¿Qué es duplicidad de documentos y cómo evitarla?
La duplicidad de documentos es un problema bastante común que ocasiona en las empresas ineficiencias, errores, confusiones, potenciales riesgos legales y de seguridad, así como pérdida de tiempo y recursos. En este contexto, la tecnología de la información se presenta como un valioso aliado de las organizaciones, para erradicar esta amenaza.
En la medida que la información resulta un activo invaluable, la duplicidad de documentos no solo puede conducir a una gestión ineficiente de los recursos, sino que además representa una potencial amenaza para la calidad de los datos y la toma de decisiones, que puede llegar a socavar y comprometer la integridad de los procesos empresariales.
En este artículo te explicaremos los puntos clave de la duplicidad de documentos en el entorno empresarial, incluyendo:
- ¿Qué entiendes por duplicidad?
- ¿Qué es un duplicado de un documento?
- ¿Cómo evitar la duplicidad de documentos?
- ¿Cómo te ayuda DocuSign?
- ¡Incorpora DocuSign en tus procesos!
¿Listo? ¡Comencemos!
¿Qué se entiende por duplicidad?
Cuando hablamos de duplicidad, hacemos referencia a la existencia de dos o más instancias idénticas o muy similares de algo y puede aplicarse a documentos, datos, situaciones u objetos.
Es decir, implica la existencia de elementos repetidos y en el contexto de la gestión empresarial, puede generar redundancia, confusión o distorsión en la toma de decisiones.
¿Qué es un duplicado de un documento?
Es una copia o reproducción adicional de un documento original y en el ámbito empresarial, esto puede aplicarse a una variedad de documentos, como facturas, informes, contratos y registros financieros, entre otros.
Si bien antes de la llegada de la tecnología la duplicidad de documentos era utilizada como una medida de respaldo o para facilitar el acceso a la información, hoy en día esta práctica puede afectar la eficiencia y la efectividad operativa empresarial de las siguientes maneras:
1. Confusión y errores
La existencia de múltiples versiones de un documento puede generar confusión entre los colaboradores y propiciar errores.
Por ejemplo, si existen varias copias de un contrato y no se gestiona de forma adecuada, existe la posibilidad de que se utilice una versión desactualizada y se generen consecuencias financieras o legales.
2. Costos de almacenamiento
Mantener duplicados innecesarios ocupa espacio de almacenamiento físico o digital que genera a la empresa costos adicionales.
3. Seguridad de la información
La seguridad de la información puede verse comprometida si no existen controles sobre quién o quiénes tienen acceso a cuáles versiones de un documento. La inadecuada gestión de duplicidad de documentos aumenta el riesgo de robo o pérdida de información confidencial.
4. Cumplimiento normativo
Algunos tipos de documentos, dependiendo de su naturaleza y del sector, requieren que el manejo y almacenamiento de los duplicados se haga según ciertas pautas regulatorias y el incumplimiento de estos requisitos puede ocasionar pérdidas financieras y sanciones legales.
5. Tiempo y recursos
Gestionar de forma manual múltiples copias y buscar la versión correcta de un documento consume tiempo innecesario y puede afectar tanto la productividad, como la operatividad de la empresa.
¿Cómo evitar la duplicidad de documentos?
A continuación te compartimos algunas estrategias y mejores prácticas que puedes adoptar para prevenir la duplicidad de documentos:
- Implementa un Sistema de Gestión de Documentos (DMS): Con funciones de búsqueda, clasificación avanzada, archivo digital y que permita el seguimiento y control centralizado de los documentos.
- Crea una política de nomenclatura: Establece una convención de nomenclatura consistente y clara que incluya detalles, como fecha, versión, usuario y cualquier otro identificador relevante.
- Controla accesos y permisos: Limita el acceso a los documentos solo a personas que necesitan trabajar con ellos y establece permisos de lectura y escritura de forma adecuada.
- Usa metadatos: Para agregar información adicional a los documentos que facilite su búsqueda y organización.
