¿Qué es la firma electrónica?

_{Publicado el 20 de septiembre de 2019. Actualizado el 23 de enero de 2023.}

La transformación digital ha cambiado la dinámica del mundo de los negocios: todas las empresas necesitan adaptarse para ganar una mayor cuota de mercado. Y en este tsunami de tecnologías existe una que es fundamental para incrementar la productividad empresarial y es transversal para todos los segmentos: la firma electrónica.

Con esta solución, es posible firmar contratos en línea, legalmente vinculantes, sin imprimir un papel o tomar un bolígrafo. ¿Cuáles son los resultados? Mayor aumento en la rentabilidad, productividad, adaptabilidad y escalabilidad en un mercado en constante desarrollo.

Así, es fácil ver por qué las firmas electrónicas se han vuelto imprescindibles para muchas empresas: efectivamente, han podido aumentar su productividad un 75% implementando estas herramientas en su flujo de trabajo.

En esta guía completa explicaremos con detalle el concepto de firma digital, cuáles son sus ventajas, tipos, funciones, alcances y límite legal.

¡Lee con atención!

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es una herramienta digital que utiliza mecanismos de autenticación para sustituir a la firma autógrafa, es decir, aquella manuscrita en papel. De hecho, es la forma más simple de autenticar un documento, ya que se vale de medios informáticos para completar una solicitud de consentimiento.

Existe un gran incremento en la adopción de este tipo de autenticación alrededor de todo el mundo, ya que contribuye a formalizar acuerdos y negocios de cualquier índole.

Por lo tanto, hay un amplio conjunto de autenticaciones digitales involucradas en el grupo de las firmas electrónicas:

• certificados digitales;
• firmas digitalizadas (en papel);
• reconocimiento de IP;
• biometría;
• token;
• autenticación con login y contraseña (por ejemplo, para internet banking);
• autenticación social (con redes sociales, como LinkedIn);
• otras.

Así, la firma electrónica tiene varios tipos según su alcance y su propósito. Enseguida veremos cuáles son.

Tipos de firma electrónica en México

Los documentos escritos y firmados a mano son obsoletos para el mundo en el que vivimos: las firmas electrónicas son parte de la transformación digital, ya que aceleran los procesos y trámites, otorgando un sinnúmero de beneficios para las empresas.

Hoy en día, se habla de 3 tipos principales de firmas electrónicas en México. Estos son:

1. Simple

El artículo 89 del Código de Comercio define la firma electrónica como “los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante […]”

La principal característica de este tipo de firma es que la verificación pasa por un usuario y una contraseña para poder firmar digitalmente.

 

2. Avanzada

La firma avanzada es el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control.

Por lo tanto, está vinculada únicamente al firmante y a los datos que le identifican como tal, brindando la posibilidad de que ante cualquier intento de modificación de estos, este pueda ser detectado.

Gracias a esto, este tipo de firma tiene el mismo alcance que la firma autógrafa.

Por otra parte, el artículo 97 del Código de Comercio considera que una firma electrónica está avalada si cumple con las siguientes condiciones:

• Los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante.
• Estos datos deben estar en completo control del firmante.
• Es posible identificar cualquier cambio o alteración a la firma electrónica una vez hecha.
• Es posible detectar cualquier alteración a la integridad de la información del mensaje de datos después del momento de la firma.

Asimismo, se distingue de la firma electrónica simple gracias a que cumple con todos estos requisitos:

• Funcionalidad: satisface el requisito de la firma autógrafa y pertenece exclusivamente al firmante.
• Autenticidad: se puede comprobar la identidad del firmante y garantizar la fiabilidad de la misma.
• Integridad: utiliza medios tecnológicos para determinar si el contenido del mensaje de datos ha sido alterado.
• No repudio: el emisor no puede negar la autoría del contenido firmado.
• Confidencialidad: solo el firmante está autorizado para descifrar el contenido de un documento.

