¿Qué es la firma electrónica?

¿Qué es la firma electrónica?

Publicado el 20 de septiembre de 2019. Actualizado el 17 de septiembre de 2021.

¿Cuál es el impacto de este recurso para los flujos y procesos internos de tu negocio?

La transformación digital ha cambiado la dinámica del mundo de los negocios: todas las empresas necesitan adaptarse para ganar una mayor cuota de mercado.

Computación en la nube, 5G, la Internet de las Cosas (IdC) —también conocida como IoT, debido al acrónimo en inglés para Internet of Things— y la realidad virtual están en el tope de las innovaciones que prometen cambiar la manera de consumir y de relacionarse con el consumidor.

En este tsunami de tecnologías existe una que es fundamental para incrementar la productividad empresarial y es transversal para todos los segmentos: las firmas electrónicas.

¿Sabes cuáles son sus ventajas, tipos, funciones, alcance y límite legal? Si aún no conoces esta novedad, en este artículo vamos a aclarar algunos aspectos importantes.

¡Lee con atención!

¿Qué es la firma electrónica?

Primero que todo, existe un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas involucradas en el mismo grupo de las firmas electrónicas:

  • Certificados digitales.
  • Firmas digitalizadas (en papel).
  • Reconocimiento de IP.
  • Biometría.
  • Token.
  • Autenticación con log-in y contraseña (por ejemplo, para internet banking).
  • Autenticación social (con redes sociales, como LinkedIn).
  • Otras.

La firma electrónica es un término que en general representa el tipo de autenticación que sustituye a la firma autógrafa, es decir, aquella manuscrita en papel: de hecho, es la forma más simple de autenticar un documento, ya que utiliza medios informáticos para completar una solicitación de consentimiento.

Actualmente, existe un gran incremento en la adopción de este tipo de autenticación en todo el mundo para formalizar acuerdos y negocios de cualquier índole.

Así, la firma electrónica tiene varios tipos según su alcance y su propósito. ¿Cuáles son? ¡Veamos de inmediato!

Tipos de firma electrónica en México

Los documentos escritos y firmados a mano ya son obsoletos para el mundo en que vivimos: las firmas electrónicas son parte de la transformación digital, ya que aceleran los procesos y trámites, otorgando un sinnúmero de beneficios para las empresas.

Hoy en día, existen 4 tipos de firmas electrónicas legales y vigentes en México, las cuales son:

1. Simple

El artículo 89 del Código de Comercio define la firma electrónica como “los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante […]”

La verificación pasa por un usuario y una contraseña para poder firmar digitalmente.

2. Avanzada

La firma avanzada es el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control. Por lo tanto, está vinculada únicamente al firmante y a los datos que le identifican como tal, brindando la posibilidad de que ante cualquier intento de modificación de estos, este pueda ser detectado. Así, este tipo de firma tiene el mismo alcance que la firma autógrafa.

Por otra parte, el artículo 97 del Código de Comercio considera que una firma electrónica está avalada si cumple con las siguientes condiciones:

  • Los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante.
  • Estos datos deben estar en completo control del firmante.
  • Es posible identificar cualquier cambio o alteración a la firma electrónica una vez hecha.
  • Es posible detectar cualquier alteración a la integridad de la información del mensaje de datos después del momento de la firma.

Asimismo, se distingue de la firma electrónica simple gracias a estos elementos:

  • Funcionalidad: Satisface el requisito de la firma autógrafa y pertenece exclusivamente al firmante.
  • Autenticidad: Se puede comprobar la identidad del firmante y garantizar fiabilidad de la misma.
  • Integridad: Utiliza medios tecnológicos para determinar si el contenido del mensaje de datos ha sido alterado.
  • No repudio: El emisor no puede negar la autoría del contenido firmado.
  • Confidencialidad: Solo el firmante está autorizado para descifrar el contenido de un documento.

Como puedes apreciar, ¡evidentemente estás muy protegido con este tipo de firma!

