4 tips para mejorar el proceso de compras en una PYME usando la tecnología

La tecnología se ha convertido en la mejor aliada para que las PYMES puedan ejercer una correcta administración de sus procesos de compra mediante la optimización de todas las etapas de la cadena de suministros.

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Influencia de la tecnología en el proceso de compras

La transformación digital en el departamento de compras es un socio que todas las empresas deben tener, pues su influencia está presente tanto de forma tangible como intangible, incluso en las negociaciones con proveedores.

El inicio de incorporación de la tecnología en el proceso de compras comienza con la plena asimilación de las necesidades, virtudes y requerimientos de un modelo operativo de negocios innovador que busca optimizar y mejorar las estrategias de adquisición tradicionales.

Las herramientas digitales contribuyen a las compras al aumentar el análisis, la colaboración y la participación por medio del uso conjunto de soluciones a lo largo de toda la cadena de valor de adquisición, lo cual abarca el abastecimiento, la planificación, la entrega de pedidos, la gestión de contratos, la gestión de proveedores y el control de pagos.

Asimismo, otro de los factores que refuerza la idea de la incorporación de lo digital en el proceso de compras está vinculado con el análisis y la reflexión sobre cómo la inteligencia artificial y la automatización influyen positivamente en esta área al agilizar y hacer efectiva la toma de decisiones, además de evolucionar —significativamente— la propuesta de valor y la estructura empresarial.

Ventajas de un proceso de compras digital

Una vez que inviertas en tecnología para tu departamento de compras, las ventajas empezarán a surgir y serán las siguientes:

Revalorización del departamento de compras

Al poner en perspectiva las nuevas funcionalidades y oportunidades que brinda la era digital frente a modelos estratégicos y organizativos tradicionales, no resulta complicado aumentar la propuesta de valor del departamento de compras.

En efecto, aquellos negocios que migren sus operaciones y procesos a lo digital, tendrán conocimientos estratégicos y efectivos sobre sus proveedores y los mercados.

También, tendrán una vasta experiencia sobre los bienes y servicios que son adquiridos y las alternativas que se ofrecen, incluyendo las tecnologías vanguardistas.

Los datos obtenidos podrán ser utilizados sobre los clientes para administrar, por ejemplo, el stock, las inspecciones de calidad, los requisitos de almacenamiento y demás partes de la cadena de suministro.

Nuevas funcionalidades y roles

Incorporar herramientas tecnológicas nos involucrará con nuevas necesidades comerciales que son resueltas con las nuevas funcionalidades y roles adquiridos; por ejemplo, la captura, el análisis y la evaluación de datos en tiempo real, lo que agilizará la toma de decisiones sobre acciones correctivas o preventivas.

En este sentido, se necesitará que los profesionales se capaciten para cumplir con sus nuevos roles y, en consecuencia, esto se traducirá en mayor rentabilidad tanto individual como colectiva.

Mayor efectividad en la cadena de suministros

Al integrar los datos del cliente, la producción, los distribuidores y los proveedores en tiempo real —dentro de un mismo sistema— para optimizar el funcionamiento de la cadena de suministro, se reducen los plazos de entrega y los costes de inventario y transporte.

Igualmente, se mejora la experiencia del cliente y el rendimiento del proveedor.

4 consejos para mejorar el proceso de compras de tu PYME

Ya observamos cuánto influye la tecnología en el proceso de compras, así que ahora te daremos 4 tips para que promuevas esta actividad exitosamente:

1. Invierte en tecnología para agilizar los acuerdos y contrataciones

Las herramientas evolucionan y se integran a procesos que tradicionalmente eran manuales y muy lentos para mejorarlos: uno de ellos es la finalización de contratos y contrataciones. Para esto, la firma electrónica es la solución ideal.

Tu negocio funcionará mejor firmando digitalmente porque cerrarás más acuerdos, agilizarás las operaciones y te destacarás muy por encima de tu competencia con una experiencia del cliente optimizada.

Algunos de los datos duros sobre esta tecnología en el proceso de compras son:

• Tiempos de respuesta en los acuerdos 25 veces más rápido.
• 80 % de los documentos son completados en un día.
• 98 % de horas menos en procesar contratos.
• 70 % más de precisión en contratos.

En esta misma línea, estas soluciones innovadoras pueden integrarse con las aplicaciones, servicios y dispositivos que tu PYME ya utilice, como Salesforce y Google, por ejemplo.

A su vez, las firmas electrónicas son uno de los secretos para convertirse en un buen emprendedor, ya que permiten prestar consentimiento desde cualquier lugar y a toda hora: esto, sin duda, optimiza los tiempos laborales.

2. Escoge inteligentemente tus proveedores

Un buen proceso de compras tiende, esencialmente, a elegir de manera estratégica a los proveedores, decisión que también debe estar alineada con los objetivos de la PYME.

Esto implica que son sujetos a ser cambiados por otros que ofrezcan mejores condiciones en el contrato o buscar proveedores internacionales con precios más competitivos o mejor calidad o, simplemente, satisfacer la demanda de clientes en el extranjero.

3. Automatiza los procesos

Teniendo en cuenta el punto anterior, podemos preguntarnos lo siguiente ¿cómo la tecnología ayuda en la elección inteligente de proveedores?

Por suerte, se han desarrollado herramientas a la medida como, por ejemplo, un software ERP que automatiza el proceso de búsqueda de proveedor al recabar exitosamente todos los datos importantes de cada uno con un historial de compras organizado cronológicamente, precios o algún otro parámetro.

Gracias a esto, el proceso de compras quedará integrado con todas las funciones empresariales: ahora podremos —con un solo clic— acceder a toda la información que necesitamos sin perder ni un segundo.

4. Utiliza aplicaciones móviles para acelerar el proceso de compras

Los dispositivos móviles son una tendencia que ha influenciado enormemente las prácticas de los negocios: la gestión del departamento de adquisiciones no es la excepción.

Es fundamental que todos los involucrados en la cadena de suministro estén informados en tiempo real sobre cada etapa del proceso.

De esta manera, con el uso de aplicaciones móviles, todos los colaboradores estarán al día sobre lo que ocurre en la empresa respecto a los socios, proveedores y clientes. Por consiguiente, podremos tomar decisiones asertivas y rápidas.

¡Muy bien! Ya conoces los tips necesarios para mejorar el proceso de compras en tu PYME de la mano de la tecnología.

Las herramientas digitales son fundamentales en toda la estructura empresarial.

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