 

3. Digital

La firma digital es un tipo de firma electrónica avanzada, que involucra un conjunto de datos en forma digital, los cuales son transferidos en un mensaje de datos —adjuntados o asociados— con el fin de identificar al firmante e indicar que se aprueba la información recogida.

Se caracteriza por estar respaldada por un certificado digital, que proporciona una prueba de tu identidad. Además, utiliza algoritmos de clave pública para garantizar la integridad de la información.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica, digital y digitalizada?

En ocasiones, algunos usuarios pueden confundirse entre firma electrónica, digital o digitalizada, ya que son conceptos muy similares.

De entrada, vale la pena señalar que la firma electrónica es la representación de una firma autógrafa: para comenzar, imagínate que has firmado un contrato en papel con una pluma. La imagen gráfica de tu firma representa tu consentimiento al conjunto de reglas de ese documento.

La firma electrónica sustituye la evidencia tradicional —la imagen gráfica hecha con la pluma en papel— por un nuevo conjunto de evidencias electrónicas: la fecha y hora de la firma, el correo y la dirección IP del firmante, entre otros datos.

Ahora bien, la firma digital es uno de los modelos de autenticación que una firma electrónica puede utilizar. Además de representar al firmante y registrar evidencias de su consentimiento, esta firma utiliza un certificado digital único que contiene claves de criptografía asimétrica, pues sin ellas no se puede firmar un documento.

Para decodificar el mensaje encriptado, se generan dos claves: una pública y una privada. La primera es adoptada para cifrar el mensaje, mientras que la segunda es utilizada para decodificarlo. Así, es posible añadir un nuevo nivel de seguridad a la formalización.

Por supuesto, no se deben confundir los conceptos anteriores con la firma digitalizada, la cual es la imagen de una firma autógrafa que se transfiere al medio digital con el uso de un escáner. En general, la firma digitalizada no tiene valor legal, porque no representa la forma original del consentimiento.

Así se diferencia la e.firma del resto

Sumado a estos tipos de firma, en México existe la e.firma, un tipo de firma electrónica digital que se distingue por ser utilizada en transacciones con el SAT y el gobierno de México.

8 razones para adoptar la firma electrónica a nivel empresarial

La firma electrónica es la herramienta más efectiva para utilizar en las empresas, ya que agiliza los flujos de trabajo, reduciendo los tiempos de ejecución y acelerando las operaciones productivas, comerciales, financieras, etc. 

Si eres un visionario, vas a ir un paso más lejos y comprenderás que crear firma digital es una herramienta valiosa para el futuro de los negocios.

En la actualidad, gracias a empresas como DocuSign, que ofrecen firmas electrónicas, se puede formalizar un acuerdo desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, dejando siempre tu información protegida.

A continuación, te presentamos 8 razones por las que la firma electrónica es una herramienta valiosa para las empresas en el futuro:

1. Aumento de la productividad y las ventajas competitivas

Con su integración a los software de gestión (CRM) y otras aplicaciones, puedes interactuar con varios clientes simultáneamente, lo que aumentará la cantidad de acuerdos que cierras y garantizará el éxito de tus negocios. Esto es posible gracias a que puedes firmar tus contratos y documentos de manera remota, evitando invertir mayor tiempo y dinero en viajes de negocios.

De hecho, una compañía de software como servicio (SaaS) listada en Fortune 100 aumentó su productividad un 75% aplicando y conociendo cómo hacer una firma digital para optimizar sus procesos.

Con esto en cuenta, además de incrementar la cantidad de clientes, mejorarás los tiempos de respuesta, lo que acelera las etapas en la producción de los bienes o servicios que ofreces.

Además, tendrás la oportunidad de mejorar tus precios al reducir costos en los procesos y trámites administrativos.

2. Mejora de la eficiencia en los flujos de trabajo

Cuando hablamos de productividad nos referimos a los resultados esperados, pero cuando abordamos el tema de la eficiencia, entra en juego el tiempo y la utilización de los recursos para alcanzar determinado objetivo.