3. Digital

La firma digital involucra un conjunto de datos en forma digital, los cuales son transferidos en un mensaje de datos —adjuntados o asociados— con el fin de identificar al firmante e indicar que se aprueba la información recogida.

4. Biométrica

La firma biométrica es aquella realizada del puño y letra del firmante en dispositivos digitales, tales como tablets o teléfonos inteligentes: su objetivo es identificar al firmante, pero depende de parámetros mecánicos, físicos o biológicos, como la huella dactilar, por ejemplo.

Con esto en mente, es necesario marcar diferencias entre ellas y otras que son asociadas a la firma electrónica.

¡Sigue leyendo!

Diferencia entre firma electrónica, digital y digitalizada

En ocasiones, algunos usuarios pueden confundirse en cuanto a la diferencia entre firma electrónica, digital o digitalizada, ya que son conceptos muy similares.

De entrada, vale la pena señalar que la firma electrónica es la representación de una firma autógrafa: para comenzar, imagínate que has firmado un contrato en papel con una pluma. La imagen gráfica de tu firma representa tu consentimiento al conjunto de reglas de ese documento.

La firma electrónica sustituye la evidencia tradicional —la imagen gráfica hecha con la pluma en papel— por un nuevo conjunto de evidencias electrónicas: la fecha y hora de la firma, el correo y la dirección IP del firmante, entre otros datos.

Ahora bien, la firma digital es uno de los modelos de autenticación que una firma electrónica puede utilizar: además de representar el firmante y registrar evidencias de su consentimiento, esta firma utiliza un certificado digital único que contiene claves de criptografía asimétrica, pues sin ellas no se puede firmar un documento.

Para decodificar el mensaje encriptado se generan dos claves: una pública y una privada. La primera es adoptada para cifrar el mensaje, mientras que la segunda es utilizada para decodificarla. Así, es posible añadir un nuevo nivel de fiabilidad a la formalización.

Por supuesto, no se deben confundir los conceptos anteriores con la firma digitalizada, la cual es la imagen de una firma autógrafa que se transfiere al medio digital con el uso de un escáner. En general, la firma digitalizada no tiene valor legal, porque no representa la forma original del consentimiento.

Además de estos tipos de firma, en México existe la e.firma, utilizada en transacciones del Servicio de Administración Tributaria. 

Ahora bien, es momento de hablar sobre las ventajas generales que ofrece esta tecnología en las empresas sin importar el rubro, incluso con el Estado.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la firma electrónica?

La firma electrónica puede brindar diversas funciones según el tipo que sea empleada: las más básicas sirven para autenticar un documento —identificando al autor— y las avanzadas garantizan la total integridad, asegurando que el mensaje de datos no ha sido modificado.

Entre los beneficios de la firma electrónica más destacados están:

1. Reducción de costos

Una oficina paperless —que reduce o elimina la producción de papel— disminuye las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóneres, archivos y espacio en el piso, lo que hace una gran diferencia en el resultado final.

Como resultado, la firma electrónica es una fuente de ahorro para las empresas.

2. Organización

La gestión de documentos es más eficiente con la adopción de las firmas electrónicas.

En primer lugar, significa ahorro de tiempo: las organizaciones pierden este al imprimir, rubricar, enviar o buscar documentos en sus archivos físicos.

También, colabora para que las oficinas y equipos sean más organizados, ya que todos los documentos son almacenados en la nube, pudiendo buscarlos en cualquier momento y desde cualquier medio permitido por el dispositivo de seguridad: solo una búsqueda en línea es necesaria para recuperar un documento e inmediatamente revisarlo. De esta manera, no pierdes tiempo ni dinero y, a la vez, tienes un respaldo.

3. Movilidad

Al firmar un contrato digitalmente tienes acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar con el soporte de una computadora, tablet o laptop: por consiguiente, es más práctico que un documento en papel, pues se envía directamente al correo del firmante y se puede reenviar a su conveniencia.

