Solicitar firma electrónica: ¿Cómo tramitar en línea para obtener la e.firma?

Solicitar la firma electrónica avanzada o e.firma es primordial para llevar a cabo trámites y solicitudes con distintas instancias gubernamentales en México. Por esta razón es tan importante tener en cuenta los pasos para hacer la solicitud correctamente y sin contratiempos.

En este artículo, te contaremos cuál es la importancia de la e.firma y cómo comenzar tu trámite en línea, de manera que puedas agilizar y optimizar tus tiempos y procesos de trabajo. 

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¿Qué es la e.firma y cómo funciona?

Primero, es importante establecer el concepto de la e.firma y cuál es su utilidad.

La firma electrónica avanzada (antes conocida como FIEL, y actualmente llamada e.firma) es un archivo digital compuesto y cifrado que posee la misma validez jurídica que la firma ológrafa, la firma tradicional que todos conocemos.

Para el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la e.firma es “el conjunto de datos y caracteres que te identifica al realizar trámites y servicios por internet en el SAT, así como en otras Dependencias, Entidades Federativas, Municipios y en iniciativas privadas".

A diferencia de la firma manuscrita y convencional, la firma electrónica se genera de manera digital, lo cual la vuelve muy útil para firmar documentos que se obtienen a través de internet, ya que puedes firmarlos de manera remota, sin necesidad de encontrarte presencialmente en el mismo lugar.

Como ves, esto es una gran ventaja, puesto que optimiza y agiliza cualquier tipo de trámite contractual, tributario, empresarial o bancario.

Al igual que tu firma manuscrita, la e.firma es única y segura, ya que se trata de un archivo cifrado que, por sus características, garantiza tu identidad. De esta manera, te permite identificarte fielmente ante el Gobierno de la República, así como ante otras entidades públicas y privadas.

Para poder corroborar tu identidad, la e.firma posee una foto tuya, un scan de tu iris, tus huellas dactilares y tu firma autógrafa. De esta manera, la FIEL se vincula a ti y genera dos archivos: un certificado (que contiene tu información personal) y una “llave privada” que protege el acceso a estos datos a través de una contraseña.

Al momento de “firmar” un documento digital, solo debes arrastrar el “certificado” y la “llave privada” hacia él, colocar tu contraseña y listo, ¡ya tienes la documentación perfectamente aprobada y firmada!

¿Cómo solicitar la firma electrónica o e.firma?

Para solicitar firma electrónica, o e.firma, por primera vez, ten en cuenta que este trámite se inicia de manera online, por lo que deberás pedir una cita con el SAT. Posteriormente, se solicitará tu presencia para que acudas con la documentación necesaria y puedan tomarte tus datos biométricos.

Para ello, sigue estos pasos:

Para realizar el trámite online:

1. Dirígete al portal del SAT. 
2. Agenda una cita para solicitar tu e.firma: hazlo desde la pestaña “Otros trámites y servicios” y luego “Agenda una cita”. 
3. Registra la cita en el SAT de tu preferencia. El sistema te dirá qué día podrás concurrir.
4. Vuelve a la pestaña “Otros trámites y servicios” y haz clic en “Identificación y firmado electrónico” para descargar el archivo del programa Certifica. 
5. Guarda este archivo en la memoria extraíble (USB) que deberás llevar el día de la cita con la información ya descargada. 
6. El sistema te pedirá una contraseña que deberás generar y guardar para después.
7. La confirmación de la cita te llegará a tu correo electrónico: deberás imprimir ese e-mail o anotar en tu móvil el número de confirmación, pues se te pedirá el día que acudas ahí.

Para efectuar el trámite presencial el día de tu cita:

Si se trata de una “Empresa”, deberás llevar lo siguiente:

• El acta constitutiva de la compañía (original o copia certificada).
• Tu identificación oficial vigente (INE o pasaporte).
• Un comprobante de domicilio fiscal.
• El poder general para actos de dominio o administración: si este fue otorgado en el extranjero, deberá estar debidamente apostillado y contar con una traducción al español realizada por un perito autorizado.
• Una memoria USB con el archivo generado previamente al momento de tramitar la cita.
• Un e-mail de contacto vigente.
• La e-firma del representante legal como persona física.

Ahora, si acudes por ti mismo/a como “persona física”, deberás concurrir con:

• Tu documento de identificación oficial.
• Un comprobante de domicilio fiscal.
• Una memoria USB con el archivo generado previamente al momento de tramitar la cita.
• Un correo electrónico vigente.
• La Clave Única de Registro de Población (CURP).      

Una vez recibida y revisada la documentación, te tomarán los datos biométricos: el registro de pupila, tu huella dactilar y tu firma autógrafa. Estos son los que garantizarán tu identidad.

Finalmente, y para darle un cierre al trámite, te entregarán los archivos digitalizados que conforman la e-firma dentro de la memoria de USB. Estos son:

• El certificado de formato .req.
• La clave privada con formato .key.

Algo importante a aclarar es que el trámite es totalmente gratuito.

Diferencias entre e.firma y la firma electrónica de DocuSign

Tal como mencionamos, la e.firma, es un tipo de firma electrónica peculiar, que utiliza un certificado digital y una llave privada, requeridos para realizar trámites y servicios ante el Gobierno de la República. Es decir, se utiliza para garantizar la identidad de una persona en las transacciones con el Gobierno de México. Por consiguiente, todo ciudadano mexicano se encuentra habilitado para obtener el certificado para su e.firma gratuitamente al agendar una cita en el SAT.

Una característica especial de este tipo de firma es hace uso de un certificado digital para autenticar la identidad del firmante. Ahora bien, no todas las transacciones requieren de dicho certificado digital. Es por eso que existen otras alternativas de firma electrónica como DocuSign eSignature.

Esta solución te permite firmar cualquier documento legal con la entidad (pública o privada) que sea de manera rápida y segura. En consecuencia, es muy útil para procesos empresariales que requieran la autenticación de documentos y acuerdos.

Sin duda, te permitirá agilizar procesos contractuales digitales con proveedores, clientes e incluso entidades bancarias.

¿Qué puedes firmar con eSignature? Te damos algunos ejemplos

• contratos de ventas;
• procesos de factura;
• permisos;
• órdenes de compra;
• cartas de intención;
• información de gastos:
• convenios con proveedores;
• NDAs;
• cumplimientos internos;
• entre muchos otros documentos.

Como ves, la firma electrónica es una opción muy segura que aumentará la productividad y las ventajas competitivas de tu empresa y mejorará la eficiencia de los flujos y procesos de trabajo.

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