Hoy más que nunca, las empresas deben ser muy ágiles y estar listas para adaptar sus departamentos de RRHH para apoyar los cambios en sus rutinas hacia el contexto del home office.

Así que las prácticas de contratación e incorporación necesitan modernizarse para apoyar a una fuerza de trabajo remota.

Las herramientas digitales que aceleran un proceso de contratación típicamente lento facilitan el cambio del RRHH, ya sea que se trate de una PyME o start-up que busca agregar miembros al equipo en distintas ciudades del país o una empresa establecida que busca abrir una nueva oficina.

Para esas empresas y para todas las demás que necesitan acelerar repentinamente sus procesos de contratación e incorporación, el tiempo es esencial.

Pero es más fácil decir que hacer que una nueva fuerza laboral se acelere e integre en los sistemas de recursos humanos existentes con procesos en papel y manuales.

Actividades manuales retrasan el RRHH

Demasiadas empresas confían en procesos analógicos para agregar nuevos miembros, lo que resulta en retrasos durante casi todas las fases de contratación e incorporación. En nuestra situación económica actual, los retrasos no son una opción.

Los equipos de recursos humanos pierden un tiempo precioso en tareas administrativas debido a procesos que todavía implican impresión, escaneo, correo electrónico y fax.

De hecho, un estudio reciente de HR Daily Advisor encontró que más del 25 por ciento de los líderes de recursos humanos dedican entre el 25 y el 50 por ciento de su tiempo a la gestión de procesos de documentos.

Entonces, en lugar de centrarse en estrategias de reclutamiento efectivas, los profesionales de recursos humanos están analizando manualmente los currículums. Y en lugar de disfrutar de plantillas de contrato pre-pobladas y sistemas de seguimiento automatizados, se quedan atrapados preparando y enviando de cartas de oferta, buscando nuevos candidatos y volviendo a recabar información personal entre sistemas múltiples veces.

A este proceso ya complejo se suma el hecho de que la mayoría de las empresas actualmente operan con fuerzas de trabajo totalmente remotas.

Pero esa ineficiencia no se detiene una vez que se contrata. En ese punto, todavía hay montones de documentos de incorporación para pasar antes de que un nuevo empleado pueda ponerse a trabajar haciendo una diferencia.

Busca una mejor solución para un RRHH digital

Afortunadamente, existen amplias oportunidades para digitalizar partes del proceso y acelerar la contratación y la incorporación de un gran número de empleados. En otras palabras, muchas actividades del departamento de RRHH ya no serán afectadas.

Al adoptar tecnologías que automatizan los procesos de contratación y incorporación, como las firmas electrónicas, el RRHH se vuelve digital y puede preparar, enviar, firmar y gestionar documentos como cartas de oferta y manuales de empleados.

Además, con características como los PowerForms de DocuSign eSignature es posible eliminar aún más el tiempo de preparación, lo que permite a las empresas cambiar más fácilmente las plantillas preconstruidas.

Para aquellas empresas que necesitan contratar a un gran grupo de trabajadores a la vez, las aplicaciones que poseen características de envío en grupo facilitan la rutina de los profesionales. Ellas habilitan el envío de documentos a muchas personas simultáneamente, ideal para la distribución de grandes volúmenes de formularios importantes o actualizaciones de políticas de empleados.

Y para las empresas que todavía estén preocupadas de que el departamento de RRHH todavía pueda perder el tiempo copiando y pegando información personal, hay opciones de integración de eSignature con distintos sistemas de HCM existentes como Workday, Oracle HCM e Greenhouse. Dichas integraciones reducen la probabilidad de errores humanos y problemas de cumplimiento.

A la medida que los modelos de negocio cambian y las empresas necesitan ajustar su fuerza de trabajo debido a nuestra nueva realidad tecnológica y económica, la automatización de una parte significativa de los procesos de contratación y incorporación permitirá operar de manera más eficiente.

Al cambiar al RRHH digital, las empresas no sólo salvan los equipos del trabajo innecesario. También sino que aceleran los procesos de contratación e incorporación y satisfacen más rápidamente las demandas del mercado.

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