En cambio, la firma en papel es única. Por ejemplo, si el documento se extravía, tienes que crear otro y volver a empezar el proceso para firmarlo, teniendo que ir al ente encargado para solicitar una copia certificada en caso de que esté registrado. De no ser así, ¡pierdes todo el proceso!

4. Seguridad

A diferencia de los documentos en papel, aquellos que poseen firma electrónica no pueden ser alterados o editados.

Los sistemas de protección digital son altamente eficaces y totalmente confiables, razón por la cual esta certificación se destaca sobre todo por su fiabilidad. Dicho de otra forma, ¡las probabilidades de fraude son nulas!

5. Aumento de productividad de la empresa

En el caso de las compañías, la firma electrónica permite reducir un gran número de pasos y etapas burocráticas para ejecutar solicitudes o recibirlas.

Al simplificar el proceso de autenticación es posible acelerar los procesos y tareas de la organización para producir mayor cantidad de dividendos y proporcionar mayores resultados al negocio.

6. Optimización de la experiencia del usuario

La firma electrónica también mejora significativamente el servicio al cliente en las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios.

Por ejemplo, en instituciones bancarias o de retail, la firma electrónica brinda una plataforma donde los clientes pueden realizar todos sus procedimientos y pedidos de manera digital, lo que añade gran comodidad y seguridad en las transacciones.

7. Eliminación del papel

Una preocupación que está siendo abordada desde varios puntos en múltiples industrias es el uso excesivo del papel en sus operaciones: en este sentido, la firma electrónica es una solución.

Este método de certificación digital está cambiando la forma en que se hacen las transacciones y debido al uso que se le está dando alrededor del mundo, tal vez sea la respuesta para reducir el consumo innecesario de papel, convirtiéndose en un proceso sostenible y gran aliado del medio ambiente.

Tipos de acuerdos válidos para firmas electrónicas

El Código Civil —como lo explicaremos más adelante— refuerza y garantiza la validez de los contratos celebrados por medio de soluciones tecnológicas como la firma electrónica.

Para eso, solicita la generación de pruebas de autenticidad de los firmantes, integridad de los documentos y la opción para ser consultada de manera futura, como está estipulado en la Ley de Firmas Electrónicas Avanzadas.

Los documentos y contratos están autorizados de firmarse con este tipo de tecnología, puesto que las partes emiten su consentimiento.

Estos son algunos de los documentos, contratos y resoluciones que disfrutan del beneficio de la firma electrónica:

  • Decisiones judiciales.
  • Aprobación de cotizaciones.
  • Contratos de prestación de servicios.
  • Documentos de compra-venta.
  • Contratos de trabajo.
  • Documentos de renta.
  • Notificaciones comerciales.
  • Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso.
  • Notificaciones corporativas.

Una observación interesante de destacar es que distintos reglamentos en todo el mundo —incluso en México— reconocen la utilización de la firma electrónica en diferentes tipos de acuerdos, brindando ahorro y practicidad a múltiples operaciones.

Ello quiere decir que es un sistema altamente probado y aceptado por la comunidad empresarial alrededor del mundo, entregando igualmente múltiples ventajas y aceleración en los procesos internos de diversas organizaciones.

Proceso básico de firma electrónica

Tanto para el firmante como para el remitente, firmar un documento electrónicamente es muy rápido y sencillo. Aunque el proceso exacto varía según el proveedor de la firma electrónica, los pasos suelen ser muy similares.

A continuación te mostramos cuáles son ¡Toma nota!

Para quienes envían un sobre

  1. Carga el documento: sube el documento a la plataforma desde una computadora o una aplicación de almacenamiento.
  2. Indica quién debe firmar.
  3. Añade los campos y envía el documento: a través de campos personalizados tienes que indicar en qué espacio del documento es preciso plasmar la información, como la firma, la fecha y otros. Luego, ya puedes enviar el documento al destinatario.

