5 formas de simplificar procesos
Simplificar procesos es sinónimo de centrarse en lo que realmente tiene valor para tu negocio: la idea principal es mejorar la eficiencia y calidad del trabajo, automatizando y estandarizando procedimientos.
Por ello, esta es una práctica que debe adaptarse, especialmente si se desea reducir al máximo tareas y actividades, manteniendo a la par el nivel de productividad de la organización.
Sin duda, uno de los retos más grandes de simplificar procesos es decidir cuáles deben ser eliminados sin afectar las operaciones, es decir, identificar cuáles son las actividades que no aportan valor añadido, pero se pueden realizar de una forma más asertiva.
Una vez seleccionadas estas tareas no significa que habrá una disminución drástica de las mismas, sino una reducción de las actividades de riesgo para cualquier proceso.
¿Quieres aprender a simplificar procesos? ¡Lee con atención hasta el final y toma nota!
Beneficios de simplificar procesos
La transformación digital es vital para la integración de tecnologías nuevas y la simplificación de procesos: tiene como fin mejorar y cambiar la manera en la que funcionan múltiples departamentos de una organización.
¿Para qué simplificar procesos en tu negocio? ¡Veamos!
- Optimizar recursos.
- Ofrecer valor añadido.
- Acelerar resultados.
- Obtener ventajas competitivas en el mercado.
Maneras de simplificar procesos
A continuación, vamos a explicarte 5 maneras de simplificar procesos en tu negocio:
1. Gestión por lotes
La principal característica de este método de producción es la descomposición de un proceso en pasos independientes, los cuales son ejecutados por trabajadores y máquinas especializadas.
Un ejemplo muy común dentro de la industria automotriz es la fabricación de un vehículo: en lugar de tener un grupo de trabajadores que construyan un vehículo completo para después comenzar con el siguiente, la fabricación se divide en áreas de especialización como motor y llantas, entre otros. Así, cada grupo realiza una labor concreta hasta finalizar el vehículo.
El trabajo por lotes tiene como principal objetivo trabajar en serie al agrupar tareas y reducir el costo por hora de cada uno de los procesos, lo cual permite aprovechar de manera óptima todos los recursos necesarios para satisfacer la demanda del cliente.
Otro ejemplo muy simple es que en lugar de ir a la impresora muchas veces cada vez que quieres imprimir algo en la oficina, solo debes hacer una lista de todos los archivos necesarios e ir una vez: como resultado, tendrás mayores niveles de efectividad.
La gestión por lotes es uno de los hábitos a adoptar más productivos que existen debido a la división de tareas.
¡Atrévete a trabajar por lotes y a descubrir los efectos positivos en los resultados de tu negocio!
2. Programa de resolución de problemas
Tener como parte de la capacitación a colaboradores un entrenamiento completo de resolución de problemas es sin duda otra forma de optimizar procesos.
Al lograr que los miembros de tu organización sean capaces de identificar ineficiencias y buscar soluciones, obtendrás mejores resultados de productividad, ya que así todos podrán optimizar procesos con autonomía y disminuir riesgos, además de posibilitar más innovaciones.
Entre otras cosas, gracias a este programa podrán:
- Identificar el problema.
- Definir una metodología de resolución.
- Analizar las variables que aumentan la productividad de las empresa y la curva de aprendizaje de todos los miembros de la negocio.
- Implementar la solución.
3. Paneles de control
El siguiente paso después de la capacitación es contar con el material y los recursos adecuados para poder informar sobre estas ineficiencias de forma oportuna junto con las métricas u objetivos deseados por parte de los trabajadores.
Por ejemplo, imaginemos que nuestro negocio es de servicio al cliente: una métrica importante que puede estar presente en la pantalla de todos los agentes es el tiempo medio de espera de los clientes y las posibles soluciones a problemas y preguntas frecuentes para generar respuestas más acertadas y en el menor tiempo posible.
4. Firmas electrónicas
Todas las empresas generan documentos a partir de negociaciones y transacciones que deben ser aprobadas por diferentes miembros de la organización. También, está el caso de contratos firmados por las partes involucradas en el área legal.
Ante esta realidad, contar con herramientas para firmar cualquier documento en línea es clave para la eficacia y optimización de estas actividades.
Como factor adicional, muchas empresas hoy en día están migrando todas sus operaciones internas a la nube mediante soluciones digitales para generar mayor seguridad y productividad.
En este sentido, el gran beneficio de la firma electrónica es evitar pasos innecesarios cuando son requeridas las aprobaciones o contratos: esta herramienta permite que los documentos lleguen a las personas indicadas para que estas, con pocos clics, puedan realizar el proceso de firma desde cualquier dispositivo móvil sin necesidad de identificar y autenticar a cada firmante por medio de documentos oficiales en formato físico, correo electrónico o videoconferencia.
La firma electrónica incrementa definitivamente el nivel de satisfacción de las partes, acelera el tiempo de respuesta y aumenta la cantidad de documentos procesados por día.
5. Manuales de trabajo
Para poder contar con manuales de trabajo o roles en tu negocio es necesario analizar previamente todos los procesos en profundidad: una vez que estos han sido definidos y estandarizados son registrados en un documento para que puedan ser aprendidos y utilizados por los trabajadores.
Homogeneizar las formas de trabajar dentro de una empresa es una herramienta muy importante que hace que los colaboradores sean más eficientes e identifiquen las habilidades básicas que deben desarrollar para lograr obtener los resultados esperados.
La optimización de procesos hace que haya mejoramientos continuos en las organizaciones, evitando desperdicios, corrigiendo fallas o eliminando tareas innecesarias y poco productivas para su crecimiento.
Indiscutiblemente, adoptar estas 5 maneras de simplificar procesos potenciará la creación de valor con la que contará tu negocio en comparación con sus competidores.
Para finalizar, si dentro de tus objetivos principales estás buscando ahorrar tiempo en la preparación de documentación, acuerdos y formularios, te invitamos a contactar a nuestro equipo de ventas para que conozcas más sobre la implementación de la firma electrónica y su utilidad a la hora de simplificar procesos en línea.