System of agreement: Conoce las características y optimiza sus acuerdos
La agilidad, la eficiencia y la conectividad se han convertido esenciales en las rutinas corporativas.
El flujo continuo de actividades, la necesidad de integración de procesos y personas desde diferentes sitios, sumado a nuevas demandas de la transformación digital determinan como las organizaciones deben comportarse ante el mercado hoy.
Con foco en las demandas actuales, y también las futuras que negocios en todo el mundo han señalado, DocuSign ha creado un System of Agreement amplio para sus clientes: el DocuSign Agreement Cloud.
Comprenderás con detalles adelante que esta es una solución completa para empresas que necesitan gestionar sus contractos de una manera más eficiente, automática y segura, rompiendo con las viejas metodologías manuales y lentas.
¡Siga leyendo y comprenda las características de esta herramienta y cómo podrás revolucionar el ciclo completo de un documento para su negocio!
¿Qué es el System of Agreement?
El DocuSign Agreement Cloud está basado en el concepto de System of Agreement (sistema de acuerdos). Representa el proceso como los acuerdos (por ejemplo, contratos de venta) son preparados, firmados, ejecutados y gestionados en las organizaciones.
Por lo tanto, ese concepto comprende todo el ciclo de vida de distintos tipos de contratos y acuerdos: antes, durante y después.
Sin embargo, los procesos relacionados con la gestión de contratos en papel (es decir, principalmente manuales) tienen costo medio de US$ 36 por documento. Este valor considera costos de productividad del equipo, gestión de tiempo y desperdicios de insumos.
Por otro lado, el sistema DocuSign ayuda a solucionar todos estos obstáculos con foco en economía y productividad, pues une lo que hay de más avanzado en la tecnología de firmas electrónicas con otros procesos que están inclusos cuando una organización asiente un contrato.
De esta forma, la compañía tiene suporte 100% digital, moderno y robusto para innovar la manera de preparar, firmar y gerenciar sus contratos.
El DocuSign Agreement Cloud automatiza la gestión de documentos, aumentando la velocidad de cierre de los contratos. También permite firmar documentos digital o electrónicamente, lo que resulta en economía de tiempo, insumos, incremento en la seguridad de datos y garantía de validez jurídica.
¿Cuáles son las características y diferenciales de este sistema?
Con centenas de millones de usuarios en todo el mundo, DocuSign sabe precisamente lo que más importa cuando se trata de un System of Agreement.
El sistema DocuSign tiene características que garantizan amplio acceso a los documentos de su organización (por ejemplo, archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint).
La solución también permite crear documentos en PDF e incluso elegir los campos donde se puede ingresar informaciones o firmar el documento.
De hecho, hay muchas otras características relevantes en el DocuSign Agreement Cloud que quedaran interesantes para su organización.
1. Entrada automatizada de datos
Una facilidad que el sistema ofrece es la integración con diversas aplicaciones. Así, los campos son rellenados automáticamente con las mismas informaciones, lo que previne errores y disminuye el retrabajo.
Por ejemplo, DocuSign tiene recursos avanzados de validación de campos que automatizan la lógica del negocio, simplificando el proceso de entrada de datos de los firmantes. Al mismo tiempo, provee a los remitentes el control total acerca de los datos recopilados.
2. Flujo de trabajo optimizado
DocuSign permite definir y decidir cuantos signatarios pueden acceder y firmar un documento.
Además de la firma electrónica, la solución tiene la opción de atribuir diferentes funciones y permisos a cada usuario. Efectivamente, el usuario tiene un amplio controle de todas las etapas del proceso.
3. Autenticación
El System of Agreement de DocuSign ofrece diferentes niveles de autenticación de identidad. Así, es posible asegurar integridad total del sistema, porque permite acceso solo después de riguroso proceso de evaluación de datos y credenciales.
Así, el remitente de un documento tiene certidumbre de que los signatarios de los documentos enviados son precisamente quienes dicen ser.
4. Firma
Al remitir documentos con DocuSign, sus clientes los van a firmar y retornar en pocos minutos.