Para quienes reciben un sobre

  1. Accede al documento, ingresando al enlace que recibiste en tu correo electrónico.
  2. Sigue las instrucciones y etiquetas del documento que te guiarán durante todo el proceso.
  3. Firma y espera a recibir la notificación de finalización en el correo electrónico.

Para quienes gestionan los documentos

  1. Conoce el estado del documento: Accede al panel de control de la plataforma y para ver el punto del proceso en el cual se encuentra y programar notificaciones.
  2. Accede al documento de forma segura y automática: Como el documento se almacena en línea, tanto los firmantes como los remitentes cuentan con acceso y pueden descargarlo e imprimirlo en cualquier momento.
  3. Gestiónalo fácilmente: Tienes la posibilidad de definir accesos, observar informes avanzados, establecer políticas de conformidad, ajustar la marca, e incluso observar todos los documentos de la empresa.

Ahora, ¿qué es lo que hace que un documento sea válido para formar una firma electrónica? A continuación, te lo explicamos en detalle.

Condiciones para considerar un mensaje de datos como válido

Las condiciones necesarias para validar la información y obtener una firma electrónica son:

  • El contenido de mensaje de datos es aquella información con la cual dos o más partes firman un acuerdo.
  • Estas negocian y validan el contenido de dicho mensaje: una vez aceptado se procede a firmarlo.
  • Se da la aceptación de las partes para utilizar la llave privada que genera la firma electrónica.

Por consiguiente, al firmar de manera electrónica se puede identificar a los firmantes y determinar que el mensaje no ha sido alterado y que se tienen suficientes indicios para ratificar la autoría de las firmas.

¿Son seguras las firmas electrónicas?

Aunque las firmas autógrafas pueden falsificarse y manipularse con mucha facilidad, la firma electrónica posee un sinfín de capas de seguridad.

Principalmente, esta herramienta cuenta con datos que fungen como registro de auditoría y prueba de transacciones. Este registro incorpora el historial de acciones que han sido tomadas en el documento, entre ellas, la apertura, la lectura y la firma.

Dependiente de quien sea el proveedor, y en caso de que el firmante acuerde permitir el acceso a su ubicación, el registro también dará a conocer la posición geográfica donde se llevó a cabo la firma. En caso de que un firmante dispute su firma o se plantee alguna duda en relación con el proceso, el mencionado registro de auditoría puede resolver el problema.

Otros certificados de finalización mucho más detallados abren la posibilidad de incorporar información específica en relación con cada uno de los firmantes del documento. Esto incluye la imagen de la firma, el registro de horas de acciones claves de todo el proceso, la dirección IP de quien firma, entre otra información.

Además, la solución de firma electrónica ofrece varias opciones para verificar la identidad de un firmante antes de que pueda tener acceso al documento.

¿La firma electrónica es legal en México?

Cuando un documento es firmado originalmente en medios digitales, la firma electrónica es válida legalmente, pues es la forma original y posee evidencias de la manifestación auténtica del consentimiento.

México no es una excepción a esta regla, ya que existen múltiples leyes que mencionan su utilización como evidencia de formalización.

Específicamente, la Ley de la Firma Electrónica Avanzada —con fecha 11 de enero de 2012— establece características y mecanismos tecnológicos para la adopción de esta tecnología. El artículo 7 afirma que:

"La firma electrónica avanzada podrá ser utilizada en documentos electrónicos y, en su caso, en mensajes de datos. Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos".

Actualmente, la Ley de Protección al Consumidor —reformada en 2019— reconoce el uso de soluciones tecnológicas para asegurar el derecho al consumidor y le permite aprobar sus transacciones a través de medios electrónicos.

De manera adicional, mediante disposiciones alusivas a la firma electrónica, el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal establece el proceso de asignación, certificación y utilización de la firma electrónica.