Con la implementación de esta herramienta, el 83% de las transacciones con firma electrónica se completan en menos de 24 horas y el 50% en 15 minutos, en comparación con los días o semanas asociadas a los métodos tradicionales.

En este sentido, la funcionalidad de los software de productividad es clave, ya que permiten integrar diferentes tareas (gestión, clientes, personal, compras, stocks) para lograr un flujo de trabajo eficiente, con tiempos pautados y soluciones documentadas para cada caso.

3. Habilitación de posiciones laborales remotas sin límites

La tecnología ha desarrollado gestores, automatizaciones e integraciones capaces de dar respuesta a un flujo laboral completo, aunque sus actores se encuentren en diferentes lugares del mundo y a distintos horarios.

Además, el teletrabajo permite que las empresas puedan contratar al profesional que necesitan en cada puesto aunque no se encuentren en el mercado laboral local.

Incluso, es posible contratar por proyectos gracias a la flexibilidad laboral que el trabajo en línea habilita. Ya no hay barreras de horarios, idiomas o firmas de contratos, ya que todas las soluciones están en línea, incluso una firma digital en Word.

4. Responsabilidad social corporativa

Si estás al frente de una empresa con responsabilidad ambiental, debes saber que la firma electrónica ahorra costos económicos y ayuda a reducir el daño al medio ambiente.

En un futuro, el uso del papel será olvidado. Además, permite disminuir los viajes de negocios y los gastos de materiales (papelería, tóner, lapiceras, archivos físicos), entre otros recursos.

5. Seguridad y reducción de fraudes

Los procesos de autenticación que utiliza la firma electrónica permiten comprobar fehacientemente la identidad de las personas y la autenticidad de los actos. Todo es rastreable y verificable a través de los diferentes archivos que se van generando y que tienen un alto nivel de seguridad. Con esto, la trazabilidad de las transacciones es sencilla y se logran reducir los fraudes.

Uno de los últimos avances en seguridad de firmas electrónicas es el uso de smart contracts, o contratos inteligentes, que se hacen con la tecnología blockchain. En este tipo de contratos los datos están encriptados, por lo que se aumenta aún más el nivel de seguridad de la información.

6. Eliminación del papel

Una oficina paperless —que reduce o elimina la producción de papel— disminuye las inversiones relativas a compra de papel, impresoras, bolígrafos, tóners, archivos y espacio en el piso. Como resultado, la firma electrónica es una fuente de ahorro para las empresas.

Este método de certificación digital está cambiando la forma en que se hacen las transacciones y, debido al uso que se le está dando alrededor del mundo, tal vez sea la respuesta para reducir el consumo innecesario de papel, convirtiéndose en un proceso sostenible y gran aliado del medio ambiente.

7. Movilidad

Al firmar un contrato digitalmente, tienes acceso al contenido a cualquier hora y desde cualquier lugar con el soporte de una computadora, tablet o laptop: por consiguiente, es más práctico que un documento en papel, pues se envía directamente al correo del firmante y se puede reenviar a su conveniencia.

En cambio, la firma en papel es única. Por ejemplo, si el documento se extravía, tienes que crear otro y volver a empezar el proceso para firmarlo, teniendo que ir con el ente encargado para solicitar una copia certificada en caso de que esté registrado. De no ser así, ¡pierdes todo el proceso!

8. Optimización de la experiencia del usuario

La firma electrónica también mejora significativamente el servicio al cliente en las empresas que utilizan esta tecnología para vender sus productos y servicios.

Por ejemplo, en instituciones bancarias o de retail, la firma electrónica brinda una plataforma donde los clientes pueden realizar todos sus procedimientos y pedidos de manera digital, lo que agrega gran comodidad y seguridad en las transacciones.

3 departamentos que pueden aprovechar el uso de la firma electrónica en México

Gracias a todas las funcionalidades de la firma electrónica, esta puede ser aplicada dentro de gran variedad de departamentos de una empresa para mejorar y acelerar sus procesos. A continuación, te enseñamos algunos ejemplos:

Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) gestiona procedimientos de contratación, gestión de nómina y administración de personal, en los cuales la firma electrónica es una herramienta ideal para reducir costos y tiempos de entrega.