- Realiza auditorías y revisiones periódicas: Establece un proceso para revisar y actualizar versiones obsoletas e identificar duplicados.
- Formación y concienciación: Proporciona a tus colaboradores formación sobre los procedimientos y políticas para evitar la duplicidad de documentos y promueve la concienciación sobre la importancia de mantener un entorno libre de duplicados.
- Utiliza herramientas de detección de duplicados: Algunas herramientas automatizadas pueden comparar documentos y resaltar similitudes.
- Emplea un sistema de versionamiento efectivo: Que facilite la identificación de versiones más recientes y permita actualizar documentos en lugar de crear duplicados.
- Centraliza el almacenamiento: Para evitar múltiples copias dispersas.
- Promueve el uso de documentos compartidos: Adopta y promueve el uso de plataformas colaborativas como la que ofrece DocuSign, donde varios usuarios pueden trabajar de forma simultánea en el mismo documento.
¿Cómo te ayuda DocuSign?
Las soluciones de DocuSign permiten gestionar el ciclo de vida de diferentes tipos de contratos y ayudan a evitar la duplicidad de documentos de varias maneras:
1. Ubicación
Herramientas de búsqueda para encontrar rápidamente cualquier archivo, incluso si tiene millones almacenados.
2. Plataforma CLM
Con DocuSign CLM puedes optimizar la gestión del ciclo de vida de los contratos desde su elaboración hasta su aprobación y firma, llevando un registro de las diferentes versiones y cambios que surjan durante todo el proceso.
3. Registro de auditoría y seguimiento
La herramienta mantiene registros detallados de auditoría para cada transacción que incluyen información sobre quién han firmado el documento, cuándo se realizó la firma, y otras actividades relacionadas con la transacción.
4. Flujos de trabajo configurables
DocuSign te permite configurar flujos de trabajo personalizados. Por ejemplo, después de enviar tus documentos para firma, puedes monitorearlos para ver quién ya los vio, quién firmó, quién aún necesita firmar y enviar recordatorios a todos los que quedan para acelerar el proceso.
5. Integración de aplicaciones empresariales
DocuSign se integra con diversas aplicaciones empresariales, como sistemas CRM y ERP, entre otros, para permitir una gestión centralizada de documentos y evitar la duplicidad al sincronizar datos entre diferentes plataformas.
6. Visibilidad Con DocuSign, tiene control total sobre el acceso y la visibilidad de los documentos. Al enviar varios documentos, restrinja qué firmantes pueden ver y acceder a cada documento para proteger la información confidencial.
¡Incorpora DocuSign en tus procesos!
Al incorporar DocuSign en los procesos de tu empresa vas a obtener los siguientes beneficios:
1. Firma electrónica segura
Utiliza tecnología avanzada de firma electrónica para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos, acelerando los procesos de aprobación y firma con total legalidad.
2. Acceso remoto y movilidad
La herramienta permite a los usuarios firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, las 24 horas del día, los 365 días del año a través de dispositivos móviles, tabletas o computadoras.
3. Reducción de costos
Elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar documentos en papel, mejorando la eficiencia operativa y suprimiendo los costos asociados con el manejo de documentos físicos.
4. Cumplimiento normativo
DocuSign cumple con diversos estándares y regulaciones de seguridad y privacidad, que garantizan que los documentos y datos estén protegidos y cumplan con las normativas vigentes dentro y fuera del país.
¡Esto es todo!
Al comprender la naturaleza del desafío que implica evitar la duplicidad de documentos, adoptar estrategias proactivas e incorporar soluciones digitales como las que ofrece DocuSign a sus procesos, las organizaciones pueden salvaguardar la integridad de su información, optimizar sus operaciones y fortalecer la toma de decisiones basada en datos precisos y confiables.
¿Estás listo para iniciar el proceso de transformación digital de tu empresa? ¡No esperes más y contacta con nuestro equipo de ventas!