De hecho, múltiples Estados mexicanos han emitido disposiciones relacionadas con la firma electrónica donde especifican que es de total legalidad, entre los que se encuentran:

  • Aguascalientes.
  • Baja California.
  • Chiapas.
  • Colima.
  • Distrito Federal.
  • Durango.
  • Estado de México.
  • Guanajuato.
  • Guerrero.
  • Hidalgo.
  • Jalisco.
  • Morelos.
  • Quintana Roo.
  • Sonora.
  • Yucatán.

Gracias a ello, cualquier persona en México puede aprovechar las ventajas que brinda la firma electrónica para agregar velocidad, seguridad y ahorro a sus procesos y trámites.

La siguiente pregunta que vale la pena responder es ¿dónde es necesario aplicar el uso de la firma electrónica en una empresa? ¡No esperes más y descúbrelo en el siguiente punto!

Departamentos donde se puede usar la firma electrónica

Teniendo en cuenta las funcionalidades de la firma electrónica es correcto pensar que puede ser aplicada dentro de varios departamentos de una empresa para mejorar y acelerar sus procesos. A continuación, te enseñamos algunos ejemplos:

Recursos Humanos

Dentro de RR. HH. encontramos los procedimientos de contratación, gestión de nómina y administración de personal, en los cuales la firma electrónica es una herramienta ideal para reducir costos y tiempos de entrega.

Además de eso, sirve para:

  • Controlar y organizar los documentos en una misma plataforma para evitar pérdidas o daño de archivos.
  • Obtener mayor respaldo jurídico, ya que ninguna de las partes puede negar su firma en un contrato.
  • Agilizar y economizar el proceso de contratación donde el candidato puede firmar desde cualquier lugar y momento.
  • Mejorar los procesos internos y aumentar la productividad.
  • Acelerar los trámites y procedimientos de empresas presentes en varios países.

Finanzas

El dinero y los flujos de trabajo que son parte de este departamento requieren la participación de muchas personas de diferentes jerarquías, algo que puede ocasionar retrasos y transacciones detenidas.

Sin duda, la firma electrónica permite dar garantía total de seguridad de que los procesos que involucran dinero estarán protegidos. Por otra parte, como este tipo de firma es vinculante y admisible como prueba ante cualquier tribunal, todo el capital de la empresa estará resguardado.

Ventas

La mayoría de los documentos que se ejecutan en el área de ventas de una empresa —como citas, contratos, propuestas, presupuestos y más— son digitalizados y almacenados de forma informática.

Gracias a la firma electrónica, estos documentos pueden ser autenticados desde varios dispositivos sin la necesidad de imprimir ni pasar por procesos burocráticos.

Por supuesto, ello también incluye a departamentos como compras y ventas, en los cuales es necesario el flujo de documentos para análisis, órdenes y devoluciones al ser procesos que ameritan aprobación.

En efecto, la firma electrónica puede reducir el número de pasos que hay que cumplir para ejecutar una transacción, mejorar la productividad y aumentar la satisfacción de los clientes. Asimismo, también reduce el costo de los acuerdos.

Resulta esencial que siempre pongas atención a las tendencias tecnológicas de las firmas electrónicas, pues la manera en que la información fluye en tu negocio impacta sus resultados.

¿Ya sabes qué dice el Código de Comercio sobre las firmas electrónicas y cuál es su relevancia para las mismas? ¡Presta atención!

Código de Comercio: tipificación sobre la firma electrónica

Optar por un servicio de firma electrónica se debe a sus ventajas como el no repudio, por ejemplo. Eso sí, existen ciertos requisitos mínimos —jurídicos y técnicos— que deben cumplir en todo momento y que deben ser considerados antes que cualquier otro elemento, los cuales se encuentran enumerados en el artículo 97 del Código de Comercio.

¡Veamos de qué trata cada uno!

Primer requisito: la firma es de uso exclusivo del firmante

El primer numeral de este artículo establece: "Los Datos de Creación de la Firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al Firmante".

