El modelo de contratos SaaS está basado en negocios con pagos recurrentes. Las suscripciones de Software como Servicio (del inglés, Software as a Service) son el lenguaje de la transformación digital.

Este cambio de perspectiva ofrece muchas ventajas para diversos tipos de negocios, optimizando resultados.

De hecho, cada día más organizaciones invierten en nuevas aplicaciones y tecnologías en la nube, adquiriendo licencias escalables de acuerdo con su necesidad.

Vamos a comprender por qué los negocios conviertense más eficientes con la adopción de las licencias de software.

El desafío de las licencias perpetuas

En el pasado, cuando necesitaban adquirir una tecnología, las empresas invertían integralmente en la propiedad del software. Aún hoy existen muchas aplicaciones cuyo modelo de adquisición es la licencia perpetua.

De hecho, las licencias perpetuas generan múltiples inconvenientes.

Por ejemplo, el costo total de propiedad (TCO, del inglés total cost of ownership): si la empresa es propietaria de la aplicación, todos los costos relativos a su existencia deben ser considerados para llegar al margen neto. Esto incluye costos de operación, manutención, actualización, soporte etc.

Otro aspecto inconveniente es que toda tecnología perece. Todo negocio necesita cambiar las aplicaciones que utiliza si quiere modernizarse. Cuando esto ocurre, se pierde la inversión hecha en tecnología.

¿Qué es SaaS?

Todavía, cada día más aplicaciones son adoptadas desde la nube.

Como hemos dicho, el modelo de contratos SaaS está basado en negocios con pagos recurrentes. Son suscripciones de software como servicio con ingresos regulares.

O sea, la empresa contrata la aplicación de acuerdo con sus necesidades y puede se les escalar las características en el futuro, si la empresa crece y necesita más recursos o más licencias.

El modelo SaaS cambia totalmente la comercialización de tecnología. Ya no existe TCO, porque no hay propiedad del software, sino una suscripción que le permite a la empresa utilizarla de acuerdo con el alcance contractado.

Todos los costos de operación son debidos al proveedor. Este es el responsable por mantener las aplicaciones y datos siempre disponibles, actualizados y seguros.

Por fin, los pagos son recurrentes a la conveniencia del cliente: mensuales, semestrales o anuales.

Las ventajas del Software como Servicio

De hecho, ya utilizamos largamente servicios de suscripción como Spotify, Netflix e Office 365 en nuestros cotidiano.

En contextos empresariales, los sistemas de ERP (para planificación de recursos empresariales) o CRM (para gestión de relaciones con clientes) igualmente cambian para este nuevo modelo.

Las suscripciones de software solucionan dificultades frecuentes de los equipos de TI, como actualizaciones periódicas y soporte técnico para tecnologías antiguas, por ejemplo.

A siguiente, vamos a aclarar los beneficios que el cambio para una realidad digital promueve en las organizaciones:

1. Reducción de costos

Con la computación en la nube, ya no hay necesidad de correr con diversos gastos (aquellos inclusos en el TCO, como ya mostramos).

Solo necesitas acceso a internet, una suscripción del sistema elegido y todo está listo para que se utilice todos sus recursos. En otras palabras, el costo con infraestructura cae significativamente.

Esto es uno de los aspectos que permiten a las empresas ofrecer nuevos productos con mejores precios y más beneficios a sus clientes, deviniéndose más competitivas.

2. Agilidad

Al contrario de las tecnologías on premise (implementadas físicamente), no existe longos proyectos de implementación de SaaS.

En la mayoría de los casos, los usuarios pueden utilizar las aplicaciones poco después que el contrato de utilización sea firmado.

Es claro que cada aplicación SaaS tiene su propria fecha de go live. Por ejemplo, las soluciones de DocuSign suelen estar disponibles pocos días después de contratadas.

Otra experiencia ágil es la transición del software antiguo para el nuevo. En general, los contratos incluyen entrenamientos y consultorías para preparar todos los nuevos usuarios.

3. Control de pagos

Ya que el modelo SaaS consiste en pagos recurrentes, la empresa logra más control del presupuesto, ya que define las fechas de pago de los contratos (mensual, semestral o anual).

Por lo lado del proveedor de la tecnología, se logra más control de ingresos, o sea, los ingresos son regulares.

4. Retención del cliente

El modelo SaaS permite realizar upselling (incremento de funciones dentro su aplicación SaaS) y cross selling (adopción de un producto complementario a su aplicación SaaS) con más facilidad.

5. Enfoque en la innovación

Las empresas que migran para aplicaciones SaaS buscan modernizar sus actividades con softwares más actualizados, optimizar servicios y asegurar que la empresa prosiga competitiva.

De hecho, las aplicaciones SaaS promueven un cambio cultural en la empresa.

¿Cómo contratar servicios SaaS?

Para asegurar el suceso de la contratación de un nuevo sistema SaaS es esencial preparar correctamente los términos de la formalización. Estos necesitan ser claros acerca de las características de la aplicación, da la disponibilidad, del soporte etc.

Igualmente, es necesario que el contrato sea basado em métricas de calidad, que establecen el nivel de servicio que el proveedor de la tecnología provee.

Otro aspecto que debe ser considerado es la gestión del contrato. Es importante utilizar medios tecnológicos para almacenar o compartir sus contratos. De hecho, resulta curioso firmar un contrato en papel para adquirir una licencia de uso en la nube.

Por esto, es importante quedarse atento en como se firma el contrato SaaS. Una recomendación es utilizar un servicio de firmas electrónicas que pueda efectivamente proveer evidencias auditables de la transacción.

Otro desafío que se debe solucionar es el almacenamiento del contrato. La adopción de sistemas de gerenciamiento de documentos ayuda a organizar contratos de acuerdo con los requisitos del negocio, como por precio, ubicación de los clientes etc. Así, se facilita buscarlos, consultarlos y compartirlos.

Para explorar toda comodidad de las soluciones SaaS, es esencial que el proceso de formalización contractual sea igualmente digital. Por lo tanto, la aplicación de las firmas electrónicas es ideal. Las empresas logran más agilidad y disminuyen costos desnecesarios en el proceso de adquirir una licencia SaaS.

Contacta los expertos de DocuSign y conoce ¡las ventajas de la adopción de las firmas electrónicas!