Además de eso, sirve para:

• Controlar y organizar los documentos en una misma plataforma, a fin de evitar pérdidas o daño de archivos.
• Obtener mayor respaldo jurídico, ya que ninguna de las partes puede negar su firma en un contrato.
• Agilizar y economizar el proceso de contratación donde el candidato puede firmar desde cualquier lugar y momento.
• Mejorar los procesos internos y aumentar la productividad.
• Acelerar los trámites y procedimientos de empresas presentes en varios países.

 

Finanzas

El dinero y los flujos de trabajo que son parte de este departamento requieren la participación de muchas personas de diferentes jerarquías, algo que puede ocasionar retrasos y transacciones detenidas.

La firma electrónica permite dar garantía total de que los procesos que involucran dinero estarán protegidos. Por otra parte, como este tipo de firma es vinculante y admisible como prueba ante cualquier tribunal, todo el capital de la empresa estará resguardado.

Ventas

La firma electrónica reduce el número de pasos que se deben cumplir para ejecutar una transacción, mejorar la productividad y aumenta la satisfacción de los clientes. Asimismo, reduce el costo de los acuerdos.

Resulta esencial que siempre pongas atención a las tendencias tecnológicas de las firmas electrónicas, pues la manera en que la información fluye en tu negocio, impacta directamente en sus resultados.

¿La firma electrónica es legal en México?

Cuando un documento es firmado originalmente en medios digitales, la firma electrónica es válida legalmente, pues es la forma original y posee evidencias de la manifestación auténtica del consentimiento.

México no es una excepción a esta regla, ya que existen múltiples leyes que mencionan su uso como evidencia de formalización.

Específicamente, la Ley de la Firma Electrónica Avanzada —con fecha 11 de enero de 2012— establece características y mecanismos tecnológicos para la adopción de esta tecnología. El artículo 7 afirma que:  

"La firma electrónica avanzada podrá ser utilizada en documentos electrónicos y, en su caso, en mensajes de datos. Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos".

Actualmente, la Ley de Protección al Consumidor —reformada en 2019— reconoce el uso de soluciones tecnológicas para asegurar el derecho del consumidor y le permite aprobar sus transacciones a través de medios electrónicos.

De manera adicional, mediante disposiciones alusivas a la firma electrónica, el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal establece el proceso de asignación, certificación y utilización de la firma electrónica.

De hecho, múltiples estados mexicanos han emitido disposiciones relacionadas con la firma electrónica, en los cuales especifican que es de total legalidad. Estos estados son:

• Aguascalientes;
• Baja California;
• Chiapas;
• Colima;
• Ciudad de México;
• Durango;
• Estado de México;
• Guanajuato;
• Guerrero;
• Hidalgo;
• Jalisco;
• Morelos;
• Quintana Roo;
• Sonora;
• y Yucatán.

 

Condiciones para considerar un mensaje de datos como válido

Las condiciones necesarias para validar la información y obtener una firma electrónica según la legislación mexicana, son:

• El contenido de mensaje de datos es aquella información con la cual dos o más partes firman un acuerdo.
• Estas negocian y validan el contenido de dicho mensaje: una vez aceptado se procede a firmarlo.
• Se da la aceptación de las partes para utilizar la llave privada que genera la firma electrónica.

Por consiguiente, al firmar de manera electrónica se puede identificar a los firmantes y determinar que el mensaje no ha sido alterado, así como asegurar que se tienen suficientes indicios para ratificar la autoría de las firmas.

Código de Comercio: tipificación sobre la firma electrónica avanzada

Optar por un servicio de firma electrónica se debe a sus ventajas como el no repudio, por ejemplo. Eso sí, existen ciertos requisitos mínimos —jurídicos y técnicos— que deben cumplir en todo momento las firmas electrónicas avanzadas. Estos encuentran enumerados en el artículo 97 del Código de Comercio.

