11 razones para almacenar tus documentos en la nube

Publicado el 24 de Septiembre de 2019. Actualizado el 18 de Marzo de 2020.

La tecnología en la nube es una realidad y es el camino para el futuro. Servicios para enviar correos, editar archivos, acceder a películas, almacenar documentos en la nube y hasta movilidad urbana: todo se ofrece desde plataformas digitales.

Ahora, la pregunta es ¿ya has evaluado cuáles son las opciones de optimización que la nube ofrece para tu empresa?

Vamos a nombrar una que es crítica: almacenar documentos en la nube. Esta solución es esencial para diversos tipos de negocios porque es instrumental para reducir costos, incrementar la agilidad de las operaciones habituales y asegurar la protección de los archivos.

¿Qué es el almacenamiento en la nube?

El almacenamiento en la nube —del inglés cloud storage— permite guardar cualquier tipo de archivos en una infraestructura digital con la comodidad de la administración y backup remotos.

Cada día, más personas y empresas almacenan archivos en servicios como Microsoft Onedrive, Google Docs o Amazon. De hecho, la transformación que ha ocurrido con servicios de reproducción de música o videos en línea también se basa en la nube, la cual reemplaza archivos físicos con la posibilidad de acceder a sus versiones digitales desde cualquier lugar.

Otra ventaja es que los proveedores de servicios en la nube deben garantizar la seguridad de los archivos, además de su integridad y disponibilidad.

Asimismo, es importante señalar que la nube proporciona la posibilidad de optimizar el System of Agreement de tu negocio.

Al implementar una tecnología moderna y comprensiva, todo se vuelve más simple: preparar, firmar, ejecutar y gestionar los documentos digitales desde una única pantalla a cualquier hora.

Adicionalmente, la información estará siempre almacenada y disponible desde cualquier lugar.

Las ventajas de almacenar archivos en la nube

Conoce las 11 razones para almacenar tus documentos en la nube:

1. Tienes más espacio físico

Cuando los servidores físicos eran la norma, el principal problema surgía cuando no había espacio suficiente.

Por ejemplo, si una empresa tenía un hardware con 100 terabytes de almacenamiento, cuando llegaba al límite de espacio, sólo había dos soluciones: borrar archivos —una solución temporal— o comprar otro hardware —una solución cara.

Con la nube, es posible contratar más espacio si llegamos al límite de almacenamiento y expandirlo de manera simple e inmediata. En otras palabras, almacenar documentos en la nube es perfectamente ajustable a las necesidades de cada empresa.

2. Compartes archivos con facilidad

Administrar archivos en la nube es más práctico y menos complicado que en un hardware. De hecho, las empresas que usan papel pierden mucho tiempo con trabajo repetitivo: impresión, revisión, plazos de aprobación y autenticación hasta la versión final de un documento.

Los documentos digitales hacen los procesos más ágiles, pues todas las etapas son realizadas desde un único sistema en línea. Estos documentos pueden ser firmados electrónicamente con seguridad, integridad y conformidad.

3. Guardas el histórico de los documentos

Aquí comprobamos cómo el uso de papel es engorroso. Imagínate buscando documentos en una sala llena de armarios, cajones y carpetas. Bien, esta es la imagen popular de la burocracia y la ineficiencia de procesos.

Muy por el contrario, las empresas que prefieren la nube son más eficientes porque ya no necesitan hacer inversiones innecesarias en espacio físico y no se pierde tiempo buscando documentos: la búsqueda en línea presenta resultados inmediatos.

Efectivamente, un sistema en la nube puede separar documentos conforme a informaciones relevantes, como fecha de creación, envío, tipo de archivo, personas que han creado el documento, entre otros. Todo se hace con tan solo unos clics.

4. Tienes espacio seguro

La seguridad es un aspecto esencial para los documentos corporativos. El acceso no autorizado a archivos y contenidos confidenciales o sensibles no sólo genera pérdidas financieras, sino también perjudica la confianza de los clientes en la empresa.

La buena noticia es que la nube es segura y ofrece múltiples sistemas para garantizar que los documentos estén disponibles y protegidos.

Por ejemplo, cada archivo tiene una copia creada por su dueño. Con al menos dos copias del archivo, no existe el riesgo de pérdida de archivos físicos. Por eso, aunque un servidor esté offline, ¡no te preocupes porque habrá otro disponible!

5. Tienes movilidad

Esta característica es muy simple de identificar, ya que la movilidad no es un concepto nuevo y significa que puedes acceder a tus documentos las 24 horas del día por medio de una conexión a Internet.

En un mundo conectado, esta es una gran ventaja porque podemos producir desde la oficina, tu casa o cualquier otro lugar.

Además, se pueden visualizar todas las actividades relativas a cada documento, facilitando la gestión de información; incluso es posible cerrar nuevos negocios fuera de la oficina, enviando nuevas propuestas comerciales o contratos para que sean firmados por nuestros clientes, ya que cualquier proceso es más simple con la aprobación en línea por medio de firmas electrónicas y eliminando el papel.

6. Menores costos operativos

Al utilizar el espacio de otra empresa para guardar nuestra información, no tenemos que invertir en nada más que en la renta del servicio, es decir, no tenemos la necesidad de operar por otros medios para respaldar nuestra información —siempre y cuando esté digitalizada—, reduciendo de esta manera los gastos de almacenamiento.