Para garantizarlo, el servicio de firma electrónica debe trabajar únicamente con las Firmas Electrónicas Avanzadas (FEA), las cuales son creadas bajo el control exclusivo del usuario.

Un claro ejemplo es el Servicio de Administración Tributaria (SAT), Agencia Certificadora certificada por Banxico, emitiendo gratuitamente certificados públicos de e.firma o FIEL con alcance en todo México.

Segundo requisito: control exclusivo de la firma a manos del firmante

El segundo numeral señala: "Los Datos de Creación de la Firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del Firmante". Esto quiere decir que, en el instante de firmar digitalmente, la contraseña y la llave privada de la persona estuvieron únicamente bajo el control del dueño y nunca fueron compartidas al servicio de firmas.

Por ese motivo, es fundamental que el proceso de firma sea realizado en el dispositivo personal del firmante para luego enviar el certificado público y, por último, el resultado de la firma a la plataforma.

Si la llave privada *.key fuese compartida y su clave con el servicio se estaría incumpliendo este segundo numeral del Código de Comercio y estaría en peligro la seguridad del usuario.

Tercer requisito: las alteraciones a la firma o al documento luego de firmar pueden ser detectadas

En efecto, el tercer y cuarto numeral del artículo se verifica: "Es posible detectar cualquier alteración de la Firma Electrónica hecha después del momento de la firma, y Respecto a la integridad de la información de un Mensaje de Datos, es posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma".

Esto representa uno de los beneficios de tratar con la tecnología de punta de la firma electrónica, seguridad antes y después del proceso de firma. ¡Nada mal!

Código de Comercio: integridad en el tiempo

Al firmar electrónicamente es recomendable tener un elemento que garantice la integridad del contrato o documento firmado —y las firmas contenidas en él— a lo largo del tiempo.

El artículo 49 del Código de Comercio señala: "Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulterior consulta".

En el mismo, también encontramos que deriva a la utilización de una constancia de conservación que logre cumplir los requisitos establecidos por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial mediante una normativa emitida donde figuren los requisitos que deban observarse para la conservación de datos.

Ello nos lleva a la NOM 151, donde se encuentra todo lo requerido por el Gobierno mexicano: el proveedor del servicio de firma digital es quien debería emitirla o, incluso, puede ser tramitado ante un Prestador de Servicio de Certificación (PSC) facultado.

Relevancia del Código de Comercio en la materia

Como hemos observado, el Código de Comercio es una de las normativas reguladoras de este tipo de firmas: por ende, debemos saber elegir una plataforma que cumpla con todas las estipulaciones legales.

Así, todos nuestros documentos firmados de manera electrónica gozarán íntegramente de todos los beneficios inherentes de este tipo de firmas y no podrán ser repudiados, lo cual representa una gran ventaja jurídica en caso de llegar a un litigio.

Adopción de la firma electrónica en México

La pandemia de COVID-19 aceleró la transformación digital en las empresas. Con esto, las herramientas digitales como la firma electrónica cobraron más importancia que nunca a la hora de acelerar los flujos de trabajo a distancia.

En un contexto donde las compañías no solo han tenido que mudar sus operaciones al home office, sino que han observado que numerosos procesos diarios pueden ser ejecutados de forma digital con las mismas o mayores garantías que de manera presencial, la utilización de la firma electrónica ha incrementado.

Resulta alentador ver cómo varias empresas están decididas a seguir adelante, apostando a tecnología de punta y, además, sustentable. Incluso en una "nueva normalidad" podríamos anticipar que no volverían a los procesos manuales, lentos y burocráticos.

De hecho, tras la reforma de la Ley Federal del Trabajo que apunta a regular el teletrabajo, el 57% de las empresas mexicanas planean mantener la modalidad home office a partir de la pandemia.