¡Veamos de qué trata cada uno!

1. La firma es de uso exclusivo del firmante

El primer numeral de este artículo establece: "Los Datos de Creación de la Firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al Firmante".

Para garantizarlo, el servicio de firma electrónica debe trabajar únicamente con las Firmas Electrónicas Avanzadas (FEA), las cuales son creadas bajo el control exclusivo del usuario.

Un claro ejemplo es el Servicio de Administración Tributaria (SAT), Agencia Certificadora certificada por Banxico, emitiendo gratuitamente certificados públicos de e.firma o FIEL con alcance en todo México.

2. Control exclusivo de la firma a manos del firmante

El segundo numeral señala: "Los Datos de Creación de la Firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del Firmante". Esto quiere decir que, en el instante de firmar digitalmente, la contraseña y la llave privada de la persona estuvieron únicamente bajo el control del dueño y nunca fueron compartidas al servicio de firmas.

Por ese motivo, es fundamental que el proceso de firma sea realizado en el dispositivo personal del firmante para luego enviar el certificado público y, por último, el resultado de la firma a la plataforma.

Si la llave privada *.key fuese compartida y su clave con el servicio se estaría incumpliendo este segundo numeral del Código de Comercio y estaría en peligro la seguridad del usuario.

3. Las alteraciones pueden ser detectadas

En efecto, el tercer y cuarto numeral del artículo se verifica: "Es posible detectar cualquier alteración de la Firma Electrónica hecha después del momento de la firma, y Respecto a la integridad de la información de un Mensaje de Datos, es posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma".

Esto representa uno de los beneficios de tratar con la tecnología de punta de la firma electrónica, seguridad antes y después del proceso de firma. ¡Nada mal!

¿Qué tipos de acuerdos pueden ser firmados electrónicamente?

Estos son algunos de los documentos, contratos y resoluciones que pueden ser firmados de manera electrónica:

• decisiones judiciales;
• aprobación de cotizaciones;
• contratos de prestación de servicios;
• documentos de compra-venta;
• contratos de trabajo;
• documentos de renta;
• notificaciones comerciales;
• notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso;
• notificaciones corporativas;
• entre otros.

Una observación interesante a destacar es que distintos reglamentos a nivel mundial —incluyendo México— reconocen la aplicación de la firma electrónica en diferentes tipos de acuerdos, brindando ahorro y practicidad a múltiples operaciones.

En otras palabras, se trata de un sistema globalmente probado y aceptado por la comunidad empresarial, entregando múltiples ventajas y aceleración en los procesos internos de diversas organizaciones.

¿Cómo ha sido la adopción de la firma electrónica en México?

Tras la reforma de la Ley Federal del Trabajo —que apunta a regular el teletrabajo—, vemos muchos datos que son relevantes sobre el uso de esta increíble solución en México:

• El 57% de las empresas mexicanas planean mantener la modalidad home office.
• La mayoría de las empresas están facturando digitalmente y finalizando acuerdos con aplicaciones que integran a las firmas electrónicas con software de ventas.
• La incorporación de la firma electrónica a los procesos empresariales va de la mano con otras tecnologías digitales.
• La adopción de las firmas electrónicas en México se ha desarrollado de tal manera que, hasta marzo de 2021, aproximadamente 15 millones de personas naturales habían sacado su certificado, representando cerca del 27% de la población económicamente activa.

 

Da un paso al frente y aumenta tu ventaja competitiva con las firmas electrónicas

La firma electrónica es una herramienta digital que ha venido a cambiar la forma en cómo ejecutamos nuestras transacciones y la manera en que podemos brindarle seguridad a cada tarea y proceso de nuestra empresa o negocio.

Indiscutiblemente, es una tecnología que sirve para brindar altos estándares de seguridad a tus transacciones, así como para acelerar los procesos, eliminar etapas burocráticas innecesarias y aumentar la productividad de tu organización.

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