Todo el proceso de suscripción es simple, rápido e intuitivo. Además, la plataforma ofrece soporte para las siguientes actividades:
- Creación del documento, con datos provenientes de integraciones con otros sistemas utilizados por su negocio;
- Firma y envío de documentos a múltiples destinatarios con pocos clics;
- Firma desde dispositivos móviles, desde cualquier local y en cualquier momento, incluso offline (sin acceso a la internet);
- Identificación del signatario por métodos específicos elegidos por el remitente. Se puede utilizar autenticación por correo electrónico, token, hasta la presentación de un documento oficial;
- Determinación de orden de firma, definiendo cuales usuarios pueden firmar el documento con anticipación y si otros pueden firmar en paralelo;
- Monitoreo del estado de cada participante en el proceso de suscripción, identificando si hay usuarios que aún necesitan realizar acciones pendientes;
- Almacenamiento de documentos en la nube, que se pueden acceder desde un dispositivo móvil.
5. Servicios complementarios
También puedes disfrutar de una gama de servicios adjuntos, ofrecidos por DocuSign o sus socios. Esto le permitirá cumplir con los requisitos específicos de la transacción, como el procesamiento de pagos, la retención de documentos, el notario y muchos otros.
6. Informes
Informes amplios permiten que usuarios y administradores vean fácilmente las informaciones sobre sus cuentas. El acceso en tiempo real, combinado con informes programables y personalizables, permite que las estadísticas comerciales estén siempre disponibles y accesibles. Así, contribuye para un mayor control sobre las actividades.
7. Conformidad
La firma electrónica garantiza también que los documentos de su empresa estén siempre en conformidad con las normas y leyes corrientes, ratificando la validez jurídica de cualquier proceso.
El riguroso proceso de autenticación entre usuarios, la recopilación de informaciones y el registro de transacciones protegen sus contratos de renuncias y evitan cualquier tipo de perjuicio a la confiabilidad y posibles discusiones en el tribunal.
8. Disponibilidad
Más importante que tener un sistema sólido y completo para gestionar sus contratos, es garantizar que él esté siempre disponible. De hecho, su negocio no puede perder oportunidades debido a indisponibilidad de la tecnología.
Por esto, DocuSign invierte y desarrolla sistemas de alta calidad, asegurando el compromiso de mantener el usuario siempre activo.
Por esto, DocuSign ofrece un sitio donde puedes monitorear la disponibilidad del sistema en tiempo real. Y asegurar de que nuestras soluciones están siempre activas.
9. Seguridad
El Docusign Agreement Cloud protege las informaciones confidenciales de su negocio, con criptografía que hace los documentos inviolables.
También, como hemos visto, las opciones de autenticación confirman la identidad de los firmantes, garantizando que sus documentos tengan validez en cualquier situación.
Con DocuSign, la seguridad de sus documentos, la autenticación por firma electrónica y la seguridad del sistema son prioritarios, sobre todo en el escenario actual, en el que los datos e informaciones empresariales tienen valor inconmensurable.
10. Configuración
Otra característica muy interesante de nuestra solución es la capacidad utilizar recursos adicionales de gestión central.
Esto ayuda a mantener sus empleados siempre en conformidad con las políticas corporativas, a definir mejores políticas de gestión y retención de documentos y a gestionar como los signatarios firman.
11. APIs abiertas
Uno de los más importantes diferenciales de DocuSign es la posibilidad ofrecida a desarrolladores de integrar otros sistemas desde APIs.
Esa flexibilidad de acceso a las API de DocuSign permite crear más integraciones eficientes y creativas, que pueden atender con mayor precisión las necesidades del usuario.
Finalmente, el DocuSign Agreement Cloud, como lo hemos visto, es el sistema perfecto para la organización que necesita elevar la calidad de su gestión de contactos. Romper con metodologías obsoletas, procesos lentos y burocráticos es una necesidad actual y su empresa no puede postergarla.
¿Quieres romper con el pasado y llevar la innovación del System of Agreement a su negocio? ¡Pónte en contacto con DocuSign hoy! y vamos a ayudarte en este proceso. O regístrate para una prueba gratuita de 30 días.