El papeleo es un gran problema en los negocios. De hecho, el papel constituye la mayor parte de los residuos no reciclados que generan las oficinas. Sin embargo, si consigues reducir el desperdicio de papel en tu ambiente de trabajo, vas a promover un impacto positivo en el medio ambiente.

Para lograr este resultado, necesitamos hacer algunos cambios en la forma como desechamos nuestro papel, reducimos la utilización de papel dentro las oficinas o, mejor aún, aprender a no utilizar papel.

Descubre el impacto de la utilización de papel en tu oficina.

El cambio de unos pocos hábitos te va a permitir conducir dicho cambio y aún lograr diversas ventajas en tu vida laboral. Abajo, compartimos 6 formas de reducir el uso de papel:

1.   Piensa antes de imprimir

Si te preguntas cómo reducir el desperdicio de papel en la oficina, imprimir menos es una opción obvia.

Para algunos de nosotros, imprimir agendas de reuniones o presentaciones se ha convertido en un hábito. Pero si realmente lo pensamos, ¿con qué frecuencia se hace referencia nuevamente a esos folletos? Descubrirás que la mayoría se pierden o se tiran.

En tu próxima reunión, intenta agregar la pauta en la invitación de correo, o hasta compartir tu presentación por adelantado. Tener una copia electrónica permite a los invitados agregar notas o comentarios, y les da algo a lo que pueden referirse más adelante.

2.   Toma notas sin papel

Si es un tomador de notas, existen algunas excelentes alternativas en línea que te van a permitir trabajar sin pluma y papel, y es una forma sencilla de reducir el desperdicio de papel.

Por ejemplo, con Evernote tienes funciones de manejo sencillo, además de la capacidad de usarlo en múltiples dispositivos. Colaborar o compartir notas entre equipos es igualmente fácil.

Si buscas una aplicación que se parezca más a una libreta de papel, Microsoft Onenote es excelente. Puedes almacenar tus notas en “libros”, codificarlas con colores y organizar todo fácilmente. Además, obtiene el beneficio del formato de fuente y la funcionalidad del programa de Microsoft.

Hay otras personas que prefieren el Google Keep. Es ideal para usar en reuniones, ya que tiene la capacidad de crear fotos o notas de voz. Una función bastante útil para no tener que escribir sus notas más tarde.

En todos los casos, sus notas ya están en la nube, donde puedes buscar fácilmente y sin papel.

3.   Utiliza el almacenamiento en la nube

Ya mencionamos que el almacenamiento en la nube es un recurso esencial de la transformación digital. Muchas empresas están adoptando aplicaciones de almacenamiento de archivos en línea para facilitar sus cotidianos.

Google Drive es ampliamente utilizado, probablemente porque almacena múltiples formatos, edita en línea usando funciones de formato familiares y comparte documentos o carpetas con su equipo o una sola persona. Además, puedes obtener 15 GB de almacenamiento gratis, lo que también es muy bueno.

Ya Box tiene una funcionalidad muy similar a otros productos de almacenamiento basados en la nube, además de ofrecer un control completo de datos. La seguridad debe ser crítica para tu organización. Reducir el uso de papel es importante, pero piensa siempre que tus documentos debem ser archivados de manera segura.

Por esto, asegura que tus plataformas internas cumplan con altos estándares de seguridad.

4.   Adopta el trabajo remoto o el hot desking

Muchas empresas estás se adaptando al modelo llamado hot desking. Es decir, los empleados no tienen estaciones fijas de trabajo.

Esta es también una buena manera de reducir el uso de papel porque es mucho más difícil acumular una colección de papeles si puede estar sentado en un asiento diferente cada día.

Incluso, se pasa que ese modelo promueve más oportunidades de trabajo remoto, donde las personas pueden trabajar desde casa, o una cafetería, por ejemplo. En estes casos, las organizaciones necesitan también elegir correctamente las aplicaciones que van a permitir tener productividad con el trabajo remoto.

La firma electrónica es un ejemplo que ilustra bien este contexto de productividad desde cualquier lugar.

Si bien los escritorios en formato hot desking, la adopción de nuevas aplicaciones SaaS y el almacenamiento en la nube ofrecen una buena ayuda para reducir el uso de papel, hay que investirse en el cambio de la cultura interna. Es necesario reforzar el mensaje sin papel para que todos piensen en cómo reducir el desperdicio de papel.

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