De hecho, la mayoría de los proveedores ofrece cierta cantidad de almacenamiento de forma gratuita; por ejemplo, Google regala a sus usuarios 15 GB en Gmail, Google Fotos y Google Drive. Esto es un modelo freemium de negocios, donde nos regalan algo de muy buena calidad. Sin embargo, si queremos más almacenamiento, debemos pagar una mensualidad o anualidad que generalmente es muy accesible.

Según El Economista, el 48% de las empresas en México hizo inversiones en productos y servicios de la nube. Del total de las compañías que están apostando por esta tecnología, el 30% dedica parte de su presupuesto de Tecnología de la Información (TI) a nubes públicas y el 18% restante a privadas, todo debido a la reducción de sus costos operativos.

Además, de acuerdo con el Global Cloud Computing Scorecard 2018, México subió al lugar 13 en el ranking de las principales 24 economías de TI en el informe mundial que clasifica la preparación de los países para la implementación y crecimiento informáticos en la nube.

Utilizar estos servicios brinda mayores posibilidades de éxito, puesto que estarás manejándote con la mejor tecnología de vanguardia en términos de almacenamiento.

7. Acceso a la información desde casi cualquier dispositivo

Si incorporamos documentos, videos, fotos o cualquier tipo de archivos en la nube, tendremos acceso a ellos desde casi cualquier dispositivo y, además, la mayoría de los proveedores nos permite subir, descargar y modificarlos en tiempo real.

Esto dependerá del sistema operativo y entre algunos de ellos encontramos:

• Windows;
• OS X;
• iOS;
• Google Chrome OS;
• Android.

La tecnología de la nube protegerá tus archivos en caso de que falle tu dispositivo, pudiendo acceder a tus documentos con tu usuario y contraseña de forma segura.

Además, puedes organizar a tu preferencia los archivos dentro de la plataforma, pudiendo crear carpetas, accesos, cambiar los nombres, entre otras cosas.

Ejemplo: tienes un documento laboral de extrema importancia al que sólo tú tienes acceso y debes presentarlo al día siguiente. Resulta que se dañó tu celular y no puedes acceder al almacenamiento de este, pero lo llegaste a subir a la nube, ¿qué haces? Sencillo, te vas a tu computadora, ingresas con tu usuario y contraseña a la nube y ¡listo! Tendrás la información lista para descargar, modificar o compartir desde la plataforma.

8. No necesitas instalar un sistema complicado

Con este tipo de almacenamiento te puedes olvidar de todas esas instalaciones complicadas, pues es tan fácil como abrir el portal de tu navegador o dispositivo favorito, crear una cuenta y comenzar a subir documentos en la nube.

Aunado a esto, el proveedor es quien hará las actualizaciones regulares necesarias del servicio, es decir, no tendrás la necesidad de hacer un mantenimiento de los discos personales de tu computadora, teléfono móvil, tableta o cualquier medio que utilices para acceder o manejar tus datos.

9. Almacenamiento a la medida

La también denominada Cloud Computing —por su traducción al inglés—, ofrece diversos paquetes con la finalidad de adaptarse a cada tipo de usuario, desde aquellos que van a subir documentos de texto en la nube hasta los más hardcore que necesitan almacenar videos, música o grandes cantidades de carpetas e históricos.

Cada empresa tiene necesidades de almacenamiento distintas, ya sea porque maneja archivos muy pesados por la naturaleza del trabajo o porque tiene operaciones que requieren mucho orden y estructura.

Como hemos conversado, normalmente las plataformas ofrecen una cantidad de gigabytes gratuitos, por lo que no es necesario para todos los usuarios pagar una renta para disfrutar de un espacio acorde a sus requerimientos.

10. Optimización automática

Esta es una de las ventajas más importantes y que quizá no nos damos cuenta. Se trata de la optimización automática que brinda cada proveedor en su plataforma.

Ante la enorme competencia dentro de este sector, es común encontrar cada vez más aspectos que los diferencien entre ellos para atraer mayor cantidad de usuarios y afianzar la fidelidad quienes ya lo utilizan.

Te vamos a dar algunos ejemplos:

• Dropbox: si utilizas este servicio, te habrás dado cuenta que es muy sencillo añadir atajos a las carpetas para que parezca que como si fuera tu escritorio, pudiendo acceder a los documentos de la nube de forma más rápida y sencilla.
• iCloud: este servicio se encuentra preinstalado en todos los dispositivos de Apple, haciendo un backup de la mayoría de tu información de forma automática —salvo que lo canceles—, respaldando tus documentos en la nube para brindarte mayor accesibilidad y seguridad.
• Google Drive: ofrece todo el pack de Google Docs, Slide, Sheets, fotos, entre otros.

Cada servicio de la nube ofrece experiencias distintas y dependerá de cada usuario cuál elegir para almacenar sus documentos en la nube.

11. Es un aliado del medio ambiente

El uso de la nube es un excelente aliado del medio ambiente. Gracias al almacenamiento de documentos en medios virtuales, estamos reduciendo los niveles de papel y, por consiguiente, disminuyendo la huella ecológica mundial, contribuyendo con el ecosistema y el ahorro de energía.

¡Terminamos! Como pudimos observar, la nube es importantísima en términos de productividad empresarial, privacidad, seguridad, medioambiente y respaldo de documentos importantes, cuyo objetivo es tenerlos a la mano ante cualquier circunstancia.

Si este artículo te encantó, entonces te invitamos a entrar en contacto con nosotros para que empieces a utilizar nuestra tecnología y aprovechar sus increíbles beneficios. ¡Te esperamos!