Responsabilidad jurídica: ¿Cómo ayuda el compliance?

La responsabilidad penal de las empresas es un aspecto muy importante dentro de cualquier organización, y constituye un compromiso y deber para las personas quienes la dirigen.

Para ello, se ha puesto al servicio políticas y procedimientos que ayudan a los encargados de las compañías a prevenir situaciones de delitos o errores, y contrarrestar posibles litigios con el Estado o entes privados que afectarían a las organizaciones.

Una de ellas es el compliance, cuyo objetivo es mantener sólida la infraestructura legal de una empresa.

En las siguientes líneas, te contaremos todo lo que tienes que saber sobre estos procedimientos y cómo puedes disminuir las situaciones que comprometen legalmente las empresas.

¿Te interesa el tema? ¡Te invitamos a que nos acompañes hasta el final!

¿Qué es el compliance o cumplimiento normativo?

El cumplimiento de normas —también denominado "compliance" por su traducción al inglés— es un conjunto de normas y políticas que autorregula las actuaciones de una organización desde el punto de vista legal.

Su propósito es asegurar el control de las obligaciones y los pasos que han de seguir las compañías de todo el mundo para el desarrollo correcto de su negocio. Es decir, el cumplimiento de normas contempla todo lo que tiene que ver con la responsabilidad penal de las empresas.

Cómo el compliance ayuda a reducir los riesgos jurídicos de una empresa

Los empresarios de todo el mundo y específicamente de México consideran que los cambios regulatorios son su principal amenaza.

Así se desprende de un estudio efectuado por la consultora KPMG, que estimó que más de 63% de los 1,000 tomadores de decisiones consultados tienen ese temor.

El miedo latente expresado por los empresarios se debe a los costos y riesgos adicionales que pueden generarse, como consecuencia de modificaciones sustanciales en las normativas legales vigentes.

Así, el compliance previene los riesgos de incumplimiento de una organización, entre ellas las que surgen de los cambios regulatorios por efecto de sanciones penales para sus administradores u otros representantes.

En este contexto, este conjunto de políticas y procedimientos ayuda a las empresas a definir mecanismos, políticas y buenas prácticas que reduzcan los riesgos de imcumplimiento, ya sea a una política interna, una norma de indústria o a una Ley civil. Buenas reglas de compliance ayudan a mantener un buen control organizacional, sin embargo no significa que se elimina la responsabilidad de las empresas. Por eso, es siempre importante revisar e asegurar que estas políticas realmente son eficientes.

Cómo integrar compliance en una empresa

Este conjunto de políticas y procedimientos de cumplimiento normativo está integrado por varios rubros, entre los cuales se pueden mencionar los siguientes:

• Reglamentos internos;
• Manuales de organización;
• Manuales de puestos;
• Canales de denuncia interna.

El cumplimiento normativo además se puede aplicar en otras áreas como la fiscal, penal y laboral, entre otras.

Aun así, los expertos sugieren que, si una empresa decide poner en marcha un sistema de cumplimiento normativo, lo haga de forma integral. Esto significa que debe abarcar tanto los rubros como las áreas de riesgo que pueda llegar a tener una organización, en un momento determinado.

Normas que rigen las políticas de compliance en el ámbito internacional

El primer estándar nacional relacionado con programas de compliance fue el normalizado por Australian Stándards.

Esta es una organización independiente sin fines de lucro, la cual es reconocida por el gobierno de Australia y que ha formado parte de ISO.

Dicho estándar fue el conocido AS3806, el cual fue publicado en el año 2006. No obstante, la norma obtuvo una notable influencia internacional, debido a la practicidad de todos sus contenidos.

Y es que llegó al punto de convertirse en la base del trabajo para la construcción del primer estándar internacional relacionado con compliance: la norma ISO 19600 acerca de Compliance Management Systems (CMS).

A diferencia de un antecesor, la herramienta estipula directrices que conceptualizan un sistema de gestión y no un simple programa de compliance.

No obstante, las sociedades han mostrado marcado interés por programas que compliance que hicieran una contribución importante en la lucha contra la corrupción y el soborno.

En este sentido, si bien se habían ofrecido recomendaciones por medio de plataformas nacionales e internacionales en relación con este punto, fue la entidad de normalización de Reino Unido, British Stándars Institution la que hizo la publicación de la norma de especificaciones BS 10500.

Así, este es uno de los estándares anti-soborno más importantes y avanzados del mundo, al punto que ha formado parte de la base para la elaboración de la norma ISO 37001, relacionado con Anti-Bribery Management Systems (ABMS).

Lineamiento de compliance que aplica en México

En la República Mexicana aún no se tiene un parámetro claro con relación a cómo debería ponerse en marcha un plan de cumplimiento de normas. Sin embargo, han existido importantes avances al respecto.

El lineamiento que en la actualidad existe en el país es la norma mexicana NMX-CC-19600-IMNC-2017, llamada "Sistema de Gestión de Cumplimiento-Directrices".

La norma orienta sobre cómo establecer, desarrollar, evaluar, mantener y mejorar un sistema de gestión de cumplimiento en una compañía. Esta es aplicable a toda organización y su alcance depende de la estructura de la misma.

El compliance y las herramientas tecnológicas

Los procedimientos de compliance han visto en los avances tecnológicos herramientas efectivas para agilizar sus procesos y garantizar su seguridad.

Una de ellas es la firma electrónica, recurso que optimiza la homologación de acuerdos y agiliza los procesos de trabajo en todos los departamentos, desde el financiero hasta el legal.

El Compliance Officer, por ejemplo, puede utilizar una solución de firma electrónica para llevar a cabo la aceptación de documentos internos, mediante los cuales se gestione el sistema de cumplimiento.

Así, una vez firmados los documentos, estos poseen un elemento probatorio de gran trascendencia, por cuanto dan fe de que los actos permanecen sin ninguna modificación posterior.

Además, las plataformas de firmas electrónicas pueden ser de gran apoyo para las empresas en tema de protección de los datos recabados durante las transacciones con empleados, clientes, socios y proveedores. Una tecnología confiable de firma electrónica asegura el cumplimiento con las normas internacionales de seguridad, además de las normas locales de protección y privacidad de datos sensibles, que actualmente es un tema central para todas las empresa.

Actualmente hay plataformas que le brindan el servicio de firma electrónica, con las cuales podrás llevar a cabo el programa de compliance sin contratiempos y con total seguridad.

¡Llegamos al final!

En resumen, si te interesa garantizar la salud jurídica de tu empresa, empieza por reconocer la importancia de establecer las políticas y procedimientos de compliance , así cómo de dotar a tu organización de las herramientas necesarias para optimizar sus procesos de acatamiento de las normas.

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