Debido a esa evidencia, las firmas electrónicas han llegado para quedarse gracias a su fuerte y efectiva regulación por parte del Estado mexicano y a la facilidad que les han brindado a las compañías para trabajar durante la crisis, pudiendo continuar sus procesos productivos a pesar de las adversidades.

Si a eso le agregamos que la mayoría se encuentra facturando digitalmente y finalizando acuerdos mediante el uso de diversas aplicaciones que integran las firmas electrónicas con software de ventas, entonces estaríamos abarcando una gran parte de la población económicamente activa en épocas de COVID-19.

En ese sentido, la incorporación de la firma electrónica a los procesos empresariales va de la mano de otras tecnologías digitales. Así, según la consultora Gartner, se estima que el gasto mundial en TI alcanzará en 2021 un total de $4 mil millones de pesos con un aumento del 8.4% con respecto a 2020.

La adopción de las firmas electrónicas en México se ha desarrollado de tal manera que, hasta marzo de 2021, aproximadamente 15 millones de personas naturales tenían sacado su certificado, representando cerca del 27% de la población económicamente activa. Impresionante, ¿cierto?

Como detalle importante, esto es únicamente en términos entre personas y el Estado.

Ahora bien, los contratos privados también han visto un aumento: de hecho, hay casos de éxito demostrado de plataformas que ya registran más de 1 millón de clientes.

5 razones para adoptar la firma electrónica a nivel empresarial

La firma electrónica es la herramienta más efectiva para utilizar en las empresas, ya que agiliza los flujos de trabajo, reduciendo los tiempos de ejecución y acelerando las operaciones, ya sean productivas, comerciales, financieras, etc. 

Si eres un visionario, vas a ir un paso más lejos y comprenderás que la firma electrónica es una herramienta valiosa para el futuro de los negocios.

En la actualidad, gracias a empresas como DocuSign que ofrecen firmas electrónicas en la nube, se puede formalizar un acuerdo desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, quedando siempre tu información protegida.

A continuación, te presentamos 5 razones por las que la firma electrónica es una herramienta valiosa para las empresas en el futuro:

1. Aumento de la productividad y las ventajas competitivas

Si estás buscando formas de aumentar la productividad sin mayores costos, la adopción de la firma electrónica es la respuesta.

Con su integración a los software de gestión (CRM) y otras aplicaciones, puedes interactuar con varios clientes simultáneamente, lo que aumentará la cantidad de acuerdos que cierras y garantizará el éxito de tus negocios. Esto es posible gracias a que puedes firmar tus contratos y documentos de manera remota, evitando invertir mayor tiempo y dinero en viajes de negocios.

Además de incrementar la cantidad de clientes, puedes mejorar los tiempos de respuesta, lo que acelera las etapas en la producción de los bienes o servicios que ofreces.

El impacto de esta tecnología en la productividad a largo plazo será positivo y el uso de la firma electrónica aportará a tu empresa ventajas competitivas inmejorables, porque, además, podrás mejorar tus precios al reducir costos en los procesos y trámites administrativos.

2. Mejora de la eficiencia en los flujos de trabajo

Cuando hablamos de productividad nos referimos a los resultados esperados, pero cuando abordamos el tema de la eficiencia entra en juego el tiempo y la utilización de los recursos para alcanzar determinado objetivo.

En este sentido, la funcionalidad de los software de productividad es clave, ya que permiten integrar diferentes tareas (gestión, clientes, personal, compras, stocks) para así lograr un flujo de trabajo eficiente, con tiempos pautados y soluciones documentadas para cada caso.

Entre estos programas que agilizan los tiempos y optimizan el uso de los recursos, se encuentra la firma electrónica. Su uso hace que los contratos, acuerdos o trámites se hagan en menos tiempo, lo que redunda en ahorros significativos.

En el caso de los clientes, la merma en los tiempos de ejecución de los trabajos se traduce en una mejor experiencia, ya que se reducen los tiempos de espera y las operaciones comerciales se hacen más fluidas.

