sistema de controles internos que existen para salvaguardar los activos del negocio. 

Esto incluye garantizar que haya una segregación adecuada de funciones, requisitos y límites de autorización establecidos y acceso restringido a los activos de la organización.

3. Mantenimiento de registros consistente

Tener procedimientos claramente registrados crea una base que permite que las transacciones se procesen de manera consistente en toda la organización y a lo largo del tiempo. 

Asimismo, contar con políticas financieras correctamente tipificadas reduce el riesgo de que los sistemas operen a partir del “conocimiento institucional”, que puede perderse debido a la rotación de personal.

4. Informes financieros precisos, confiables y relevantes

El cumplimiento de las políticas y procedimientos financieros respalda el registro preciso de las transacciones de acuerdo con las normas contables aplicables y la estructura de información financiera de la empresa. 

Mantener el marco de información financiera garantiza que los responsables de la toma de decisiones tengan acceso oportuno, actualizado y en tiempo real a la información financiera necesaria para decidir acciones comerciales basadas en datos estadísticos.

5. Mantiene el compliance de herramientas tecnológicas

En muchos casos, son utilizadas herramientas digitales que deben estar enmarcadas dentro del uso en la organización para cumplir con el compliance legal de dichas tecnologías y los procedimientos que son llevados a cabo mediante ellas.

Por ejemplo, las entidades deben tener políticas y procedimientos de adquisición por escrito para determinar la admisibilidad de las firmas electrónicas en su estructura laboral y que esta tenga validez jurídica en México para la firma de contratos comerciales y que estos puedan cumplir con su naturaleza e, incluso, firmar documentos en línea.

Implementación de las políticas financieras

Es importante que brindemos el acceso necesario a las personas involucradas y su entrenamiento periódica sobre las políticas y los procedimientos financieros de la organización; así podremos obtener los beneficios de la estructura que crea el documento. 

En paralelo, debe haber una aplicación regular y consistente de las políticas financieras en todos los niveles de la compañía. De lo contrario, la empresa corre el riesgo de no cumplir con sus políticas y perder el valor estratégico que se estableció para crear.

En última instancia, el departamento tiene un deber fiduciario con la organización para garantizar que los recursos sean utilizados adecuadamente. Esto incluye asegurarse de que existan buenas normativas para proteger los activos y la gestión de capital. 

La gerencia es responsable de garantizar que estos se comuniquen, sigan, controlen y corrijan según sea necesario.

Desarrollo y aprobación de una política financiera eficiente

La acción más importante es crear y adoptar una política que satisfaga las necesidades de nuestra compañía. Luego, hay algunos pasos útiles que podemos tomar para que la política financiera sea lo más útil posible:

• discutir las necesidades de políticas financieras con el tesorero y el comité de finanzas o el comité ejecutivo;
• llevar a cabo una evaluación de riesgos informal;
• redactar la política financiera, seguido de revisión y discusión por parte del personal y el liderazgo de la junta;
• presentar a la junta para adopción;
• capacitar al personal sobre la política.

Por último, no podemos olvidar realizar una revisión al menos dos veces al año para que estas normas internas sigan manteniendo su vigencia.

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