Cómo reducir el tiempo con las tareas operativas de tu organización
Todas las organizaciones buscan una mayor productividad combinada con mayores ganancias. Para que esto ocurra, la reducción de tareas y procesos repetitivos, optimizándoles, se ha convertido en uno de los principales objetivos de productividad empresarial.
Actualmente, hay varias maneras de dar mayor dinamismo y fluidez a las actividades desarrolladas en tu negocio. Especialmente, con respecto a las tareas operativas.
Se hace esencial que tu empresa busque estrategias para reducir el tiempo asignado a la ejecución de tareas operativas a lo largo de la cadena de producción.
Para ayudarte a poner esto en práctica, hemos reunido 6 acciones poderosas.
Mapea tu negocio
Para reducir el tiempo dedicado a las tareas operativas, debes realizar un mapeo altamente detallado de todas las actividades que se realizan.
Además, debes identificar cuáles son los roles de cada empleado involucrado en la estructura organizativa de tu negocio.
Al realizar esta encuesta, vas a descubrir exactamente el funcionamiento la empresa en todos los departamentos que la componen.
Este mapeo se puede hacer con la utilización de herramientas capaces de identificar los elementos y procesos que estructuran toda tu cadena de producción.
Vale la pena enfocarse en la distribución de cuestionarios y entrevistas para identificar las percepciones de los empleados sobre las operaciones de la compañía. También se puede implementar canales que recopilen información sobre la experiencia del cliente.
Delega tareas
Después de mapear los sectores y procesos que conforman el negocio, vas a observar y analizar sus características y formatos operativos.
El equipo de gestión puede identificar cualquier sobrecarga de trabajo y luego organizar mejor la distribución de actividades operativas que forman parte de la rutina de la empresa.
La distribución de estas tareas debe considerar las demandas organizativas que se han identificado en el mapeo. Pero también los diversos perfiles profesionales de los empleados. Por lo tanto, los gerentes pueden delegar funciones y tareas de acuerdo con las habilidades específicas de cada empleado. Así, brindan una mayor eficiencia a la dinámica de trabajo.
Establece metas
La productividad de las operaciones del negocio aumenta con la definición de objetivos factibles, o sea, aquellos que los empleados pueden realmente alcanzar.
Al establecer objetivos precisos, vas a contribuir para incrementar el desempeño de los empleados, quienes, al darse cuenta de las demandas específicas del negocio, van a esforzarse por alcanzarlos.
Por lo tanto, es muy importante que los gerentes y sus equipos discutan las necesidades específicas de sus departamentos, además de determinar los medios más apropiados de resolución. Todo esto debe basarse en la política institucional de la empresa.
Sólo entonces, será posible establecer metas distintas – metas generales de la empresa y metas de equipos específicos, por ejemplo.
Promueve la comunicación interna
La comunicación clara y directa es un factor clave de efectividad productiva de un negocio.
Cuando existe falla de comunicación entre los empleados, se puede producir errores operativos con diversos grados de gravedad, de modo que se puede comprometer todo el flujo de trabajo.
En este escenario, el tiempo requerido para desarrollar actividades laborales puede aumentar considerablemente, generando pérdidas para la empresa.
Para evitar estas barreras, implementa procesos de comunicación interna que optimicen el intercambio preciso de información entre los empleados de tu empresa.
Crea y difunde reglas de comunicación objetivas e inequívocas. Por lo tanto, además de crear una política que contenga los procedimientos básicos, se recomienda que tu empresa invierta en tecnologías que mejoren la comunicación, como la computación en la nube.
Automatiza procesos
La automatización empresarial es crucial para reducir el tiempo requerido para realizar tareas operativas.
Esto porque, al reemplazar las actividades manuales con procedimientos automatizados, reduce o incluso elimina los errores. Además, también incrementa la eficiencia de esas operaciones.
Con procesos automatizados, los profesionales tienen la oportunidad de dedicarse a otras demandas de la empresa, volviéndose más productivos en su rutina de trabajo.
Actualmente, hay una serie de características tecnológicas que contribuyen con la automatización de los procesos en una empresa, haciéndolos más rápidos y precisos.
Estas herramientas incluyen Big Data, el sistema CRM, plataformas en la nube, el sistema ERP, marketing por correo y compras electrónicos.
La elección de las tecnologías más apropiadas dependerá de las tareas operativas realizadas por tus equipos y los objetivos comerciales de tu empresa.
Utiliza la firma electrónica
La automatización de procesos sólo se implementa completamente cuando la empresa adopta dispositivos tecnológicos que van más allá de los procedimientos internos relacionados con la cadena de producción de la empresa.
La firma electrónica se convierte en un poderoso aliado en este contexto. Esto porque permite optimizar las tareas operativas del cierre de distintas transacciones. Por ejemplo, nuevos contratos, notificaciones a clientes y empleados, hasta la recopilación del consentimiento del cliente.
Su utilización agiliza el flujo de documentos, permite que el transito de archivos entre empleados (flujos internos) y las negociaciones con los clientes, proveedores y socios (flujos externos) se realicen de manera rápida y conveniente.
De hecho, con la firma electrónica elimina la necesidad de desplazar a los involucrados en el proceso.
Como si estas ventajas no fueran suficientes, todo se hace con el más alto nivel de seguridad, sin riesgo de fraude o extravío, y dentro de la legalidad.
Ahora, ya sabes porque reducir las tareas operativas de tu negocio es esencial para aumentar la productividad y permitir el crecimiento.
En un universo corporativo de alta competitividad, las organizaciones que invierten en procesos más eficientes avanzan más rápido que su competencia. Además tienden a lograr tasas de ganancias más altas. Esto incluye las PyMEs.
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