3. Habilitación de posiciones laborales remotas sin límites

La tecnología ha desarrollado gestores, automatizaciones e integraciones capaces de dar respuesta a un flujo laboral completo, aunque sus actores se encuentran en diferentes lugares del mundo y a distintos horarios.

Además, el teletrabajo permite que las empresas puedan contratar al profesional que necesitan en cada puesto, aunque no se encuentren en el mercado laboral local. Incluso es posible contratar por proyectos, gracias a la flexibilidad laboral que el trabajo en línea habilita. Ya no hay barreras de horarios, idiomas o firmas de contratos, ya que todas las soluciones están en línea.

4. Responsabilidad social corporativa

Si estas al frente de una empresa con responsabilidad ambiental debes saber que la firma electrónica ahorra costos económicos y ayuda a reducir el daño al medio ambiente.

En la empresa del futuro, el uso del papel será cosa del pasado. Además, con ella lograrás reducir: los viajes de negocios y los gastos de materiales (papelería, tóner, lapiceras, archivos físicos), entre otros recursos.

Por otro lado, el aumento del trabajo en línea hace que la empresa pueda prescindir o reducir sus instalaciones físicas, lo que representa menos gastos de energía y operativos, como seguridad, limpieza o mantenimiento.

¡La firma electrónica es ecológica!

5. Seguridad y reducción de fraudes

Los procesos de autenticación que pone en marcha la firma electrónica permiten comprobar fehacientemente la identidad de las personas y la autenticidad de los actos.

Todo es rastreable y verificable a través de los diferentes archivos que se van generando y que tienen un alto nivel de seguridad. Con esto se reducen los fraudes y la trazabilidad de las transacciones es sencilla.

Uno de los últimos avances en seguridad de firmas electrónicas es el uso de smart contracts o contratos inteligentes que se hacen con la tecnología blockchain. En este tipo de contratos los datos están encriptados, por lo que se aumenta aún más el nivel de seguridad de la información.

Tus decisiones de hoy marcarán el futuro de tu empresa

En la actualidad, la tecnología es parte de los procesos más eficientes de las organizaciones. En una empresa, la producción, las ventas, el manejo de insumos e incluso la plantilla del personal se manejan de manera digital.

Por ello, soluciones como la firma electrónica se consolidan como herramientas básicas para aumentar la productividad de las empresas y acelerar el futuro de los acuerdos, garantizando mayor agilidad en la gestión y firma de documentos en línea.

Para que logres visualizar el alcance de herramientas como la firma electrónica te presentamos estos datos:

  • El 83% de las transacciones con firma electrónica se completan en menos de 24 horas y el 50% en 15 minutos, en comparación con los días o semanas comunes a los métodos tradicionales.
  • Capgemini Consulting halló que, en promedio, los “líderes digitales” tienen: 26% más rentabilidad, 9% ingresos más altos y 12% mejores valoraciones.
  • Una compañía de software como servicio (SaaS) listada en Fortune 100 aumentó su productividad un 75% usando las firmas electrónicas.

¡Aprovéchalas en tu negocio!

La firma electrónica es una herramienta digital que ha venido a cambiar la forma en cómo ejecutamos nuestras transacciones y la manera en que podemos brindarle seguridad a cada tarea y proceso de nuestra empresa o negocio.

Sin importar el giro de la organización, la firma electrónica te puede ofrecer un gran número de beneficios, haciendo que los métodos tradicionales —como la firma autógrafa— se vean como métodos arcaicos.

Además, recuerda: si permites que tus competidores concluyan negocios con más agilidad, menos errores y mejor experiencia del cliente, tu empresa perderá oportunidades.

Indiscutiblemente, la firma electrónica es una tecnología que sirve no solo para brindar altos estándares de seguridad a tus transacciones, sino también para acelerar los procesos, eliminar etapas burocráticas innecesarias y aumentar la productividad de tu organización, en especial este 2020 en tiempos de pandemia.

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